Dokumentace důležitá dokumentace v oblasti lidských zdrojů

Dokumentace je písemná a uchovávaná evidence pracovních událostí. Dokumentace je tvořena vládními a zákonem pověřenými prvky, dokumenty vyžadovanými politikou a praxí společnosti, dokumenty navržené nejlepšími postupy v oblasti lidských zdrojů a formální a neformální vedení záznamů o pracovních událostech.

Dokumentace o záznamu o zaměstnání

Dokumentace je písemný záznam o činnostech zaměstnance, diskuzi, incidenty koučování výkonu, svědky porušování zásad, disciplinární opatření, pozitivní příspěvky, odměny a uznání, vyšetřování, nedodržení požadavků a cílů , hodnocení výkonu a další.

Dokumentace umožňuje zaměstnavateli nebo zaměstnance uchovat si písemný záznam o událostech a diskusích, ke kterým došlo kolem určité události. Dokumentace o pracovním poměru poskytuje písemný záznam, který může být nezbytný k podpoře takových kroků, jako je podpora zaměstnanců, zvýšení platů zaměstnanců a disciplinární opatření včetně ukončení pracovního poměru.

Dokumentace o zaměstnancích je obecně pozitivní i negativní, pokud je to nutné. Je věcná a ne soudná. Popisuje události, jelikož se nevyskytují názory a myšlenky pozorovatele o události. Dokumentace také popisuje činnosti, které byly podniknuty v pozoruhodných případech, jako je například poskytnutí formálního uznání zaměstnance nebo provedení disciplinárních opatření.

Nezapomeňte, že potřebujete vytvořit dokumentaci co nejblíže k případu, kdy nastane incident, aby byla dokumentace včasná, podrobná a přesná.

V právním řízení je dokumentace týkající se minulých výkonů zaměstnance často kritická k výsledku, který zaměstnavatel zažil z akce.

Cílem je představit si poctivý obraz výkonnosti zaměstnance, aniž by se soustředil pouze na negativní události.

Typy dokumentace

Politiky, postupy, příručka pro zaměstnance a plány vývoje výkonnosti jsou také formy dokumentace, které zaznamenávají očekávané chování zaměstnanců a požadavky pracoviště, aby udržely řádné a spravedlivé pracoviště, v němž zaměstnanci vědí, co se od nich očekává .

Dokumentace je také písemným záznamem prohlášení obviněného, ​​obviněného a svědků nepřátelských událostí na pracovišti, které zahrnují zneužití zaměstnance, jako je sexuální obtěžování.

Dokumentace může být formální a uchována v osobním spisu zaměstnance. Od zaměstnanců se očekává, že podepíší tuto dokumentaci, aby potvrdili, že obdrželi kopii a obsah přezkoumali. (Podpis neznamená souhlas s prohlášeními v dokumentaci.)

Tato dokumentace také zahrnuje takové trvalé záznamy, jako je podepsaná žádost o zaměstnání, písemné reference pracovního poměru, materiály týkající se žádosti, jako jsou životopisy a průvodní dopisy, a kontroly podkladů. Vedle zaměstnaneckého spisu je zachována také dokumentace, jako je formulář I-9, který ověřuje způsobilost zaměstnance pracovat v USA, stejně jako zdravotní záznamy, záznamy FMLA a tak dále.

Dokumentace může být také neformální, jako v záznamu manažera o jeho rozhovorech se zaměstnancem v průběhu roku. Je důležité, aby manažeři tuto dokumentaci uchovávali u všech svých členů, kteří podávají zprávy; žádný zaměstnanec by neměl být vyčleněn kvůli výkonu. (To by mohlo být považováno za diskriminaci k pozdějšímu datu.)

Použití dokumentace

Doporučuje se také dokumentace o kritických událostech, ať už pozitivních nebo negativních, aby vedoucí pracovníci zaznamenali výkonnost zaměstnanců po určitou dobu.

Dokumentace se v organizacích používá jiným způsobem. Ty mohou zahrnovat postupy, pracovní pokyny a pokyny k počítačovému softwaru, abychom jmenovali jen několik, ale pro účely funkce lidských zdrojů jsou to společné použití dokumentace. A to jsou pokyny, jak správně dokumentovat.

Vzorky dokumentace výkonu

Dokumentace o výkonu zaměstnance vám umožní disciplínu, ukončení nebo spravedlivou propagaci, odměňování a uznání zaměstnanců. Bez dokumentace je případ pro každou z těchto akcí obtížné a potenciálně riskantní pro zaměstnavatele.

Zaměstnavatel se musí vyhnout možným obviněním z diskriminačního zacházení se zaměstnanci.

Legalita stranou, dobří zaměstnavatelé chtějí vytvořit pracovní prostředí, které bude spravedlivé, konzistentní a bude podporovat cíle zaměstnanců a plány kariéry.

Toto prostředí je podporováno odbornou dokumentací manažera výkonnosti zaměstnanců - jak pochvalného chování, tak činností, které potřebují opravu nebo zlepšení. Dříve se podrobně diskutovalo, jak dokumentovat. Tyto vzorky poskytují další příklady příslušné dokumentace.

Vzorky dokumentace

Špatné:

Označení je zpravidla pozdě na práci. Mark chýlí příliš mnoho práce.

Vpravo:

1. dubna: Mark zavolal v nemocnici a vynechal 8 hodin práce.

4. dubna: Mark přišel do práce v 10 a. m. , dvě hodiny pozdě od jeho naplánovaného začátku.

6. dubna: Značka naplánovala jmenování lékaře a pak zůstal doma, aby byla instalována nová pec.

12. dubna: Mark volal v nemocnici a chyběl 8 hodin práce.

Mary je nespolehlivá. Sotva dělá to, co se zavázala.

Vpravo:

2. května: Mary slíbila, že návrh prvního návrhu bude k dnešnímu týdennímu zasedání k dispozici. Mary nepředložila návrh dokumentu podle očekávání. Říkala, že byla příliš zaneprázdněná a lidé, jejichž pomoc potřebovala, se jí s ní nedostali.

Správce odpověděl: Jakou pomoc jste potřebovali? Informace? Kdo se k tobě nedostal a co od nich potřeboval?

Carl a Michael potřebovali aktualizovat Mary o jejich pokroku.

Co vás dělá tak zaneprázdněným, že jste neměli čas na to, abyste se drželi svého závazku? Přijme příliš mnoho závazků s omezeným počtem hodin, než je splní.

Co mohu udělat, abych vám pomohl?

Kdy vytvoříte návrh dokumentu k přezkoumání?

Tyto vzorky poskytují přehled o tom, jak účinná dokumentace vypadá, než u nesprávně napsané dokumentace. Postupujte podle těchto pokynů, abyste efektivně a legálně dokumentovali politiky, výkony a události na pracovišti.

Upozornění: Vezměte prosím na vědomí, že informace poskytnuté, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaše místo. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.