Správní asistent nebo výkonný tajemník?

Dobrá zpráva je, že vaše podnikání se zvětšilo natolik, že nyní potřebujete pomoc při řízení každodenních úkolů, abyste získali nějaký čas, abyste se mohli zaměřit na další rozšiřování podnikání. Jedná se o zásadní přechod ve způsobu, jakým budete podnikat, protože to bude vyžadovat, aby důvěryhodný zaměstnanec, který si najmete, bude nyní zodpovědný za některá kritická rozhodnutí, jako je způsob, jakým strávíte čas a způsob uspořádání cesty, pojmenovat několik.

Nyní jste pravděpodobně zvážili, zda skutečně potřebujete najmout jiného zaměstnance a zaplatit mu, aby vám pomohl při práci. Než zapíšete popis práce a začnete s rozhovorem, věnujte si čas, abyste zvážili, zda můžete vykonávat některé nebo většinu funkcí, které může správní asistent nebo výkonný tajemník využívat technologií.

Co rozděluje tuto kancelářskou práci od ostatních kancelářských a kancelářských úloh je úroveň odpovědnosti a důvěrnosti spojená s touto pozicí. Vedle základních administrativních funkcí je asistent administrativy nebo výkonný tajemník rovněž odpovědný za psaní / přípravu zpráv, organizování / plánování schůzí, přezkoumání příchozí korespondence, určení jeho významu, přípravu agend pro důležité schůze, zajištění cesty a vyplnění mezer dělat vše, co je nezbytné, jako je podání, které vám pomůže udržet si organizaci, a proto se zaměřujete na své pracovní povinnosti.

- 9 ->

Titul a plat pro tento jednotlivec určí, jak bude jejich roli vyšší:

• Administrativní asistent na úvodní úrovni
• Administrátor
• Vedoucí správní rada
• > Senior Executive Secretary
• Office Manager
• Senior Office Manager
• Vzhledem k velikosti firmy se zvyšuje potřeba osoby, která je vysoce organizovaná a může vykonávat celou řadu úkolů.

Toto je zvláště nutné pro vedoucí pracovníky, kteří řídí společnost, aby udrželi vysokou úroveň důvěrnosti a integrity pro podnikání, které probíhá. Proto je to kritická pozice ve společnosti a ta, která by měla vyžadovat promyšlený popis pracovních pozic a proces náboru.

Prvním úkolem je připravit popis zaměstnání pro nový nájem založený na oblastech práce, které vy, správce pronájmu věříte, že může být nejlépe řešeno někým jiným, abyste mohli pokračovat v růstu a řízení společnosti. Existují různé verze popisů práce, jako je tento, ale nakonec víte, co budete potřebovat, a proto budete potřebovat určitou úroveň přizpůsobení, abyste vytvořili popis práce, který vám vyhovuje a který se bude lišit od vašich osobních preferencí.

Jakmile vytvoříte popis úlohy, najděte místo, kde chcete inzerovat úlohu, jako je skutečně. com nebo Monster. Bylo mi moje zkušenost, že kandidáti se okamžitě začnou ucházet o pozici, pokud jste je vhodně formulovali a popsali typ pracovního prostředí, kde budou pracovat. Ujistěte se tedy, že popis práce, který je vytvořen, nečiní práci nezajímavou.

Musí být dobře napsané a lákavé, aby přilákaly ty správné kandidáty.

Jakmile máte své nejlepší kandidáty, dalším krokem je jejich rozhovor a v ideálním případě je to osobní rozhovor, protože tento kandidát bude mít s vámi vysokou míru tváře a je nejlepší vědět zda je co nejdříve vhodné. Použijte tyto otázky k rozhovoru, abyste tento proces vedli.

Nalezení správného administrativního asistenta nebo výkonného tajemníka může znamenat velký rozdíl ve vašem pracovním dni a do značné míry, jak úspěšný budete, když máte čas soustředit se na svou firmu a spravovat ji.

Další popisy práce:

Recepční:

Zdravotní tajemník nebo výkonný asistent:

Pokladník: