ÚVod do nákupního modulu SAP

Úvod do nákupu v SAP

Podniky jakékoli velikosti používají funkci dodavatelského řetězce k nákupu zboží buď k výrobě hotových výrobků nebo k poskytování služeb. Než nákupní oddělení může zakoupit materiál v systému SAP, musí být nakonfigurována jedinečná infrastruktura oddělení.

Chcete-li navrhnout strukturu, která nejlépe vyhovuje potřebám podniku, musíte pochopit organizační strukturu SAP a rozhodnutí, která musí nákupní oddělení udělat.

SAP Purchasing Organizational Structure

Každé oddělení nákupu je jedinečné, ale organizační struktura definovaná v rámci SAP umožní společnosti přijmout osvědčené postupy, aby maximalizovaly výhody systému.

• Nákupní organizace - jedná se o nejvyšší úroveň nákupní infrastruktury. Nákupní organizace je definována jako skupina nákupní činnosti, která je spojena se všemi nebo se specifickou částí podniku.

Pokud má společnost velké množství míst, které jsou geograficky nezávislé, může mít každá oblast vlastní nákupní organizaci. Malý podnik s jednou nebo dvěma lokalitami však může používat pouze jednu nákupní organizaci.

• Skupina nákupů - Skupina nákupu může být definována jako osoba nebo skupina osob zabývající se určitými produkty nebo skupinou produktů, které jsou zakoupeny prostřednictvím nákupní organizace.

Ve větších organizacích jsou v nákupním oddělení často skupiny nákupních odborníků, kteří pracují s určitými dodavateli nebo typy dodavatelů.

Nákupní doklady

Existuje celá řada nákupních dokumentů, které jsou využívány odděleními nákupu v SAP.

• Požadavek na nákup - Pokud je výrobek požadován procesem plánování výroby, může být vygenerován požadavek na nákup. Produkty a služby, které nejsou součástí procesu plánování, lze vyžádat ručně pomocí nákupní žádosti.

Požadavky mohou být vytvořeny oprávněnými uživateli a buď budou požadovat položky z webového katalogu nebo zadáním požadavků přímo do systému SAP. Pokud je požadována položka, která nebyla dříve zakoupena, může být vytvořena a zaslána žádost o cenovou nabídku stávajícím nebo novým dodavatelům.

• Žádost o nabídku - Pokud produkt nelze koupit od smluvního dodavatele nebo pokud cena a kvalita nejsou přijatelné, může oddělení nákupu poslat nové nebo stávající dodavatele Žádost o nabídku (RFQ).

Dodavatel může posoudit RFQ a vrátit zpět své nejlepší ceny a podmínky pro položky.

• Citace - Když dodavatel odešle zpět své nabídky, mohou být zadány do SAP a pak oddělení nákupu může prověřit a porovnat.

Může se jednat o vyjednávání s dodavateli o nejlepší nabídky, kde se nákupní oddělení pokusí získat příznivější dodací lhůty, slevy nebo náklady na dopravu.

• Nákupní objednávka - Jedná se o obchodní doklad vydaný prodejním oddělením prodávajícímu, který identifikuje požadovaný produkt nebo službu, množství a dohodnutou cenu, které dodavatel a oddělení nákupu odsouhlasili.

Systém je možné nastavit tak, aby dodavatel musel potvrdit, že obdržel objednávku.

Také je možné požádat dodavatele, aby odeslali rozšířené oznámení o přepravě, aby bylo možné vědět, kdy mají být doručeny položky.

• Zakázky - Místo jedné objednávky s dodavatelem je možné vytvořit kontakt, u kterého dodavatel souhlasí s odesláním určitého množství položek během určitého časového období.

Také smlouvou může být smlouva o ceně, kde místo množství; kontakt je pro celkové množství zboží zakoupené za určité období.

• Dohoda o plánování - tato smlouva s dodavatelem znamená, že bude uzavřena smlouva o dodání zboží v plánovaných intervalech po určitou dobu.

Nákupní funkce společnosti SAP byla navržena tak, aby uživatelé mohli pomoci svým organizacím poskytovat zákazníkům zákazky, které zákazníci chtějí, když ti zákazníci chtějí tyto objednávky - a to dosáhnou tím, že vynaloží co nejméně prostředků na inventář.

Tento článek o nákupu SAP byl aktualizován společností Gary Marion, odborníkem na logistiku a dodavatelský řetězec.