Jak řádně upravit položky finančního deníku

Dvěma způsoby zaznamenávání finančního obrazu podniku jsou hotovostní účetnictví a akruální účetnictví. Podniky, které používají hotovostní metodu, zaznamenávají výdaje a výnosy při zaplacení nebo přijetí peněz. Peněžní metoda je jednodušší ze dvou; funguje podobně jako osobní šeková knížka. Akruální metoda odpovídá příjmům a výdajům ve správném období pomocí záznamů v denících pro zaznamenávání určitých činností.

To poskytuje přesnější představu o tom, jak společnost provádí, ale je to také časově náročnější. Příprava a zveřejňování záznamů v denících je jednou z činností, které je třeba provést při použití metody akruálního rozúčtování. Pokud jsou zápisy v zápisu přehlédnuty nebo jsou nesprávně připraveny, může být přesnost účetní závěrky vážně ovlivněna.

Typy zápisů do deníku

Existuje mnoho různých situací, které mohou vyžadovat úpravu deníku. Nicméně většina může být zařazena do jedné ze šesti kategorií.
1. Výdaje na časově rozlišené výdaje, které jste vynaložili, ale za které jste nezaplatili. Příklady naběhlých výdajů zahrnují:

• Zboží nebo služby, které jste obdrželi, ale pro které dodavatel ještě nepředložil fakturu
• Účty za služby, jako jsou elektřina, telefon, internetové služby nebo voda
• platby
• mzdové listy, pokud zaměstnanci mají odpracované hodiny v jednom období, které nebudou placeny až do následujícího období

• Nevyřízené kredity, jako např. Prodejní úvěr za vrácené zboží

2. Odložené nebo předplacené náklady odrážejí náklady, které jste zaplatili, za které ještě nebyly doručeny. Například společnost může pojištění uhradit na svých vozidlech rok předem, nebo by mohla vyplatit čtvrtletní splátky na jejich budovu.

3. Úpravy inventáře jsou běžný typ deníku. Zpravidla se deníky vytvářejí tak, aby vyrovnaly prodané náklady s počtem jednotek prodaných během období. Většina společností zaznamenává všechny nákupy na účet zásob, který se objeví v rozvaze, a pak připraví zápis do deníku, aby přenesli náklady na jednotky skutečně prodávané v daném období na účet, který se objeví ve výkazu zisku a ztráty.
4. Neplacené transakce odrážejí činnosti, které nemají vliv na hotovost společnosti. Příklady těchto typů deníků zahrnují amortizace a odpisy, rezervy nastavené k zaznamenání poškozeného inventáře ve skladu nebo k rozdělení nákladů mezi místa nebo oddělení.
5. Příjmy příštích období nebo výnosy odrážejí transakce, za které jste dodali zboží nebo služby, ale neobdrželi jste platbu. Ve většině společností pohledávky odráží většinu této kategorie.Příjmy příštích období by však mohly zahrnovat i další položky, například úroky získané v jednom období, které banka nezveřejní až do následujícího období.
6. Výnosy příštích období odrážejí přijaté platby, u nichž nebylo dané dílo nebo zboží doručeno. Například zákazník může předem zaplatit vlastní zakázku, která bude trvat dva měsíce.

Potřeba upravit zápisy do deníku

Prvořadým účelem úpravy zápisů v denících je vyrovnat příjmy a výdaje v období, ve kterém došlo k jejich vzniku. Následující příklady mohou pomoci ukázat, jak tento princip shody může poskytovat přesnější účetní závěrky.
• Náklady jsou rozpoznány ve správném období. Předpokládejme, že společnost zakoupí pětiletou servisní smlouvu na pokrytí preventivní údržby svého topného systému. Smlouva stojí 5 000 dolarů, které dodavatel vyžaduje, aby společnost zaplatila předem. Za hotovostní metodu by společnost zaznamenala celých 5 000 USD za jedno období, náklady by byly nadhodnoceny a zisky by byly podhodnoceny. Podle metody časového rozlišení je každoročně zaúčtováno pouze 1 000 USD.
• Výnosy jsou vykázány ve správném období. Náklady na práci, materiály a režijní náklady, které zákazníkovi poskytují výrobek nebo službu, se přizpůsobují výnosům.

Pro ilustraci předpokládejme, že zákazník zaplatí 500, 000, 000 dolarů předem, aby společnost vyráběla produkt podle jeho specifikací. Trvání objednávky bude trvat dva roky. Společnost nakupuje potřebné materiály, platí své zaměstnance a pokrývá pomůcky, počítačovou podporu a další náklady. Za hotovostní metodu se zdálo, že společnost obdržela neočekávanou částku, když obdržela 500 000 dolarů, ale po dobu dvou let bude nadhodnocovat své výdaje, takže se zdá, že společnost nevydělává tolik, ani to, společnost ztrácí peníze.

Jak provést úpravu zápisu do deníku

Položky deníku vyžadují pochopení toho, jak fungují účetní systémy. Vždy budou mít dopad na nejméně dva účty a debety a kredity budou čisté na nulu. Následující vzorové deníkové záznamy mohou být užitečné.
1. Společnost obdrží zásilku kancelářských potřeb v poslední den účetního období, ale nedošlo k faktuře dodavatele. Podle objednávky by měla být faktura za 200 USD. Zápis do deníku bude účtovat částku 200 dolarů na účet kancelářských potřeb ve výši 200 dolarů a náklady na kreditní úhradu za 200 dolarů.
2. Zákazník provede nákup ve výši 500 USD a účtuje jí účet. Má 30 dní na vrácení platby. Zápis do deníku by ukazoval debet na pohledávku ve výši 500 USD a kredit na příjem ve výši 500 USD.
3. Po obdržení zásilky 10 000 položek a zaúčtování nákladů na 100 000 dolarů na účet zásob společnost prodala 1 000 položek během období. Zápisem do deníku by bylo odepsat účet prodaného nákladního zboží za hodnotu 1 000 položek, což je 10 000 USD a zaplatit účet zásob za 10 000 USD.
Jednou z oblastí, která často způsobuje zmatenost při přípravě zápisu do deníku, je skutečnost, že některé účty obvykle mají kreditní zůstatek a jiné mají obvykle debetní zůstatek. Typ účtu určuje jeho normální zůstatek.
• Aktiva mají obvykle debetní zůstatky. Aktiva zahrnují hotovost, pohledávky a zásoby.
• Podprojekty jsou kreditní zůstatek. Příklady protikladných aktiv jsou rezervy na odpisy zásob a opravné položky na pochybné pohledávky.
• Závazky mají obvykle úvěrové zůstatky. Závazky zahrnují časově rozlišené náklady a nezaplacené daně.
• Účty příjmů obvykle vykazují úvěrové zůstatky. Příjmové účty zahrnují tržby, úroky a jiné výnosy.
• Výdaje obvykle mají debetní zůstatky. Výdaje mohou zahrnovat prodej prodaného zboží, mzdy, provozní náklady a režijní náklady.

Chcete-li vytvořit záznam deníku, postupujte podle následujících kroků.

1. Zvažte, které účty mají být ovlivněny. Budou existovat minimálně dva účty, ale deník může obsahovat mnohem více.
2. Zvažte účel zápisu do deníku, abyste pomohli zjistit, které účty by měly být připsány a které by měly být odepsány. Například při načtení závazku musí být účet pasivem úvěr, takže musí být odepsán účet započtení nebo účty.
3. Připravte písemnou nebo zadanou položku pro dokumentování záznamu deníku. Ujistěte se, že celková výše všech debetů se rovná celkovému počtu kreditů.
4. Zadejte příspěvky v žurnálu podle potřeby. Záznamy v denících by měly být zveřejněny před uzavřením účetní závěrky za období nebo předkládáním finančních výkazů investorům nebo věřitelům, ale může být užitečné také před zveřejněním finančních rozhodnutí nebo závazků.
Úprava žurnálových zápisů může být docela složitá. Zpočátku se mohou objevit skličující pro ty, kteří nejsou v účetnictví. S praxí se však mnohem snadněji připravují a vyžadují méně času na dokončení.