Jak vybrat Informační technologie v oblasti lidských zdrojů

Informační technologie pro lidské zdroje (HRIS) jsou nezbytné pro to, aby společnosti spravovaly své plány výhod a informace o svých zaměstnancích. Technologie řízení přínosů již není příjemná, informací a peněz vynaložených na plány dávek, protože HR má omezené zdroje a neustále se měnící data.

Ale jak HR a ostatní vedoucí pracovníci vědí, že vybírají nejlepší HR informační technologii ke správě všech detailů a že vybrané řešení budou vydržet test času?

Následují klíčové otázky k dotazování a odpovědi v procesu výběru informačních technologií v oblasti lidských zdrojů.

• Jaký je stupeň flexibility a škálovatelnosti, který software pro informační technologie poskytuje? Profesionální personál by měl určit, zda software může importovat data z více tabulek aplikace Excel, databází a papírových dokumentů a úroveň, s jakou může propojit se všemi druhy dalších potřebných systémů a dat.
  Software by měl být schopen přijímat a filtrovat informace z více zdrojů. V ideálním případě by měl být tento proces také automatizován. Mnoho řešení online zápisu vyžaduje, aby data byla ručně manipulována dříve, než může jít na operátora, aby aktualizoval své systémy. Automatizace formátu aktualizace, plánu přenosu a způsobu doručování může pomoci odstranit problémy s fakturací a způsobilostí.
• Bude software schopen vyhovět firmám HR a bude mít prospěch z pravidel dopravců? Skutečně schopný vyhledávací engine vyhodnotí každou aktivitu zápisu a uplatní všechny potřebné kombinace pravidel, zpráv, výzvy a možností speciálně navržených tak, aby splňovaly přesné požadavky na způsobilost. Software by měl vyhovovat všem pravidlům způsobilosti, které mají společnost a dopravci.

• Bude HR informační technologie schopna růst a měřit s organizací? HR by měl posoudit schopnost technologie růst, protože společnost najme nové zaměstnance, kanceláře, změny výhod a pravidla. HR by se měl zeptat na prahové hodnoty pro každý z těchto prvků.
• Je software informačních technologií schopen se integrovat s jinými systémy? Mzdové a jiné funkce často sdílejí většinu stejných informací jako řízení přínosů. HR může získat vyšší efektivitu, pokud jsou data a další informace o zaměstnancích zadané do jednoho systému sdíleny s jiným systémem. Sledování náboru zaměstnanců je další potřebnou funkcí.

• Kdo je zodpovědný za implementaci nebo stavbu řešení? Jaká úroveň školení se týká? Některá řešení vyžadují, aby byl klient velmi zapojen do počáteční implementace, která může být ohromná pro již zaneprázdněné HR administrátory.
  HR by měl jasně pochopit úroveň odborné přípravy a odborných znalostí, které budou požadovány a očekávaný čas. Poskytnutí dotazů poskytovatelům řešení na toto téma může poskytnout nahlédnutí do jemných oblastí, které by se zpočátku mohly ukázat jako jednoduché, avšak zahrnují významné technologické znalosti. HR pak může určit specifické úkoly, které mohou být tak těžkopádné, aby realisticky bránily dokončení, což by potenciálně snížilo hodnotu informačních technologií a návratnost investic.
• Je-li výcvik zahrnut, je tam poplatek? Měly by být rovněž posouzeny náklady na školení, včetně časového odstupu a cestovních výdajů za cesty mimo místě. HR si musí být vědom všech tvrdých a mírných nákladů spojených s přijetím informačních technologií.
• Kdo bude vlastní údaje? Odpověď na tuto otázku by měla být organizace pro lidské zdroje. Společnosti by měly mít možnost dopravovat své údaje na jakéhokoli poskytovatele aplikačních služeb (ASP). Pokud jsou data uložena na vlastním serveru dopravce, může společnost někdy účtovat dodatečné poplatky, pokud změní dopravce.
• Jaké typy údržby a údržby jsou vyžadovány? Pokud je software nainstalován na pracovních stanicích nebo serverech společnosti, jsou často vyžadovány pravidelné aktualizace této technologie a mohou být těžkopádné pro plánování a správu. Aktualizace informačních technologií pro lidi se často provádějí automaticky se softwarem dostupným online prostřednictvím modelu SaaS (Application Service Provider - ASP) nebo softwaru jako služby (SaaS).
• Jaká bezpečnostní opatření jsou integrována do informačních technologií? Je-li software k dispozici online, pomocí modelu ASP nebo SaaS by měl poskytovatel poskytovat každodenní zálohy, záložní servery a přidané ochranné vrstvy. Měly by být zavedeny další systémy a postupy, které by zabránily ztrátě informací nebo přístupu neoprávněným osobám. HR, po konzultaci s ostatními vedoucími pracovníky, by měl mít výhradní pravomoc rozhodovat, komu bude umožněn přístup k informační technologii a do jaké míry.
• Budou zaměstnanci schopni zapsat se do plánů přínosů a změnit v reálném čase své osobní údaje a plánovat volby? Přístup zaměstnanců by měl být daný vzhledem k rozšířenému obecnému přístupu k počítačům.
  Většina zaměstnanců má doma přístup k internetu. Zaměstnanecká samoobsluha poskytuje obrovský potenciál pro úsporu času a peněz. Dobrý samoobslužný systém bude zaměstnancům řídit hladce zadáním informací o sobě a jejich závislých osobách.
  Systém by měl jasně prezentovat dostupné plány a umožnit zaměstnancům provádět výběr podle vlastního uvážení a zjednodušovat tyto akce v průběhu celého procesu s průvodci. Zaměstnanci by měli mít také možnost přidat závislé osoby a změnit informace podle potřeby 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, celoročně.

Jedná se o dodatečné otázky, které můžete zodpovědět při posuzování potřeb informačních technologií lidských zdrojů vaší organizace.

• Poskytuje technologie lidským zdrojům pravomoc rozhodnout, komu bude umožněn přístup a do jaké míry?Stejně jako v přístupu k zaměstnancům by technologie měla poskytnout HR konečné slovo. Osoba by měla mít pravomoc schválit všechna data dříve, než bude předána dopravcům, a měla by také stanovit, do jaké míry mají zaměstnanci a ostatní přístup.
• Jaké typy zpravodajských možností jsou k dispozici z informačních technologií? Technologie nahlašování by měla nabízet více pohledů a formátů (tabulkový procesor, PDF, HTML), velké vyhodnocení obrazu a schopnost rozvinout, aby zlepšila rozhodování. HR by měl mít možnost kdykoli posoudit zápisy do konkrétních plánů, mimořádné akce a změny v demografických informacích zaměstnanců ve vztahu k výhodám a dalším údajům o zaměstnancích.
• Poskytuje software specifické funkce, které HR pomáhají šetřit čas? V závislosti na vlastních potřebách oddělení by se HR mohlo chtít zeptat na schopnost technologie zpracovávat informace v dávkách, spravovat oznámení a vyúčtování politik COBRA, poskytovat nástroje pro automatické vyúčtování a porovnávání účtů a specifické přehledy.
• Poskytuje software specifické funkce, které HR pomáhají lépe komunikovat se zaměstnanci? Některé programy poskytují HR flexibilitu pro komunikaci se zaměstnanci na několika úrovních - prostřednictvím hromadného e-mailu, elektronických bulletinů a podle specifických filtrovacích kritérií (např. Umístění, oddělení, pojistné plány, status zápisu, stav odchodu do důchodu a další). HR informační systém. Mnoho komunikačních prostředků může dále automatizovat procesy a pomáhat HR lépe cílet zprávy.
• Poskytuje informační systém informačních technologií prostředky kontroly a vyvážení? Kromě toho, že umožňuje HR schvalovat transakce, mnoho systémů informačních technologií pro lidské zdroje poskytuje také možnosti, aby HR sloužil jako kontrolor při kontrole účtů operátorů, aby se ujistil, že souhlasí s daty v systému. To může:
  -zajistit přesnost faktur dopravce,
  - ušetřit čas a peníze,
  - podporovat včasné doručení zaměstnaneckých zápisů a
  - zajistit potvrzení o způsobilosti, když zaměstnanci půjdou o péči .
• Jak budou informace vyměňovány s dopravci? A kdo bude zodpovědný za tuto interakci? Integrace systému informačních technologií by měla být posouzena nejen počtem nosičů, s nimiž má software vztah, ale také druhem připojení, které umožňuje. Zajištění úspěšné interakce s nosiči pomocí softwaru pro správu přínosů vyžaduje mnoho kroků, včetně:
  - shromažďování počátečního sčítání dat výkonu;
  - nastavení počáteční integrace pro probíhající výměnu informací;
  - koordinující každodenní nebo týdenní interakci, aby se zajistilo, že data budou přijata a přesně použita;
  - prohlížení probíhajících aktualizací;
  - splnění požadavků dopravce na zápis je v souladu s regulátory; a
  - podporovat proaktivní vztah s každým dopravcem, aby se zlepšil vztah výměny dat.
  Vědět, kdo je zodpovědný za každý úkol, je nezbytný pro úplné pochopení nabídky produktu.Každý poskytovatel softwaru nabídne jinou úroveň integrace při poskytování některých úkolů uvedených výše. HR by se měl snažit spolupracovat s dodavateli, kteří prokazují silné, průběžné a bezproblémové vztahy s vybranými dopravci společnosti.
  Mnoho poskytovatelů umožňuje přenos obecného souboru ANSI 834, který může nebo nemusí být přijat dopravcem, faktor často ovlivněný velikostí skupiny. Manažeři by měli hledat poskytovatele, kteří nabízejí čisté, ověřené převody (zajištění způsobilosti transakce), přizpůsobené potřebám každého dopravce, aby se vyhnuly problémům. Měly by také hledat poskytovatele, kteří mají oddělení elektronické výměny dat (EDI), aby spolupracovaly s vlastním specifickým přenosovým jazykem dopravce.
• Jakou úroveň služeb zákazníkům poskytujeme? Existuje další poplatek za službu? HR by měl určit úroveň přístupu k poskytované pomoci a co představuje zákaznickou službu - online pomoc prostřednictvím databáze, online chatu, e-mailové podpory, rozhovorů se živou osobou nebo jejich kombinace. S ohledem na citlivost výhod a dalších informací o osobách by manažer měl očekávat odpověď na dotazy do 24 hodin od přímého kontaktu, který může pomoci.
• Jaké jsou náklady na systém informačních technologií v oblasti lidských zdrojů a vyvažují výhody? HR by měl zhodnotit celkové náklady na systém informačních technologií v oblasti lidských zdrojů, včetně všech ročních, měsíčních a jednorázových poplatků, vedle poskytovaných výhod. Mírně dražší systém může více než zaplatit za rozdíl s funkcemi, které zaměstnancům umožňují udržovat vlastní záznamy a nabízejí větší pohodlí, úsporu času a přesnost. Tyto faktory by měly být zváženy a zvažovány při výběru systému informačních technologií v oblasti lidských zdrojů.

Potřeba informačních systémů pro lidské zdroje se zvyšuje. Díky personálnímu personálu, který hledá řadu možností v systémech informačních technologií, je stále důležitější analyzovat a zvažovat všechny dostupné možnosti.

Výběr informačních systémů pro lidské zdroje by měl být považován za investici, která bude růst s potřebami oddělení a společnosti. Tyto otázky vás dovedou k příslušnému systému informačních technologií pro vaši společnost.