Jaké jsou zápisy z jednání a kdo je zaznamenává?

Minutní schůzky jsou písemná nebo zaznamenaná dokumentace, která slouží k informování účastníků a neúčastníků o tom, co bylo projednáno a co se stalo během schůzky. Minuty zasedání jsou obvykle přijímány nebo zaznamenány během schůzky, aby účastníci měli záznam o tom, co se stalo během schůzky.

Záznamy obvykle obsahují:

• jména účastníků,
• položky pokryté v programu,
• rozhodnutí učiněná účastníky,

• následné akce, kterých se účastníci zavázali,
• splatné termíny pro splnění závazků a
• jakékoli další události nebo diskuse, které stojí za dokumentaci pro budoucí revizi nebo historii.

Vzorové zápisy z jednání se zaměřují na rozhodnutí učiněná během schůzky a na závazky účastníků. Závazky jsou doprovázeny termíny a dalšími podrobnostmi potřebnými pro společné porozumění účastníky schůze.

Zápisy z jednání jako historický dokument

Jako historický dokument jsou také užitečné při dokumentaci klíčových myšlenek nebo diskusí, které vedly k rozhodování. Například odpovědi na otázky později, když člen týmu říká: "Co kdy jsme mysleli, když jsme si vybrali tento cíl."

Účinné schůzky obsahují pět alternativ, které tým diskutoval a hlavní důvod, proč byly vybrány jiné dostupné cesty.

Účinné schůzky pro typické obchodní schůzky nemusíte zaznamenávat každou diskuzi.

Také to nemusí a neměli by stát, kdo by řekl co. Ani by neměli dokumentovat to, co každý účastník říká podrobně. V uvedeném příkladě účinná poznámka shrnuje diskusi spíše než zapisovat každé slovo.

(Uvědomte si, že toto pravidlo se liší v případě jiných typů schůzí v takových situacích, jako je soudní řízení, soudní slyšení apod.

Tyto zápisy vyžadují přesnou evidenci konverzace a výroků). setkání na pracovišti není.

Kdy a jak sdílet schůzku Minuty

V ideálním případě se na konci schůzky elektronicky rozdávají zápisy z jednání. V takovém případě účastníci okamžitě oznámí své závazky a lhůty. Není-li to možné (např. Správce poznámek chce vyčistit chyby), příjemce by měl rozdávat minuty zasedání do 24 hodin po schůzce.

Zápisy slouží jako připomínka členů týmu, které se v průběhu schůzky uskutečnily. Pomáhají účastníkům přenášet své schůzky na kalendáře a seznamy. Slouží jako připomínka k jakékoli položce, která musí účastníkům předcházet před příštím zasedáním.

(To může eliminovat jeden z nejvýznamnějších problémů se schůzemi, obecně - předávání informací na schůzce tak, aby účastníci strávili schůzku v čtení, než aby se vzájemně setkávali.) Koneckonců není to místo setkání? Pro cokoliv jiného máte nástroje jako e-mail a Yammer.

Na začátku příští schůzky si budete chtít prohlédnout své minuty předcházející schůzky, aby si je mohli ověřit o správnosti a dalších krocích.

Minutní schůzky účinně přispívají k úspěšným schůzkám, pokud jsou zápisy řádně psány a distribuovány včas. To platí zejména tehdy, když tým vytvořil silné normy, které podporují jeho obchodní úspěch.

Jak se organizace vyrovnávají se zápisem z jednání?

Kritický úspěch schůzky, záznamník nebo rekordér dokumentuje schůzku účastníků, historie a zaměstnanců, kteří potřebují vědět, co se na setkání stalo. Bez úplných zápisů z jednání se schůze vyvíjí vyhlídky na úspěch.

Zaměstnanec, který bere na zasedání, je obvykle členem týmu a bere si poznámky při účasti na schůzce. Na schůzkách, které mají právní nebo vládní související řízení, důsledky nebo požadavky, jako jsou slyšení, požadovaná schůze správní rady nebo usnesení, účastník, který nezúčastnil se, přijímá úřední zápis a často zaznamenává řízení.

Zaměstnanec, který zaznamenává zápisy, musí mít na uchování detailu správné zaznamenání. Zaměstnanec se také musí účinně multitasktivně účastnit schůzky při zaznamenávání zápisů.

Na některých schůzkách stejný zaměstnanec bere zápisy na každém zasedání. V ostatních rolích přechází role zaměstnance na zaměstnance. Stejně jako vedoucí schůzky hraje role vedoucího, komunikace a efektivních dovedností vedení vedení.

Jaké jsou požadavky schůzky Minutes Note Taker?

Požadavky na rekordéru nebo poznámku zahrnují:

• Zaznamenejte přesně rozhodnutí, závazky a hlavní body diskuse na zasedání.
• Zaznamenejte položky akce, které se členové schůzky zavázali k tomu společně se splatností, kterou se členové zavázali. Akční body mají název připojený, ale obecná diskuse neuvádí, kdo řekl co na neformálních schůzkách na pracovišti.
• Přečtěte si důležitá rozhodnutí a úkoly nebo dobrovolné závazky a akční body na konci schůzky, aby účastníci mohli před odjezdem zasedání prověřit a dohodnout se na událostech a závazcích.
• Vedoucí schůze může požádat příjemce, aby pravidelně opakoval diskusi během schůzky.
• Při pokračující sérii schůzek bere na vědomí minutu, aby se na začátku příští schůzky mohli zkontrolovat zápisy z jednání. Zaměstnanci, kteří navštěvují, mohou do zápisu přidat nebo opravit něco, s čím nesouhlasí.
• Distribuce kopie zápisu z jednání do 24 hodin od setkání byla standardním doporučením facilitátorů setkání již léta.Nyní však rekordér s největší pravděpodobností vzal minuty na elektronické zařízení, jako je laptop nebo iPad. Přijímací poznámka by tedy měla rozdávat poznámky o schůzce po rychlém přezkoumání pravopisu, gramatiky a jasnosti - často během několika minut po schůzce.

Rekordér je úkolem, které musí mít schůzka, aby zajistila, že výsledky setkání budou komunikovány účastníky. Bez poznámek se účastníci musí spolehnout na paměť ostatních účastníků. Garantujeme, není to dobrý plán.

Dokumentace pro schůzku schůzky je nezbytná pro úspěšné setkání, stejně jako potřebná dokumentace pro zlepšení výkonu zaměstnanců.

Souvisí s setkáním v minutách

• Setkat se a pozdravit setkání s ledem pro obed
• Rozvíjet normu skupiny
• Týmové normy Vzor