Proč byste měli investovat do softwaru pro správu dokumentů

Představte si svůj stůl. T

o vaše právo vidíte malou horu papírů. V něm jsou smlouvy, faktury, aktualizace projektů, žádosti, formuláře LEED a RFD. Všichni mají určité místo ve vaší obrovské kartotéce, ale některé musí být podepsány, některé musí být skenovány a některé musí být odeslány klientům.

Stručně řečeno, vaše kancelář je nepořádek.

Zdá se, že tento scénář je příliš známý? Přetížení dokumentu je běžným problémem pro správce stavby.

Naštěstí poskytuje softwar pro řízení stavby vynikající řešení tohoto běžného problému.

Software pro správu výstavby má obrovskou podskupinu možností správy dokumentů. Tato softwarová řešení pomáhají uživatelům rychle vyhledávat dokumenty a formuláře a snižovat množství času stráveného vyčerpávajícím časovým odstupem pro práci s klienty a soustředit se na stavební práce.

Get Organized

Pravděpodobně nejdůležitějším principem softwaru pro správu dokumentů je jeho schopnost organizovat soubory. Žádné další roztržení skrz skříňové skříně nebo stohy papíru na stole - jednoduše připojte dokument, který hledáte, do vyhledávače softwaru a okamžitě vyhledejte soubor.

Software vám také umožní nahrát stávající soubory, takže mezi vašimi softwarovými řešeními neexistuje podivné rozdělení mezi minulé fyzické soubory a soubory. A pro mnoho aplikací máte přístup k těmto dokumentům v cloudu a můžete najít papíry na cestách.

Některé příklady vynikajících organizačních systémů zahrnují produkty Aconex a Viewpoint. Aconex se po vyhledávacím algoritmu Googlu ujal tak, aby uživatelé rychle nalezli dokument, který hledají. Viewpoint používá podobný algoritmus a může také vyhledávat a indexovat e-maily aplikace Outlook, které jsou připojeny k systému Vista.

Spolupracujte lépe

Pokud vyberete službu správy dokumentů založenou na cloudových službách, uvidíte, že dokončíte svou práci rychleji a s vyšší efektivitou.

Klíč?

Software usnadňuje práci s vaším týmem.

Spousta softwarových společností zabývajících se řízením stavebních dokumentů nabízí inovativní a intuitivní možnosti spolupráce. Například Nástroj pro správu dokumentů společnosti Procore Construction Project umožňuje manažerům rozdělit různá oprávnění pro každého uživatele. Zatímco Procore ukládá minulé verze souboru, zajišťuje také, že sdílený obsah je vždy na stejném konceptu, takže uživatelé náhodou neupravují nesprávnou verzi. A protože funguje na iPad, iPhone a Android kromě počítače, může váš tým vždy získat přístup k těmto informacím na cestách.

Ušetřete peníze

Existuje mnoho zřejmých způsobů, jak správou dokumentů ukládat vaše kancelářské peníze.Nemusíte investovat tolik do toneru, papíru, kopírování a archivačních jednotek. Ale software pro správu dokumentace stavebních konstrukcí by také mohl zachránit vaši firmu tisíce roků v práci. Hotel Executive říká, že díky softwaru pro správu dokumentů mohou firmy ušetřit 5 000 dolarů ročně ze stříhání podkladových úkolů - a tyhle úspory se nezastaví u hotelů, ale rozšiřuje se na jakoukoli podnikatelskou činnost s velkými potřebami správy dokumentů.

Software pro správu dokumentů může také zbavit vaše společnost nákladů na nalezení ztracených dokumentů. Jedna firma zobrazující dokumenty dokumentuje, že stojí $ 120 - 250 dolarů, aby se znovu vytvořil chybný nebo ztracený dokument.