Organizační diagramy jako nástroj pro správu

Organizační schémata nebo stručné grafy jsou používány k tomu, aby ukazovaly lidem zamýšlenou strukturu organizace. Tato "formální" organizace by měla odrážet strukturu moci společnosti. Někdy grafy Org sloužily pouze k tomu, aby si lidé pomýšleli, co vlastně je struktura. To obvykle není záměrné, ale spíše REFLECTS zmatek zúčastněných osob.

Je však také možné použít nástroj Org Chart jako nástroj pro správu, který pomáhá dosáhnout cílů vaší organizace.

Budeme zkoumat typické příklady "standardních" diagramů Org. Podíváme se na zmatené grafy Org. A nakonec budeme diskutovat o použití Charty Org jako řídícího nástroje.

"Standardní" organizační schémata

Standardní grafy organismu se obvykle používají k tomu, aby ukázaly lidem zamýšlenou strukturu organizace. Tato "formální" organizace by měla odrážet strukturu moci společnosti. Často to odráží pouze strukturu odpovědnosti. Skutečná moc v organizaci často navazuje na linky komunikace namísto řádků v grafu Org.

Grafy jsou typicky pyramidální. Ukazují osobu odpovědnou za vrchol. Pod ním nebo ona jsou shlukovaní podřízeni, obvykle v postupně menších krabicích. Obvykle jsou jednotlivci, kteří jsou na stejné horizontální úrovni v grafu Org, vnímáni jako "vrstevníci" v rámci organizace.

Toto schéma Org z oddělení výpočetní techniky společnosti Imperial College (DOC) je typické pro pyramidovou tabulku.

Vedoucí oddělení má pět ředitelů, kteří se mu přímo hlásí, plus zástupce vedoucího a vyšetřovací komise. Každý z ředitelů má své přímé zprávy v zelených oválech pod jejich výbory.

Chybná organizační schémata

Některé grafy Org mohou zaměnit lidi, co vlastně je struktura.

To obvykle není úmyslné, ale spíše odráží zmatek zúčastněných osob. Pokud si nejste jisti o funkčních vztazích skupiny, nebo pokud se často mění, je prakticky nemožné přesně je vykreslovat.

Možná nejobvyklejší místo, kde najdete zmatené grafy Org, je v americké federální vládě. Orgová tabulka pro divizi výpočetní vědy a matematiky Oak Ridge National Laboratory rychle neinformuje o struktuře organizace. Zdá se, že jedenáct funkcí přímo podává řediteli.

Zatímco rozsah kontroly (počet přímých zpráv, které může správce účinně kontrolovat) se značně liší, je těžké uvěřit, že jde o optimálně fungující organizaci. Mám podezření, že někteří představitelé funkcí jsou "více rovní".Pokud bychom chtěli zaznamenávat tok komunikace v této organizaci a čas, který by každý podřízený strávil s ředitelem, některé přímé zprávy by pravděpodobně musely být reklasifikovány jako podřízené jiné funkce.

Organizační diagramy jako nástroj pro správu

Grafy organismu jsou obvykle reaktivní, spíše než proaktivní zařízení. Vytvořili jsme organizaci nebo jsme povolili, aby se vyvíjel a rostl.

Pro lidi v organizaci nebo pro lidi, se kterými se vzájemně ovlivňují, už není jasné, kdo je za to zodpovědný. Takže sestavujeme spoustu krabic a řádků, abychom ukázali všem, kteří dělají co. Pak přidáme přerušované čáry a podobné umělé přístroje, abychom ukázali, že to, co jsme nakreslili jako první, není ve skutečnosti vždycky.

Lepší volbou je však vypracovat graf Org, který odráží místo, kam chce organizace jít, spíše než jednoduše odrážet, jaká je nyní. Pokud chcete rovnou horizontální organizaci, nakreslete graf Org. Ukažte, že šest nebo osm (nebo dokonce jedenáct, jak jsme viděli výše) manažery hlásí VP. Ukažte, že všech deset programátorů hlásí přímo Project Manager.

Pokud se vaše organizace spoléhá na kruhy kvality nebo produkční týmy, aby splnily své poslání, měli byste ukázat, že ve vaší grafu Org.

Nepokoušejte se dodržovat horizontální seskupení a svislé čáry. Pokud vaši zaměstnanci jasněji porozumí svým rolím, můžete použít kruhy, obrácené trojúhelníky nebo cokoliv jiného, ​​co potřebujete.

Na trhu je mnoho softwarových produktů, které vám pomohou ukázat, jak chcete, aby vaše organizace fungovala. OrgPlus je příkladem druhů nástrojů, které lze použít k objasnění mnoha aspektů podnikání, včetně struktur Org.

Způsob, jakým by měl být proveden

Níže uvedený příklad je znázorněním grafu Org, který mě značně zaujal. Byla propuštěna v nové éře pro společnost, která vyžadovala kreativní a nové akce od všech svých zaměstnanců.

Zřetelně ukazuje rovnou, horizontální strukturu, která má podpořit komunikaci a inovace. Je jasné, že tým tvořil dva nejvyšší důstojníci, což naznačuje, co od zaměstnanců očekává. Přesto si zachovává jednoznačné linie konečné odpovědnosti. Prezident jednoznačně vede společnost, ale všichni ostatní vědí, že musí dělat svou roli, aby uspěli.

Způsob, jakým by měla být graf

Je stále příliš brzy zjistit, zda tato graf Org bude mít požadovaný efekt. Bylo to na místě jen pár týdnů. Ovšem zaměstnanci společnosti ji jednoznačně využili jako účinný nástroj řízení, který pomáhá řídit svou organizaci směrem k novým cílům.