Klíče Business Phone Greetings

Mluvte o prvních dojmech; telefonní pozdravy jsou kritické. Vyhlídky rozhodují, zda s vámi obchodovat nebo ne. Zákazníci, kteří jsou zvědaví, rozhodují, jak užitečný a kompetentní jste. Přesto mnoho společností konvolutuje telefonní pozdrav až k bodu, že zaměstnanci nenávidí říkat to a zákazníci a vyhlídky strach poslouchat to.

Pokud jde o telefonní pozdravy, je to jednoduchost. Chcete-li dosáhnout nejlepších výsledků, vložte do svého telefonu pozdravy tři jednoduché prvky: příjemnost, stručnost a upřímnost.

Telefonní pozdravy musí být příjemné

Příjemné telefonní pozdrav je nezbytné pro úspěšné volání, protože nastavuje emoční úroveň. Posluchači mají obecně tendenci zrcadlit nebo "zachytit" emocionální stavy mluvčích. Jedná se o zásadu komunikace, která platí, zda jeden mluví se skupinou 1000, malou schůzku po 10, nebo jediným zákazníkem po telefonu.

Jinými slovy, lidé reagují věcně. Pokud telefon zodpovědně zodpovíme, je pravděpodobné, že volající se stane nešťastným. Pokud telefon odpovídá příjemně, je pravděpodobně, že volající bude příjemný, a my všichni víme, s jakým volajícím je snadnější pracovat.

Představte si, že jste zákazník, který volá místo podnikání. Profesionál na druhém konci telefonu zní podrážděně. Jaká je vaše odpověď na telefonní pozdrav?

Když jsem zákazníkem, moje odpověď má tendenci být podrážděním. Začal jsem si přemýšlet: "No, myslíte si, že jste teď podrážděni?" "Počkejte, dokud se mnou nebudete skončit, pak budete vědět, co je podráždění!" Ani jsem nebyl podrážděn, když jsem zavolal firmě. Prostě jsem zachytil profesionální podráždění.

Měl jsem i opačný zážitek jako zákazník. Jsem podrážděný, velmi podrážděný. Opravdu chci nechat někoho mít. Zavolám firmě, ale osoba, která odpovídá na telefon, je tak hezká a profesionální, že se na ně nemůžu křičet.

Nenávidím, když se to stane. Tentokrát jsem zachytil jejich profesionalitu.

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak rychle dosáhnout emocionálního stavu, jako je příjemné, je používat jazyk těla. Výzkum, který provedli John Grinder a Richard Bandler, naznačuje, že jazyk těla pomáhá vytvářet emocionální stavy. Pokud se budeme nést s klesajícími rameny, zamračeným obličejem, skloněnou hlavou, odvrácenými očima a mělkým dýcháním, budeme pravděpodobně cítit depresi. Pokud se usmíváme, dýcháme hluboce, vytáhneme ramena zpátky a podíváme se rovně, asi se budeme cítit dobře. Jak se máte po celý den v práci?

Doporučuji, aby profesionálové zřídili rituál před odpovědí na telefon. Abychom mohli znít příjemně, musíme se řídit. Můj rituál telefonického pozdravu je sedět na okraji sedadla, vytáhnout ramena zpět, zhluboka se nadechnout, usmát se, nechat telefon vyzvat dvakrát a potom odpovědět.Nikdy neodpovídám na můj telefon, pokud neprošel mým rituálem. Můj obchod je příliš důležitý.

Někdy budu dokonce stát předtím, než přijdu na telefon, když potřebuji další závan energie. Postavte se na hlavu. Do skokanských zdířek. Dělejte vše, co je nezbytné pro dosažení příjemného stavu před odpovědí na telefon. (V mezích samozřejmě.)

Telefonní pozdravy musí být upřímné

Žádné skripty. Jsem proti skriptování telefonních pozdravů, protože se ozývají nezdvořilé, dráždí volající a odrazují zaměstnance. Scripted greetings obvykle obsahují jakýsi slogan: "Dobrý den, je to krásný den u společnosti XYZ."

Teď je mi jedno, kde pracujete. Nemůže to být tak dobrý celý den. V určitém okamžiku říká: "Je to krásný den …" bude úsek nebo neúspěšný. Druhým rizikem je, že volající je rozčilený. Zaměstnanec z nábytkářské společnosti se mi svěřil, že nenávidí odpovědět telefonem: "Je to krásný den …", protože rozzlobení volající by se vrátili zpět: "No to není krásný den, kde jsem, a pojďte sem a opravte tuto věc!" Je to divu, proč zaměstnanci a zákazníci nenávidí skriptované pozdravy?

Chcete, aby se pozdrav stal přirozeným, což také usnadňuje příjemné a příjemné vyzvánění.

telefonního pozdravu je vaše oddělení nebo název společnosti, vaše jméno a nabídka pomoci, jako v těchto ukázkových firemních telefonních pozdravech.

Příklad telefonického pozdravu telefonního rozvaděče může znít takto: "Společnost XYZ. To je Bob. Jak mohu řídit váš hovor? "

Pozdrav od někoho z účetního oddělení může znít takto:" Účetnictví. To je Bob. Jak vám mohu pomoci? "

Uveďte název společnosti nebo oddělení tak, aby zákazníci a vyhlídky věděli, že jsou na správném místě. volat pouze aby si uvědomil, že volající bude lépe sloužit v jiném oddělení

Vždy uvádějte své jméno, protože je to znamení autority. telefonní pozdrav s otázkou, která vyjadřuje vaši touhu obsluhovat volajícího (viz 8 Pravidel pro dobré zákaznické služby.)

Pozdravy telefonu musí být krátké

Slyšel jsem telefonní pozdravy, které jsou tak dlouhé, obával jsem se, že osoba, která odpovídá na telefon, bude hyperventilační a půjde do srdeční zástavy a snaží se ji jednou vydechnout.

Nadměrně dlouhé pozdravy jsou z mnoha důvodů neprofesionální. Nezní to příjemně nebo upřímně, protože jsou technicky nemožné vykonat. Zaměstnanci je nenávidí a Tyto pocity prožívají. Volající je nenávidí, protože ztrácejí čas. Naštěstí je dodržování výše uvedených pokynů zajištěno krátkozrakost.

Shrnutí

Telefonní pozdravy jsou mocnou součástí podnikání. Abyste byli úspěšní, pozdravte telefony jednoduše. Procvičte si rituál, abyste byli příjemní. Zůstaňte bez psaní. Buď stručný.

Viz také Tipy pro správu času pro odchozí telefonní hovory a Tipy pro správu času pro příchozí telefonní hovory.