Administrativní asistent nebo výkonný tajemník

Oba výkonní tajemníci a administrativní asistenti poskytují pokročilou administrativní podporu jednomu či dvěma vedoucím pracovníkům nebo manažerům. Ale to, co tyto kancelářské pozice odděluje od jiných kancelářských a administrativních pracovních míst, je úroveň odpovědnosti a důvěrnosti spojená s nimi.

Vedle administrativních funkcí je správní asistent a výkonný tajemník rovněž odpovědný za psaní nebo přípravu zpráv, organizování a plánování schůzek, přezkoumání příchozích zpráv, určení jejich významu, přípravu agend pro jednání rady, minut, provádět výzkum, připravovat korespondenci a dohlížet a trénovat pracovníky mladší úrovně.

Tyto role mohou vyžadovat různé úrovně zkušeností a mají některou z těchto podobných titulů:

• Administrator Assistant
• Administrator Assistant
• Administrator Assistant
• Senior Executive Secretary
• Správce kanceláře
• Senior Office Manager

Poznámka: Pracovní pozice v právním a lékařském asistenta jsou zcela odlišné a vyžadují speciální odbornou přípravu vyžadovanou v profesi, ve které pracují.

Rozdíly mezi správními asistenty a výkonnými tajemníky

Úlohy výkonných tajemníků a správních asistentů se značně překrývají a rozdíly v rolích se mohou lišit podle organizace. V některých případech se výkonný tajemník zaměřuje na více administrativních povinností pro manažera nebo vedoucí pracovníky, jako je naplánování schůzek, plánování cest, zpracování písemných sdělení a dokonce i vedení účetnictví. Správní asistent se může soustředit na více úkolů podnikových operací a převzít více vedoucí úlohy v některých kapacitách, vytvářet agendy pro schůzky nebo konference, řídit rozpočty a vyřizovat vyúčtování dodavatelů.

Od administrativních asistentů může vyžadovat specializované vzdělávání v některých případech, kdy je řízení obchodní činnosti kritické.

Hlavní pracovní dovednosti

Oba výkonní tajemníci a administrativní asistenti mají základní pracovní dovednosti, které jsou nezbytné pro každou roli. Patří mezi ně mimořádné organizační schopnosti, vynikající písemné a ústní komunikační schopnosti, stejně jako důraz na detail a profesionalitu.

Musí mít technickou způsobilost s nástroji pro automatizaci kanceláří, včetně softwarových potřeb, jako je Microsoft Word, Excel a PowerPoint, stejně jako účetní nástroje jako QuickBooks.

Správní asistent nebo výkonný tajemník v malém úřadu

V malé kanceláři jsou odpovědnost správního asistenta nebo výkonného tajemníka zpravidla prováděny různými pracovníky.Některé práce mohou skutečně vykonávat vedoucí pracovníci společnosti samotní a role administrativního asistenta nebo výkonného tajemníka mohou zahrnovat větší rozmanitost odpovědností, jak to potřebuje menší organizace.

Správní asistent nebo výkonný tajemník ve střední kanceláři

Vzhledem k tomu, že se velikost firmy zvyšuje, zvyšuje se potřeba osoby, která je vysoce organizovaná a může vykonávat celou řadu úkolů. To platí zejména pro vedoucí pracovníky, které provozují společnosti vyžadující vysokou míru důvěrnosti a integrity pro podnikání, které probíhá.

Správní asistent nebo výkonný tajemník ve velkém sídle

Je běžné, že velký úřad má několik správních asistentů a / nebo výkonných tajemníků. Při této velikosti společnosti je obvykle nutné mít vedoucího kanceláře, který koordinuje personál, který poskytuje služby vedoucím pracovníkům společnosti.

V některých případech bude administrativní asistent doprovázet výkonnou moc na dlouhých pracovních cestách, aby pomohl při setkáních, plánování a dalších důležitých organizačních úkolech.