ČAsté chyby Právníci při odesílání e-mailů

Právníci, stejně jako všichni ostatní, dělají chyby v tom, jak používají e-mail. Některé e-mailové chyby se stávají hororovými příběhy, zatímco jiné jsou jen trapné. Následují devět běžných chyb, které právníci dělají při psaní a posílání e-mailů.

Odeslané z pracovního stolu (vložte jméno)

Občas dostanu e-mail od právníka, který zašle e-mail v názvu svého stolu. Zde je několik problémů s tímto přístupem k e-mailu.

Za prvé, index zobrazování doručené pošty většiny e-mailových systémů nezobrazí jméno, které je dlouhé. Většina lidí uvidí jen část "od stolu" a možná pár dopisů o křestním jménu. Ještě důležitější je, že se zdá být hloupé a trochu náročné. Stůl neposílá e-maily. Pokud právník posílá e-mail, měl by být jeho jméno.

Efektní efekty

Někteří právníci mají rád kreativitu s výskytem svých e-mailů. Druhý den jsem viděl blok podpisu právníka a na okamžik jsem si myslel, že mám problémy s viděním. Ukázalo se, že rozmazané dopisy byly úmyslné. Speciální efekty mohou vypadat zábavně, ale nic, co dělá slova těžké číst, je špatný nápad. Zvláště pokud je těžké číst jméno a e-mailovou adresu právníka.

Ještě horší než speciální efekty na dopisy je, když právníci neporazují své e-maily uměleckými díly nebo okouzlující grafikou. To způsobuje, že zpráva je pomalejší ke stažení, pomalejší otevření a další potíže při čtení.

Cílem e-mailu je sdělit informace, ne umělecké dovednosti. Udržujte to jednoduché.

Bez podpisového bloku

Není to tak těžké nastavit automatický blok podpisů ve většině e-mailových systémů. Nemusí to být složité a názory se liší, pokud jde o to, kolik informací má být zahrnuto do podpisového bloku. Někteří advokáti změní své e-mailové pauzy na mini-reklamy, které vyjdou v každém e-mailu, zatímco jiní mají velmi minimalistický přístup pouze se svým jménem a e-mailovou adresou nebo telefonním číslem.

V dolní části zápatí nejčastěji kladou nějaké oznámení o ochraně osobních údajů nebo právní odmítnutí odpovědnosti. To vše jsou přípustné použití e-mailového podpisového bloku. Co je nepřijatelné, je odesílat e-maily, které neidentifikují odesílatele. Příjemce e-mailu by neměl hádat, kdo odeslal e-mail. Právníci by se měli v každé komunikaci, kterou vysílají, jasně identifikovat, a pokud je advokát chytrý, e-mail bude obsahovat také oznámení o ochraně osobních údajů.

Psaní e-mailů Zatímco rozzlobený

Jednou z výhod starého systému zasílání dopisů lidem bylo, že existovalo vestavěné období "ochlazení" mezi psaním dopisu a kdy by to skutečně šlo příjemci.Pokud by právník napsal dopis sám, bylo by ještě pravděpodobné, že by se posadilo na stůl několik hodin, než půjde na poštu. Kdyby to bylo diktováno, v době, kdy ji tajemník dokončil psaní, mohl se právník dostat přes to, co ho tak zlobilo.

Tato ochrana v e-mailu neexistuje. Prostřednictvím e-mailu může advokát během několika vteřin od toho, co spustil hněv, vypálit rozzlobený posel. 99. 99% času to bude špatný nápad. Nikdo si nemyslí nejlépe, když je poháněn hněvem. Jděte do něčeho jiného a vraťte se k útočnému problému později, když se nějaký zlost rozptýlil.

Mohlo by to znamenat rozdíl mezi udržováním nebo ztrátou klientů, přátel a peněz.

Nečinění včasných odpovědí

Někteří právníci se domnívají, že stará "pětidenní pravidlo" pro odpověď na obchodní korespondenci platí také pro e-maily. To ne. Bez ohledu na to, jak to může být nepohodlné, je skutečnost, že lidé očekávají rychlejší odpovědi na e-mail než na dopis zasílaný poštou. Pokud klient nebo jiný právník posílá e-mail, zkuste odpovědět do 24 hodin, pokud je to vůbec možné. Pokud se jedná o složitou záležitost, která momentálně nemůže být věnována náležitá pozornost, přinejmenším poslat potvrzení a nechat osobu vědět, kdy očekávat odpověď. Většina klientů ocení přátelské poselství, které říká, že e-mail byl přijat a bude v nejbližší budoucnosti reagován. Tváří v tvář mlčení, nechá se klientovi spekulovat, zda právník dokonce dostal e-mail, zda je odpověď na cestě nebo zda se obavy klienta jednoduše ignorují.

Chybný příjemce v poli Komu

Jednou z velkých věcí o funkci automatického dokončení v e-mailových systémech je to, že umožňuje právníkům vyhledávat e-mailové adresy svých klientů nebo kolegů rychleji. Jedním z rizik auto-kompletní funkce je, že právník, který není opatrný by mohl poslat e-mail nesprávné osoby. V některých případech by to mohlo být jen drobná rozpaky, ale v některých případech by to mohlo znamenat profesní nedbalost. Nenechte se náhodně zaslat e-mailem o důvěrné komunikaci s klientem proti odporujícímu právnímu poradci nebo jinému klientovi.

Použití možnosti "Odpovědět vše".

Odporující poradce vám pošle e-mail s návrhem nebo potvrdí své stanovisko k problému. Předáte e-mail ostatním advokátům ve firmě, kteří se zabývají případem a diskutujete o tom. Brzy se tlačítko "odpovědět všem" používá volně, aniž by si nikdo nevšiml, že protichůdná rada je zkopírována do interní diskuse ve vaší firmě. Stalo se to. Chcete-li předat e-mail, který chcete diskutovat, odstraňte informace odesílatele před jejich předáním. A kdykoli použijete možnost Odpovědět vše, zkontrolujte před zasláním odesílání každou e-mailovou adresu v seznamu příjemců.

8. Nesprávné předměty. Pamatujte si, že všechno, co bylo zasláno jinému právníkovi v e-mailu, může být předáno komukoli jinému. Předtím, než použijete předmětové řádky jako "můj idiotský klient" nebo "hloupý rozkaz soudců, rozmyslete si to dvakrát."Nikdo nikdy neví, kde by mohla vyjít kopie tohoto e-mailu. Nenechávejte předmětné řádky prázdné, protože to může způsobit, že jiný právník si nevšimne, že máte k dispozici e-mail o vašem případu. "Smith navrhl dohodu" nebo jakýkoli název, který je relevantní pro obsah e-mailu, pracuje nejlépe.

A zatímco "idiotický klient" může být nejpřesnější popis obsahu e-mailu, je špatná volba pro předmět

9. Sledujte váš tón - a nepřečtějte si někoho jiného. Když se lidé vzájemně mluví tváří v tvář, tváře a vokální tóny zpravidla činí záměr člověka jasný. hlas je obvykle dost, aby bylo možné říct, když někdo je sarkastický, srandu nebo vážný, ale v e-mailu je nebezpečně snadné zcela nesprávně pochopit záměr člověka.Několik přátelství bylo poškozeno jednou osobou, která nesprávně vylíčila záměr jiné osoby ve vyjádřeních e-mail. A s právníky tak zvyklí na to, aby se s ní potýkala ch jiný již, je pro právníka snadné rychle předpokládat, že druhá osoba je nepřátelská nebo hrubá.

Jak bylo řečeno v části "Psaní e-mailu v době, kdy je naštvaný", trvá několik minut, než se ochladí, než odešle odpověď na e-mail.

Po uplynutí jedné hodiny si můžete uvědomit, že jste si to naprosto nesprávně přečetli. Nemáte odezvu na hlášení, která se vyskytla v e-mailových zprávách, a nezapomeňte na odpověď, dokud nezaujmete, zda je možné, že odesílatel má jiný záměr, než se původně objevilo. Pokud se zdá, že prohlášení lze přečíst více než jedním způsobem a jeden z těchto způsobů je neškodný, zkuste dát odesílateli výhodu této pochybnosti předtím, než odříznete jeho hlavu smrtící e-mailovou zprávou.

Existují další chyby e-mailu právníka, které by měly mít seznam Top 10? Řekněte nám o tom ve fóru.