Co potřebujete vědět o předsmluvních zasedáních

Očekává se, že schůzky a událostní schůzky budou před konáním konference uspořádány předsmluvní jednání s manažerem konferenčních služeb v hotelech, konferenčních zařízeních, kongresových centrech a jinde.

Je to v podstatě konference před konferencí.

Pro ty, kteří pravděpodobně neplánují časté schůzky, může se zasedání před koncem zdát nejprve nepohodlné nebo nepříjemné, protože může obsahovat nové termíny nebo jazyk, jako například "obnovení události" nebo "pořádání banketních událostí".

< ! --1 ->

Co by měli plánovači událostí očekávat od předběžného?

Předběžná schůzka je schůzka, která se koná u dodavatelů a dodavatelů událostí, kde má být událost nebo program naplánován. Koná se obvykle jeden nebo dva dny před vlastní událostí a je odlišné od procházky, ke které dochází v den události.

Někteří lidé mohou spojit předsmluvní jednání s plánováním větších konferencí, konvencí, kongresů a motivačních programů. Je však také obvyklé uspořádat předsmluvní setkání pro semináře a další zvláštní akce.

Co očekávat během předběžné schůzky

Schůzka před konáním umožňuje plánovateli událostí přezkoumat veškerou konečnou logistiku daného programu u manažerského týmu dodavatelů, kteří jsou zapojeni do programu.

Konference před konáním je obvykle koordinována a naplánována správcem konferenčních služeb. Pozve manažery z různých oblastí, které se účastní akce, na přezkoumání logistiky své konkrétní role události.

Jedná se o skvělý čas pro schůzku nebo plánovač událostí, aby se všichni zainteresovali.

Během předběžného výběru je vhodné, aby plánovač událostí zdůraznil některé klíčové cíle události, včetně důležitých informací o organizaci, která hostuje událost, klíčové zprávy vyslané na akci a významné VIP.

Pre-Con je ten správný čas na přezkoumání události Resume

Obnovení události je také známé jako specifikace události. Zahrnuje všechny relevantní informace o programu nebo události, včetně podrobností o samotném programu. Tyto položky mohou obsahovat některé nebo všechny následující údaje: data, časy, kontakty, profily účastníků, nouzové kontakty, potraviny a nápoje, doprava, informace o přepravě, fakturaci, audio / vizuální a další zvláštní potřeby.

Každý správce oddělení zkontroluje své chápání události, včetně příslušných podrobností a typických provozních postupů. Rovněž přezkoumají své chápání smlouvy o událostech a informace, které byly předtím sdíleny na objednávkách banketních událostí.

Projektanti schůzek a událostí by si měli během této doby klást podrobné otázky týkající se specifikací události, jako jsou úrovně personálu a jména klíčových kontaktů během skutečné události ze všech zastoupených oblastí.Klíčové prvky předběžné diskuse mohou obsahovat přezkoumání:

• Požadavky na potraviny a nápoje
• Požadavky na seznam hostů (pokud je to vhodné)
• Konferenční a obchodní show vystavují požadavky
• Požadavky na podlahové plány
• Technické požadavky, jako jsou elektrické a telekomunikační zařízení
• Podrobnosti o umístění nápisů

Toto je ideální čas na změny v poslední chvíli. I když se nemusí vždy líbit, většina prodejců a dodavatelů očekává přiměřené (a nepřiměřené) změny. Samozřejmě, pokud je předběžná kontrola naplánována v době, kdy probíhá nastavení, zvážit provedení časové kontroly v místnosti, aby bylo zajištěno, že vše probíhá hladce.