Dozvědět se o odpovědných plánech na úhradu zaměstnanců

Zodpovědným plánem je dohoda o úhradě nákladů na zaměstnance nebo způsob náhrady zaměstnanců za provozní výdaje, které jsou v souladu s předpisy IRS.

Pokud má váš podnik odpovědný plán, náhrada některých provozních výdajů není zaměstnancem zdaněna. Pokud váš plán splácení podniků nevyhovuje požadavkům IRS na odpovědný plán, jsou tyto náhrady zdanitelné zaměstnancem a při těchto platbách musí být provedena srážka na federální daně z příjmů a daně ze mzdy.

Kromě toho musíte jako zaměstnavatel tyto platby na formuláři W-2 zaměstnance ohlásit.

Zodpovědné plány mohou zahrnovat náhradu za řadu různých výdajů na zaměstnance, včetně:

• Cestovní výdaje zaměstnanců včetně stravování a zábavy,
• Nákup nástrojů a vybavení a
• Náklady na domácí kancelář.

Zodpovědný plán musí zahrnovat také postup, který vyžaduje, aby zaměstnanci vrátili zaměstnavateli nadměrné úhrady (nad přípustné částky). Pokud zaměstnavatel vytvoří a udržuje odpovědný plán, cestovní výdaje zaměstnanců se nemusí považovat za zdanitelný příjem.

Povinné požadavky na plán

Chcete-li považovat IRS za "odpovědný plán", musí vaše uspořádání zahrnovat VŠECHNY následující:

1. Náklady musí mít obchodní spojení ; to znamená, že musí být zaplaceny nebo vynaloženy při výkonu služeb jako zaměstnanec.
2. Zaměstnanec musí adekvátně účtovat zaměstnavateli za tyto náklady v přiměřené lhůtě. Musíte požadovat od zaměstnanců, aby vám poskytli podrobné informace o těchto výdajích, včetně data, času, místa, částky a podnikatelského účelu.
3. V závislosti na okolnostech musíte požadovat, aby zaměstnanec vrátil nadměrnou úhradu

v závislosti na okolnostech

Pokud nejsou splněny všechny tři tyto požadavky, IRS není zodpovědná a veškeré výdaje hrazené zaměstnanci vaším podnikem jsou zdanitelné zaměstnancem.

Nadměrné úhrady

Nadměrná úhrada je náhrada vyšší než povolené částky. Pokud zaměstnanec v přiměřené lhůtě nevrátí nadměrné úhrady, tyto přebytky jsou zdanitelné zaměstnancem. Nejběžnější okolností by byl případ, kdy zaměstnanci poskytnete zálohu dříve, než odjede na výlet, a její výdaje během cesty jsou nižší než částka, kterou jste vydělali.

• IRS určí přiměřenou lhůtu pro vrácení nadměrné úhrady, například:
• Předem přijatá záloha do 30 dnů od okamžiku výdajů
• Zaměstnanec poskytne přiměřený účet výdajů do 60 dnů poté, co byly zaplaceny nebo vynaloženy.
• Zaměstnanec vrátí veškerou nadměrnou úhradu do 120 dnů poté, co byl zaplacen nebo vynaložen.

Zaměstnanci obdrží prohlášení (nejméně čtvrtletně), které požaduje vrácení nebo přiměřené zúčtování nesplacených záloh a zaměstnanec splní do 120 dnů po obdržení výpisu.

Předložení odpovědného plánu IRS

Ne, neexistuje žádný požadavek, abyste předložili IRS plán. Ale měli byste být schopni prokázat, že jste definovali vaše požadavky na uhrazení nákladů zaměstnanců. Budete potřebovat něco písemného, ​​abyste ukázali IRS, že rozumíte tomu, co je zodpovědný plán a že provozujete svou firmu podle požadavků.

Nejprve je nutné, abyste tyto požadavky napsali písemně, jako součást příručky pro zaměstnance a postupy.

Za druhé byste měli dokumentovat veškeré transakce se zaměstnanci za jejich úhradu výdajů, vedení záznamů, které ukazují, že byly dodrženy všechny požadavky odpovědného plánu.

Odpovědný plán ovlivňuje daně a daně z podnikání

Zda jsou tyto výdaje uskutečněny v rámci odpovědného plánu, nemají přímý vliv na vaši schopnost odečíst tyto výdaje z vašeho podnikového daňového přiznání. Musíte však poskytnout dostatečnou dokumentaci, která dokáže, že tyto výdaje byly spojené s obchodem.

Pro úhradu cestovních výdajů můžete např. Odečíst výdaj na příslušném řádku vašeho daňového přiznání. Např. U pokrmů a výdajů na zábavu použijte řádek 24b plánu C (pro osoby s jediným vlastníkem nebo jednočlenné LLC).