Jak jste odděleni povinnosti s malým personálem?

Rozdělení účetních povinností je klíčem k udržení přesných knih a snížení rizika podvodů. Například zaměstnanec, který počítá platby v hotovosti, by také neměl být odpovědný za vedení hotovosti do banky.

V menší společnosti bez obrovského účetního oddělení je oddělovací povinnost jednodušší, než aby bylo provedeno. Ve skutečnosti jedním z největších rizik pro malé podniky je nedostatečné oddělení klíčových povinností, což zvyšuje pravděpodobnost rizika a vystavení se špatným účetním postupům.

Ať už máte oprávněné riziko k nápravě vašich procesů, nebo jednoduše chcete upravit strukturu Vaší společnosti, abyste předešli případným možným problémům v budoucnu, uvádíme několik nápadů, které vám pomohou rozdělit odpovědnost i tehdy, nemají k dispozici mnoho zaměstnanců.

Vyžadovat pravidelné pobyty

Mnoho podvodů bylo odhaleno, když účetní bere svou první dovolenou v letech nebo je manažer nucen vzít nemocný den, který rozbíjí dlouhý rekord dokonalé docházky. V těchto situacích se nahrazení pokusí provést přiřazené denní úlohy, ale zjistí, že čísla jsou vypnuta. Když vedení vyšetřuje, zjistí, že jejich dokonalý zaměstnanec vždy přišel pracovat, aby někdo jiný zjistil podvod.

Problémem je, že zaměstnanci, kteří vždy přijíždějí do zaměstnání, jsou často považováni za nejcennější a důvěryhodné zaměstnance. To jim dává příležitost využít jejich nezávislost a nedostatek toho, kdo kontroluje jejich práci.

Nedovolte, aby žádný zaměstnanec chodil měsíce nebo roky bez skutečné dovolené. Dobrý zaměstnanec si zaslouží přestávku a potřebujete šanci zachytit špatnou. Ve skutečnosti to považujte za červenou vlajku, pokud zaměstnanec nikdy nezmešká den práce bez ohledu na to, jak nemocný nebo jak potřebuje dovolenou on nebo ona by mohla být.

Otočení zaměstnanců z jiných míst nebo směn

Mnoho podniků orientovaných na spotřebitele má v daném okamžiku pouze jeden nebo dva zaměstnance.

Když je někdo sám, může cítit větší pokušení ukrást a méně se obávat, že ho chytit.

Stejně jako při přijímání prázdnin, chcete zaměstnanci střídat. Většinou je můžete držet na svých oblíbených místech, ale příležitostně je můžete pracovat v různých obchodech nebo v různých směnách. Tímto způsobem můžete hledat trendy, jako jsou příjmy z peněz, které vždy klesají, když určitý zaměstnanec pracuje se specifickým posunem versus jiní, kteří pracují se stejnou směnou.

Odeslání úloh v oblasti účetnictví

Na jednom místě nemusíte provádět všechny účty. Namísto toho, aby se vaši zaměstnanci nebo manažerové v přední linii snažili dělat všechno, můžete poslat úkoly.

• Zaměstnanci v každém obchodě mohou zadávat údaje o prodeji a další surové účetní údaje.
• Vedoucí pracovník ve vaší největší lokalitě může převzít odpovědnost za povolování úprav účtů zákazníků.
• Účetní v ústředně může sladit vaše účty a připravit vaši účetní závěrku.

Pokud nemáte více míst nebo více kvalifikovaných zaměstnanců, je to v pořádku. Outsourced účetní služby vám mohou pomoci vyplnit mezery.

Vytvořte jasné zásady a postupy

Zatímco mnoho lidí se rozhoduje pracovat pro malé a rostoucí podniky, protože nemají byrokracii velkých korporací, definování politik a postupů je důležité v každé velikosti.

Pamatujte si, že chyby se dějí mnohem častěji než nepoctivost.

Pokud má někdo úlohu samostatně vystupovat s malým návodem, jak to udělat, může to udělat tak, že to výrazně zvýší jeho šance na nákladnou chybu. Pokud dáte někomu jasný proces, který budete sledovat, a vysvětlíte, že chcete, aby se tak stalo, abyste snížili riziko chyb, pravděpodobně to udělá přesně tak, jak jste ho požádali.

To je zvláště důležité pro zaměstnance, kteří mají vysokou míru autonomie a nemají manažeři, kteří vždy kontrolují svou práci. Na druhou stranu, i když rozdělíte úkoly a řeknete zaměstnancům, jak je provádět, ujistěte se, že je jasné, že se mohou k vám kdykoli obrátit s asistencí nebo pokyny.