Sedm smrtelných hříchů Powerpointových prezentací

Není divu, že prezentace Powerpoint © se stala normou pro vizualizaci ve většině obchodních prezentací. Produkují se rychle, snadno se aktualizují a efektivně podnítí vizuální zájem o prezentaci. Mohou však způsobit katastrofu i pro zkušené přednášející. Klíčem k úspěchu je ujistit se, že vaše prezentace je vizuální pomůcka a nikoli vizuální rozptýlení. Pro dosažení nejlepších výsledků se vyvarujte těchto běžných "sedmi smrtelných hříchů" prezentací Powerpoint ©.

1. Přechody snímků a zvukové efekty.
Stávají se středobodem pozornosti, což zase odvádí diváky. Ještě horší je, když prezentace s několika efekty a přechody běží na počítači mnohem pomaleji než ten, na kterém byl vytvořen, což je pomalé, téměř komické přehrávání. Takové triky zřídka zlepšují zprávu, kterou se snažíte komunikovat. Pokud se neprojevíte na konferenci science-fiction, vynechejte laserový text!

Hollywoodským filmařům nechte fade-in, fade-out, ubrousky, žaluzie, rozpustí, checkerboardy, řezy, kryty a štěpení. Dokonce i "staví" (řádky textu, které se objevují pokaždé, když kliknete na myš) mohou být rušivé. Zaměřte se na vaši zprávu, ne na technologii.

2. Standard Clipart.
Smrt na obrazovce! Powerpoint © je nyní tak široce využíván, že klipart, který je s ním součástí, se stal "vizuálním klišé. "Vykazuje nedostatek kreativity a únavné dodržování standardní formy.

Za prvé, ujistěte se, že potřebujete grafiku pro posílení zprávy. Pokud tak učiníte, použijte vlastní skenované fotografie nebo kvalitní grafiku od společností, jako je PhotoDisc. Snímky obrazovky mohou přidat realismus při prezentaci informací o webových stránkách nebo počítačovém programu. Dva oblíbené programy pro snímání obrazovky jsou Snagit (www. Techsmith.com) pro Windows a Snapz Pro (www. Ambrosias.com) pro Macintosh.

Oba jsou k dispozici jako shareware.

3. Prezentace šablony.
Další vizuální klišé. Šablony vás nutí, aby se vaše originální nápady hodily do předem zabalené formy někoho jiného. Šablony často obsahují rušivé pozadí a špatné barevné kombinace. Vyzvedněte si dobrou knihu o webových grafikách a aplikujte stejné zásady na vaše snímky. Vytvořte si svůj vlastní výrazný vzhled nebo použijte logo společnosti v rohu obrazovky.

4. Textové těžké snímky.
Projektované snímky jsou dobrým prostředkem pro zobrazování grafického nápadu nebo poskytnutí přehledu.Jsou špatným prostředím pro detail a čtení. Vyhněte se odstavcům, citátům a dokonce i úplným větám. Omezte své snímky na pět řádků textu a použijte slova a fráze, abyste získali své body. Publikum bude schopno trávit a udržet klíčové body snadněji. Nepoužívejte snímky jako poznámky mluvčího, nebo prostě projektujte přehled Vaší prezentace.

5. "Me" Paradigm.
Reportéři často skenují tabulku nebo grafiku přímo z existujícího tiskového korporačního materiálu a zahrnují jej ve svých prezentačních prezentacích. Výsledky jsou téměř vždy neoptimální. Tiskové vizuály jsou obvykle určeny k tomu, aby byly vidět z 8-12 centimetrů, spíše než z několika noh. Typicky jsou příliš malé, příliš podrobné a příliš textuální pro efektivní vizuální prezentaci.

Totéž platí pro velikost písma; 12 písmo je dostatečné, když je text před vámi. V prezentaci se zaměřte na minimálně 40 písmen. Zapamatujte si publikum a přesuňte kruh z "mě" na "my". "Ujistěte se, že všechny prvky nějakého zvláštního snímku jsou dostatečně velké, aby byly snadno vidět. Velikost skutečně záleží.

6. Čtení.
Ústní prezentace by se měla zaměřit na interaktivní mluvení a poslech, nečtení mluvčího nebo publika. Požadavky mluveného a psaného jazyka se výrazně liší. Mluvený jazyk je kratší, méně formální a přímější. Čtení textu zničilo prezentaci. Související otázka má co do činění s publikacemi. Jedním z vašich cílů jako přednášející je zachytit a držet pozornost publika. Pokud rozdáváte materiály před vaší prezentací, vaše publikum si přečte spisy než naslouchat. Části efektivní prezentace často závisí na vytváření napětí, aby se zapojilo do publika.

Pokud publikum může číst všechno, co chcete říct, tento prvek se ztratí.

7. Technologie víry.
Nikdy nevíte, kdy porucha zařízení nebo nekompatibilní rozhraní vás nutí dát prezentaci na jiném počítači. Buďte připraveni tím, že vytvoříte zálohu prezentace na disku CD-ROM.

Ještě lepší je paměťová karta kompaktní flash s adaptérem pro slot PCMCIA v notebooku. Díky tomu můžete stále provádět změny v poslední chvíli. Je také dobrý nápad připravit několik barevných průhledných fólií klíčových snímků. V nejhorším scénáři žádná z technologií nefunguje a nemáte žádné vizuály k prezentaci. Měli byste být schopni poskytnout vynikající prezentaci, pokud se soustředíte na zprávu. Vždy se seznámíte s prezentací, cvičíte ji a buďte připraveni zapojit publikum bez ohledu na dostupnou technologii. Je to téměř ztracené umění.

Dr. Joseph Sommerville získal titul "odborník na prezentaci" za to, že pomáhá odborníkům navrhnout, rozvíjet a poskytovat efektivnější prezentace. Je hlavním představitelem špičkové komunikační výkonnosti, firmy z Houstonu, která pracuje na celém světě a pomáhá odborníkům rozvíjet dovednosti v strategické komunikaci.