Co je kniha firemních záznamů? - Definice

Co jsou firemní záznamy?

Firemní záznamy jsou záznamy, které musí americká korporace udržet, aby dokázala, že funguje způsobem, který požaduje Internal Revenue Service a zákony státu, v němž je podnik začleněn podnikatelský subjekt).

Proč jsou nezbytné firemní záznamy?

Firemní záznamy jsou potřebné k prokázání toho, že společnost funguje správně, jak požaduje Internal Revenue Service, aby ukázala, že společnost je samostatným subjektem, a udržuje korporační štít od odpovědnosti.

Co je kniha firemních záznamů?

Některé korporace mají knihu firemních záznamů, která obsahuje všechny požadované dokumenty. V ostatních případech jsou firemní záznamy uchovávány online nebo ve skříňce. Záznamy by se měly nacházet na jednom místě a měly by být k dispozici, pokud bude společnost Internal Revenue Service auditovat vaši společnost.

Můžete také udržovat firemní záznamy "v cloudu", ale tyto záznamy mohou obsahovat důvěrné informace a proprietární procesy, takže se ujistěte, že váš server je bezpečný. Susan Wardová, expert Small Business-Canada, má skvělý článek o správě dokumentů, který vám může pomoci s tímto projektem.

Jak jsou vytvořeny firemní záznamy? Kdo uchovává firemní záznamy?

Firemní záznamy jsou generovány představenstvem Vaší společnosti. Představenstvo vytváří dokumenty, jako jsou stanovy společnosti a výroční zprávy. Rada také vytváří a upravuje dokumenty, jako jsou návrhy a zápisy během schůzí představenstva.

Firemní sekretářka je obvykle určena k vedení všech firemních záznamů. Samozřejmě, že všechny záznamy musí být podepsány a všechny provedené akce musí mít dokumentaci. Pokud má společnost akcie na burze, firemní tajemník (obvykle kancelář této osoby) sleduje záznamy o vlastnictví akcií.

Firemní sekretářka také volá na každou schůzi rady, přičemž si uvědomuje, které členy představenstva jsou přítomny a chybí.

Uchovávání záznamu o usneseních představenstva

Orgány společnosti schvalují celkové politiky a rozhodnutí (rozhodnutí) a nezapojují se do každodenního rozhodování o podnikání. Jednou z nejdůležitějších činností správní rady je vydávat usnesení. Rozlišení jsou v podstatě dokumenty, které zaznamenávají rozhodnutí rady. Firemní rozhodnutí mohou být řešena v mnoha oblastech, včetně:

• Záznamy o významných transakcích společnosti
• Schválení smluv
• Záznamy o prodeji nebo koupi nemovitosti (pozemky a budovy)
• Pronájem nebo propouštění velký počet zaměstnanců
• Rozšíření na nový trh nebo nové umístění

Všechna tato rozhodnutí a další musí být zaznamenána.

Jaké další záznamy by měly být zahrnuty?

• Vaše stanovy a všechny články, které mění tento dokument. Tyto články jsou podány s vaším státem, ale stále potřebujete kopii originálu a všechny změny.
• Podnikové předpisy. Předpisy jsou hlavními zásadami, kterými se řídí činnost správní rady společnosti. Předpisy zahrnují povinnost firemních komisařů, informace o výročním zasedání a způsob, jakým správní rada stanoví politiku a hlasy.
• Zápis ze všech zasedání akcionářů a ředitelů, včetně výroční schůzky
• Výroční zprávy
• Akciový rejstřík pro sledování akciových transakcí a vlastnictví akcií.
• Podniková a daňová rozhodnutí
• Rozhodnutí o náboru a jmenování
• Ředitel rozhodnutí o řešení střetu zájmů
• Rozhodnutí o půjčkách a společnostech
• Rozhodnutí o zaměstnaneckých výhodách a penzijních plánech <
• Sledujte zákony státu o formování své rady a vedení záznamů

Při vytváření Vaší společnosti budete muset u svého státu ověřit, zda dodržujete státní pokyny pro organizaci a vedení Vaší společnosti. Všechny státy mají specifické předpisy, které řídí společnosti. Další informace získáte u sekretáře státu vašeho státu nebo u svého právního zástupce.

Zpět na

Kontrolní seznam Startup Corporation