Video: Plánování událostí v zasedacích místnostech 2024
Na rozdíl od Spojených států je běžné, že evropské hotely nabízejí firemní konferenční a schůzkové balíčky jako možnosti pro plánovače událostí, kteří v hotelu pořádají semináře, konference a další setkání. Myšlenkou nabízet služby zabalené firemní akce je spojit všechny prvky prostoru zasedacích místností, jídla a nápojů a audiovizuální potřeby do balíčku pro setkání za denní sazbu za účastníka.
Tato praxe může být nejen efektivnější pro ty, kdo se podílejí na plánování události, ale spravuje a předpovídá náklady spojené s daným závodem mnohem jednodušším procesem.
Ve Spojených státech je naopak pro hotely stále mnohem častější sestavit řádkovou položku pro konferenční náklady podle řádkové položky na základě detailních a přizpůsobených potřeb každé schůzky nebo události. Přestože praxe umožňuje plánovač událostí mít větší kontrolu nad každým detailem události, často také vytváří složité objednávky banketních událostí a větší potíže při řízení nákladů a celkový rozpočet události.
Přestože hlavní hráči v průmyslu nadále mění způsob podnikání, evropský model a americký model stále odrážejí tyto rozdíly ve svém přístupu k konferenčním a firemním akcím. Pro hlubší potápění se podívejme na dva příklady firemních akcí a konferencí: jeden z bývalého Fira Palace v Barceloně (evropský příklad) a druhý z Wynn Resorts v Las Vegas (americký příklad).
Příklad balíčků pro evropské konference a setkání
Denní balené sazby jsou ve Velké Británii oblíbené a vydaly se také do kontinentální Evropy. "Britský trh byl první, kdo požádal o tento typ balíčku, a vždy se snažíme přizpůsobit naše návrhy tak, aby vyhovovaly potřebám našich klientů," vysvětluje bývalý generální ředitel společnosti Fira Palace v Barceloně (nyní Crowne Plaza Barcelona) hotel, který je populární mezi firemními akcemi a plánovateli setkání, kteří organizují mezinárodní setkání.
Evropský hotel Clientele
Když Crowne Plaza Barcelona stále fungovala jako palác Fira, asi 20% klientů hotelu pocházelo ze Španělska. Zbytek ročního klienta pocházel z Velké Británie (19%), USA (17%), Francie (7%), Itálie (6%), Japonska (4%) a Německa (4%). Kromě toho asi polovina firemních akcí, které se zde konaly, pocházelo z farmaceutického průmyslu se zbytkem, včetně zákazníků z oblasti technologií, potravin a nápojů, bankovnictví a automobilového průmyslu.
Evropská poptávka po cenách konferenčních balíčků
Během této doby se denní schůzka na schůzce ve Fira Palace zahrnovala použitím zasedací místnosti, přestávky na kávu, oběd, promítací plátno a další.Dostupné balíčky schůzek obsahovaly v podstatě vše, co plánovač mohl zahrnout do schůzky.
Jak se průmysl vyvíjel, požadavky na balíčky konference a setkání se v průběhu času nadále měnily. Zpočátku plánovači firemních událostí požadovali cenové konference pro zasedací místnosti a potraviny a nápoje. Časem se tyto požadavky rozšířily o další položky, jako jsou obrazovky, přístup k internetu, flip charty a zvukové systémy. Požadavek byl však stále ještě na balené, paušální ceny.
Pro ty, kteří požadovali nocleh, požádali také o speciální / sjednanou sazbu pro ubytování v celkových sazbách konference.
Zatímco tyto balíčky by pokrývaly většinu potřeb pro události, plánovači by stále vyjednávali o dalších požadavcích na události, jako je výstavní plocha, gala večeře, recepce na koktejly a další položky programu událostí.
Klady a zápory evropského přístupu
Je jasné, že primárně evropský přístup k plánování a koncepcí konference může být užitečný pro plánovače událostí z několika důvodů, včetně vnímání úspor nákladů, předvídatelnosti nákladů a snadnosti prezentace a schválení klientů.
To znamená, že takový přístup rozhodně zvětšuje zátěž hotelu, aby předpověděl potřeby svých klientů při řízení na své vlastní spodní linie. "Z našeho pohledu je mnohem jednodušší dělat akce" à la carte ". Ve skutečnosti je operace mnohem složitější, ale prospěch pro nás je spokojenost zákazníků, "říká bývalý generální ředitel společnosti Fira Palace.
Americké konference a setkání balíčky Příklad
Zatímco evropský trh je relativně zralý přijetí a používání balíčků pro konference nebo schůzky může více hotelů v USA začít zvažovat změnu způsobu, jakým balíčky a cenové konference a setkání také. To je obzvláště důležité, když plánovač událostí je třeba, aby rozhodnutí o schůzkách v kratších termínech více a častěji.
V květnu 2009 se Wynn Las Vegas ujala iniciativy zavést tři typy toho, co nazývají all-inclusive balíčky sazeb pro konferenci a schůzky pro menší trhy, což znamená, že s méně než 80 účastníky. Dnes tyto balíčky nabízejí. Patří mezi ně:
- Delegátový balíček
- Delegátový balíček
- "AM" Half Deňový balíček delegátů
Párdenní konferenční balíček delegátů
Stejně jako evropští plánovači událostí očekávají, cena za delegát (tj. účastník) sazby, včetně zasedací místnosti, jídla a nápoje, občerstvení na přestávky a LCD projektor a obrazovku.
Myšlenka, že Wynn vyvinula své možnosti konfe- renčního balíčku, vyrostla z evropského tržního přístupu. Ve skutečnosti André Link, bývalý manažer prodeje Wynn, předtím pocházel z Evropy. "Z velké části v Evropě je to jediný způsob, jak jsme prodávali setkání … Bylo velmi vzácné, že jsme připravili návrhy à la carte, které uváděly výdaje na F & B, pronájem pokojů, AV poplatky apod., Vysvětluje Link.
Ukázalo se, že Wynn Resorts s uvedením balíčku malých schůzek schůzky očekával, že balíčky konferenčních kurzů budou pro své firemní klienty více oblíbené, protože většina sdružení má větší velikost . Měli pravdu. Od té doby začalo několik významných amerických hotelových řetězců nabízet firemní schůzky a konferenční balíčky, které lépe odrážejí evropský model při plánování firemních událostí.
Ujistěte se, že sazby pro setkání a konferenční balíčky nebudou vyhovovat potřebám všech událostí. Ve skutečnosti většina plánovačů uznává, že se vzdávají některých detailních preferencí pro svůj program nebo vyžadují, aby místo pro přizpůsobení balíčku obsahovalo další prvky. Vždy existuje opatrnost, pokud jde o používání balíčků, pokud plánovači předpokládají, že jejich programy mohou běžet déle, než se původně předpokládalo, což může způsobit dodatečné poplatky. Ale pro ty schůzky a plánovače událostí, kteří pečlivě sledují svůj rozpočet, nabízí tyto balíčky pro setkání a konference jasnou předvídatelnost pro rozpočet konference.