Jak vytvořit seznam úkolů: tipy pro správu

Všichni jsme udělali seznamy úkolů. Nějak se zdá, že nikdy není dostatek hodin na to, aby jste dosáhli všech věcí na seznamu úkolů. Zde je systém, který funguje - a to může fungovat i pro vás.

Seznam není dostatečný

Nestačí dělat seznam úkolů. Musíte je hodit. Musíte vědět, které úkoly jsou důležitější, abyste se na ně mohli zaměřit. Pak musíte vyčlenit prostředky na tyto položky, měřit svůj pokrok a odměnit se za své úspěchy.

Pořadí

Seznamte všechny své úkoly v tabulce, i když je můžete také udělat na papíře. Můžete je také dát do počítače nebo smartphonu, zapsat je do kalendáře nebo je vložit do softwaru pro správu času.

Prvním krokem je seznam všeho, co musíte udělat. Pak jim přiřadte hodnost, abyste se mohli soustředit na důležité položky. (Viz článek Paretoův princip - Pravidlo 80-20 pro opakování toho, proč je to důležité.)

Použijte hodnocení A, B, C. A-seznam je to, co musím udělat předtím, než odjedu. Seznam B je věcí, které je třeba udělat, ale ne nutně dnes. Konečně, seznam C je věcí, které musíte brzy najít.

Možná zjistíte, že věci na seznamu C, a dokonce i v seznamu B, se nikdy nedaří. V jedné pozici operačního manažera jsem se před několika lety ocitl stále více frustrovaný v mém A-seznamu. Nejen že jsem je každým dnem nezískala, jak jsem měl předtím, ale seznam A stále rostl.

To je, když jsem zjistil, co mám dělat, abych můj seznam úkolů pro mě pracoval, a vyvinul jsem systém, který pracoval .

Řízení času

Nestačí vědět, co je důležité; co dělá A-seznam. Také jsem potřeboval vědět, jak dlouho to bude trvat a kolik času musím věnovat. Přidala jsem do sloupce mého seznamu úkoly sloupec s předpokládaným časem, který by měl každý úkol učinit, a sousedním sloupcem s kumulativním celkem.

Pak jsem udělal jednoduchou časovou studii. Jak jsem udělal každý úkol, napsal jsem, co jsem udělal, a začátek a konec. Sledoval jsem celý den. Pak jsem to opakoval o pár týdnů později v jiný den. Nebylo to vyčerpávajícím průzkumem, ale dalo mi to nějaký pohled. Jako manažer operací se většinu mého dne zabývaly přerušení - zabýval se událostmi, které se staly, krizemi, které se objevily, nebo problémy, které musely být vyřešeny. V průměru se tato přerušení spotřebovávají čtyři hodiny denně. Vzhledem k tomu, že obvykle pracuji deset hodin denně, mě nechal šest hodin denně pro věci na mém seznamu úkolů.

Každý večer, než jsem opustil úřad, aktualizoval bych seznam úkolů. Odstranil jsem věci, které jsem dokončil, přenesl nebo zrušil, přidal nové věci, které přicházely, uspořádal priority, aby získal nejdůležitější úkoly nahoře a každému přidělil odhadovaný čas.Pak jsem šel dolů na seznam šestihodinové značky a nakreslil čáru. To se stalo mým cílem pro další den.

Odměňte se za sebe

Nejčastěji se tato linka dostala někde na můj A-seznam. Zřídkakdy to bylo někde poblíž dna. To byl můj cíl. Když jsem udeřil nebo prošel čárou, šel jsem domů, cítil se, jako by to byl produktivní a úspěšný den.

Místo toho, abych se bilo nad věcmi, kterým jsem se nemohla dostat, uznal jsem svůj úspěch, když jsem se setkal nebo porazil svůj cíl. Druhý den jsem musel začít znovu a dosáhnout nového cíle, ale udělal jsem to z pohledu budování na předchozím úspěchu spíše než z frustrace neustále dělat více, že jsem měl čas na to.

Potřebujete systém

Chcete-li být úspěšní, musíte vyvinout systém, který vám pomůže spravovat svůj čas, abyste mohli mít více času v době, kdy máte. Pokud je cílový řádek ve vašem seznamu úkolů vždy blízko vrcholu, váš šéf začne hledat někoho jiného, kdo může každý den pracovat daleko dále. Níže, podívejte se na několik zdrojů, které vám pomohou lépe spravovat časové řízení.

Správa tohoto problému

Seznam úloh, které musíte provést. Upřednostněte ty, které jsou důležité, ne jen naléhavé.

Mějte plán na to, co je třeba splnit každý den. Pracujte na tom plánu. Odměňujte se, když se setkáte nebo porazíte svůj cíl.