7 E-mailů Tipy pro správu pro rychlou zvýšení produktivity

Jedním z nejčastějších problémů pro vlastníky malých podniků je vyvážení potřeby dosáhnout toho, aby se dosáhlo toho, co nikdy nevypadá jako dostatek času. Jsme často přeplněná skupina a většina z nás by mohla mít prospěch z nějakého dodatečného času nebo alespoň z větší produktivního využití času, který máme.

Pokud jde o časové řízení, zjišťování toho, jak využít produktivnější čas, je často problémem. Dobrým začátkem je správa e-mailů. to je jedna oblast, která je pro mnoho majitelů malých podniků na prvním místě.

Protože e-mail je průběžná forma komunikace a nemáme úplnou kontrolu nad příchozími toky, musíme pracovat na zlepšování naší produktivitě v tom, jak přijímáme, organizujeme, odpovídáme a dokonce přemýšlejte o emailu. Níže uvedené tipy vám pomohou vytvořit systém pro správu e-mailu způsobem, který podporuje produktivitu namísto toho, aby se jím zbavil.

1. Vypnout oznámení.

E-mail má tendenci přicházet po celou dobu dne a noci, takže je zásadní, abyste řídili, jak se tok příchozích zpráv hodí do vašeho dne. Vypněte oznámení o nových zprávách na počítači i smartphonu, abyste zabránili neustálému rozptýlení a narušení vašeho rozvrhu a zkontrolujte poštu, pokud je to pro vás výhodné.

2. Rozhodněte se, jak používat doručenou poštu.

Existuje mnoho různých filozofií, pokud jde o správu e-mailové schránky. Můžete používat doručenou poštu jako úryvek, omezit ji pouze na zprávy s vysokou prioritou nebo ji nastavit jako pracovní seznam úkolů.

Klíčem je vybrat jeden účel pro vaši schránku a držet se s ní.

3. Vytvořte seznamy povolených e-mailů a černé seznamy.

Většina e-mailových klientů a poskytovatelů e-mailů umožňuje uživatelům vytvářet seznamy bezpečných adres, aby se zajistilo, že se tyto zprávy dostanou, zatímco černé listy nebo blokování, co považujete za spamové adresy. Udělejte si čas, abyste tyto seznamy často aktualizovali, abyste udrželi příchozí e-mail čistý.

4. Nastavte časovač a dávkový proces.

Někteří majitelé malých firem těží z toho, že mají kapsy času ve svém dni jen pro e-mail. Pokud to funguje pro vás, vyčkejte určitou dobu během dne, abyste reagovali na zprávy, přesunuli položky akce do seznamu úkolů, odstraňovali nevyžádanou poštu a získali si okamžitou představu o tom, co potřebuje vaši pozornost dále.

5. Použijte pravidla pro automatizaci procesu.

Chcete-li zefektivnit proces správy e-mailu ještě dále, použijte v e-mailovém klientovi pravidla, která třídí, označují, přesouvají a organizují své zprávy. Zatímco bude nějaký čas trvat, než vytvoříte pravidla, která podporují způsob, jakým používáte e-maily, po jejich vytvoření můžete omezit podstatnou část vaší doby zpracování e-mailu.

6. Získejte start z vašeho smartphonu.

Mnoho majitelů malých firem má chytré telefony, takže mohou zůstat v kontaktu a na pracovišti, i když jsou mimo kancelář.Pokud často zkontrolujete e-maily v mobilním zařízení, můžete ušetřit značné množství času tím, že si přečtete a začnete zpracovávat zprávy, když jste mobilní. Dokonce i když si jen zvyknete odstranit nevyžádanou poštu a zprávy, které nemusíte ukládat, můžete mít výhodu ze zjednodušeného doručeného po příchodu do kanceláře.

7. Pokud ji nečtete, odhlaste se!

E-mailové zpravodaje a další e-mailové marketingové zprávy mohou být skvělým způsobem, jak zůstat ve spojení s klienty, kolegy, partnery a dalšími podniky, které vás zajímají, ale tyto zprávy se mohou rychle zhroutit.

Pokud jste v několika problémech neočekávali určité opakované zásilky, zastavte předplatné. Omezení e-mailových zpravodaje a dalších automatizovaných zpráv pouze těm, které pravidelně čtete, může být snadný způsob, jak snížit hromadnou část ve složce doručené pošty.

Pro ještě více nástrojů, které vám pomohou zvýšit produktivitu ve vaší malé firmě, prozkoumejte tento seznam 101 aplikací týkajících se produktivity.