ŘíZení změn na projektech

Projektoví manažeři stráví spoustu času produkovat plány na to, co tým udělá. Sponzoři, zainteresované strany a tým pak stráví spoustu času, aby změnil rozsah práce a jak se bude práce dělat. Tento článek se zabývá tím, jak tyto změny zvládnete (s jednoduchým procesem řízení změn) a zachováte si svůj rozum. Oh, a udržujte projekt v pohybu současně.

Podíváme se také na některé nástroje pro správu změn, které můžete použít, a na to, jak funguje správa rozsahu projektu.

Než budeme dokonce mluvit o procesech nebo nástrojích, chtěl bych diskutovat o vašem výhledu ke změně.

Přijmout změny Happen

Změny se mohou stát kdykoliv v životním cyklu řízení projektu.

Nejjednodušší způsob, jak řídit změny na projektech méně bolesti hlavy, je vědět, že se to stane a plánuje.

Používání strategií k tomu, abychom se vypořádali se změnami dříve, než se stane, je nejrychlejším způsobem, jak dostat každého na palubu s tím, co se bude lišit.

Definovaný, strukturovaný proces řízení změn je nejlepším místem pro zahájení. Je to vaše hračka pro to, co se stane, pokud někdo navrhne, že projekt by měl dělat něco jiného, ​​než je tomu v současné době plánováno, a dobrý způsob, jak se vyhnout projektu selhání.

Proces řízení změn

Proces řízení změn vypadá takto:

Získejte informace o změně

• Posuňte změnu včetně plánování, kolik práce bude
• > Připravte doporučení ohledně toho, zda stojí za to.
• Pak dostanete od sponzora projektu rozhodnutí o tom, zda byste tuto změnu měli zapracovat nebo ne.
• Podívejme se na každý z těchto kroků postupně.

Přijmout informace o změně

Dostanete žádost o změnu projektu. Informace můžete přijímat stovkami různých způsobů: na schůzce, na e-mailu, na telefonu, na chodbě, když večer vyrazíte z kanceláře. V ideálním případě získáte informace o formuláři žádosti o změnu, ale měli byste vědět, že v reálném životě si mnoho důležitých zúčastněných stran myslí, že dokončení tohoto druhu papírování je úkolem projektového manažera. A ve vaší společnosti by to mohlo být.

Použijte šablonu žádosti o změnu projektu (více za minutu), abyste zachytili všechny podrobnosti o žádosti, i když neformálně s vámi dorazí. Pak spusťte formulář kolem iniciátoru, abyste věděli, že jste přesně odráželi to, co chtějí.

Nezapomeňte, že změny by se mohly týkat také práce. Ne vždy předpokládejme, že změny se budou týkat uvedení práce. Proces je stejný bez ohledu na to, zda zvyšujete nebo snižujete rozsah projektu.

Proveďte změnu hodnocení

Podívejte se podrobně na žádost o změnu. Budete posuzovat dopad na:

Plán

• Dokumentace
• Dosavadní práce a práce stále
• Rozpočet
• Opatření kvality
• Rozsah
• Dostupnost zdrojů.
• Například změna softwaru může být odhadnuta na 5 dní.

To by neznamenalo pouze přidání 5 dnů do rozvrhu, protože by to posunulo jiný úkol a přesunul ho v časovém rámci, kdy je klíčový zdroj na dovolené. Tento úkol by také musel být přesunut, takže celková tato změna by přidala 8 dnů do rozvrhu. Stálo by to stát $ 5k a další 8 dní nás tlačí do dalšího měsíce s dodavatelskou smlouvou, takže existují i ​​náklady, které bychom tam měli zvážit. Kvalita zůstává stejná, ale rozsah změn začlení novou změnu. Veškerá příslušná dokumentace by měla být aktualizována včetně již zavedeného plánu projektu a příruček pro výcvik.

Jak vidíte, jednoduchá změna na 5 dní může mít rozsáhlé účinky. Je důležité, abyste o nich věděli, než se rozhodnete, zda se změna provede nebo ne, protože úplný obrázek může změnit výsledek.

Připravte a předložíte doporučení

Nyní znáte plný dopad změny, abyste mohli doporučení ohledně toho, zda stojí za to jít s ním.

V některých případech to nebude, protože vnímaná výhoda bude nižší než náklady. V ostatních případech by tam mohlo být dostatečné prospěch, aby se kompenzovaly náklady na další práci. V dalších případech můžete zjistit, že změna bude mít negativní vliv na cenu, nicméně s tím nemůžete dělat nic, protože jde o regulační problém nebo problém s dodržováním předpisů nebo z nějakého jiného vnitřního důvodu, jako je organizační restrukturalizace.

Získejte rozhodnutí

U malých změn, které spadají do vašeho autorizačního limitu, můžete rozhodnout o tom, zda změnu přijmout, nebo ne sami (s tím správným vstupem týmu). Cokoliv většího by měl schválit sponzor projektu nebo projektová rada.

Nezapomeňte se vrátit a informovat někoho, jestli byla jejich změna zamítnuta. Chcete se vyvarovat obtěžování vašich zúčastněných stran v projektech, pokud je to možné!

Nástroje pro správu změn

Existuje několik nástrojů pro správu změn, které můžete použít k usnadnění a zefektivnění tohoto procesu. Doporučil bych:

Kontrolní seznam nebo procesní mapu, která lidem přesně provede přesně to, co musí udělat, aby vyvolala změnu rozsahu vašeho projektu.

• Formulář žádosti o změnu šablony. To by mohlo být online prostřednictvím automatizovaného pracovního postupu.
• Pojďme se podívat na to, co jde do žádosti o změnu projektu.

Co vstoupí do žádosti o změnu projektu

Formulář žádosti o změnu projektu by měl obsahovat:

Jméno osoby žádající o změnu ("žadatel").

• Jedinečný identifikátor, jako číslo změny (toto můžete přidat později, protože je nepravděpodobné, že někdo, kdo žádost podává a používá formulář, bude vědět, co má dát do tohoto pole).
• Popis navrhované změny s co největšími podrobnostmi, jakými mohou řídit.
• Kategorie změny. V ideálním případě budete předpopulovat tuto sekci, takže musí pouze zaškrtnout políčko. To je dobré místo, abyste si všimli, zda jde o změnu týkající se regulace nebo vnitřního souladu, jako kdyby to bylo (skutečně), pak můžete obejít hodně plánovacích a hodnotících kroků a jednoduše se s tím pustit.
• "proč" změny. Jaké je důvod pro to? Proč si to žadatel žádá?
• Dopad změny na různé prvky projektu, včetně času, nákladů, kvality, rozsahu. Nemusíte mít všechny podrobnosti, takže s nimi budete muset během kroku posuzování změn vyplnit prázdné políčka. Měli by dokončit co nejvíce. Minimální, které hledáte v tomto okamžiku, je pro ně potvrdit, zda zvýší, sníží nebo změní stávající parametry projektu.
• Ve spodní části formuláře žádosti o změnu se zobrazí několik podrobností, které vyplníte, protože se změna dále diskutuje. Vaše šablona by měla obsahovat také místo pro:

Změnit rozhodnutí: Přijmout, Odmítnout nebo Odložit

• Jméno osoby, která rozhodla (nebo skupina), plus datum přijetí rozhodnutí a další připomínky.
• Osoba, která podává žádost, ještě nezjistí výsledek - nikdo nebude - takže tyto rámečky zůstanou prázdné, dokud se správná skupina nesetká, aby diskutovala o vašem doporučení a rozhodla se.

Změny a řízení projektové oblasti

Správa rozsahu projektu je hlavní způsob ovládání toho, co je v projektu a co není. Když obdržíte změnu rozsahu projektu, musíte přemýšlet o tom, jak ovlivňuje projekt celkově. Proces řízení změn vám to pomáhá a nastavit jej v kontextu, řízení změn je malou částí správy rozsahu.

Zde stojí za to mluvit o tom, jak Průvodce řídícím organizátem projektu (PMBOK® Guide) - páté vydání pokrývá řízení změn projektu, protože není tak intuitivní, jak si myslíte. Průvodce

PMBOK® Guide zahrnuje proces nazvaný "Control Scope" v sekci Správa projektu a to je skvělé místo pro spuštění. Proces řízení změn na projektech se však musí zpracovávat integrovanějším způsobem, což se odráží v textu. Uživatelé PMBOK® Guide by se také měli obrátit na proces Provedení integrovaného řízení změn, protože to určuje, jak se vše spojuje. Abyste se mohli stát partnery PMP, musíte pochopit, jak se

PMBOK® Guide vztahuje na správu změn, protože to je to, co budete zkoumat. Měli byste však mít na paměti, že proces řízení změn, který skutečně používáte na svých projektech, musí být integrován, snadno sledován a praktický. 5 způsobů, jak pomáhat vašemu týmu prostřednictvím procesu změny

Váš projektový tým je pro úspěch vašeho projektu rozhodující, takže pomáhá jim při práci se změnami ve vašem projektu.

Zde je 5 způsobů, jak jim pomoci rychle se vyrovnat s procesem řízení změn projektu.

1.Diskuse o změnách.

Dejte jim vědět, že změna na projektech je normální a že by měli očekávat. 2. Sdílejte proces.

Už jsme hovořili o procesu řízení změn, ale to nepřichází přirozeně všem. Členové týmu nevědí, co mají dělat a co se od nich očekává, pokud jim to neřeknete. Vytvořte instruktáž, abyste s nimi prošli procesem a dejte jim vědět, jaká bude jejich role v něm. 3. Ulehči to.

Když projekt prochází změnou rozsahu, může to být docela dezorientující. Harmonogram je nesprávný, rozpočet se může lišit, požadavky jsou jistě odlišné. Tým může najít změnu znepokojující, obzvláště velkou nebo jednu, která změní rozhodnutí, které předtím myslelo, že je v kamenu (ano, to se stane). Proveďte co nejjednodušší proces. 4. Buďte tam, abyste pomohli.

Nový způsob práce trvá nějakou dobu spát. Pokud jste dříve zvládli změny projektu neformálním způsobem (nebo vůbec ne), změna formálního procesu může chvíli trvat, než se stane "způsobem, jakým děláme věci kolem tady ". Řekněte týmu, že jste tam, abyste jim pomohli, pokud chtějí něco proběhnout kolem vás. 5. Nebojte se říct ne.

Ne všechny změny jsou rozumné návrhy. Nechte svého týmu vědět, že pokud se cítí silně, že změna není pro projekt v tuto chvíli správná, budete v této rozhovoru se žadatelem o změnu. Správa efektivních změn není jedním ze způsobů, jak můžete vykolejit svůj projekt, takže dávejte pozor. Vyzbrojeni těmito informacemi můžete nyní řídit řízení projektů.