To, co projektový manažer ví o přípravě práce

Projektový manažer je stále více jednou z nejdůležitějších rolí dnešního světa iniciativy plného skupinové práce. Koneckonců, projekty jsou všude v našich organizacích.

Podle definice je projekt veškerou práci, kterou děláme jednou; je dočasná a jedinečná. Vyvíjíme nové produkty v projektech. Implementujeme nové softwarové programy, jako je například plánování podnikových zdrojů pro podniky nebo náš software pro správu vztahů se zákazníky prostřednictvím projektových týmů.

Dokonce i práce inovace a strategie rozvoje a realizace probíhá ve formě projektů.

Jedinci, kteří hrají roli projektového manažera v našich organizacích, jsou nezbytní pro přežití a úspěch naší firmy. Umožňují, koordinují a řídí práci a dělají to tím, že používají jak vědu, tak umění.

Zkušení projektoví manažeři jsou obeznámeni s tím, že pomáhají skupinám přijímat složité nápady - specifikace produktů nebo požadavky zákazníků a rozbít nápady do strávitelných kusů práce. Koordinují zdroje a tok práce; řídí a podávají zprávy o rozpočtu a je důležité, že vedou a řídí členy týmu prostřednictvím náročných rozhodnutí a náročných problémů.

Nejlepší projektoví manažeři jsou neocenitelné zdroje produktivity a poučení, které se naučí, a dovednosti, které kultivují, jsou pro nás všechny snadno použitelné v našich "nedostatečných hodinách v průběhu dne".

devět lekcí o produktivity ze světa projektového řízení:

1. Čas strávený plánováním vyplácí dividendy. V našem rychle se rozvíjejícím světě máme zřetelnou tendenci zahákat se do iniciativ, aniž bychom si uvědomili a naplánovali čas. Váš projektový manažer chápe, že čas investovaný do předběžného plánování vyplácí družstvu časově úsporám ve formě snížení odpadů a přepracování v budoucnu.

V mém kurzech MBA v oblasti řízení projektů je tento bod opakovaně opakovaně studenti, popisující jejich nově nalezenou perspektivu výhod plynoucích z rozsáhlého upřesnění času a plánování. Jak jsem se už dávno dozvěděl od svého otce, když pracoval na projektech zdokonalování domácnosti, "změřte dvakrát, řezte jednou. "

2. Jasná charta je neocenitelná. Dokument o charterové smlouvě v řízení projektů je skutečně oznámení o narození nové iniciativy. Popisuje účel projektu a klíčové parametry časování. Identifikuje klíčové role, mezi které patří: zákazník, projektový manažer, sponzor projektu a hlavní členové týmu. Rozšířené verze charty mohou obsahovat seznam klíčových zainteresovaných stran a další očekávání projektu. Dokument je sdílen v celé organizaci, takže každý rozumí významu této iniciativy a zúčastněných osob.To minimalizuje churn a zmatek a položí základy pro rozsáhlou spolupráci.

Koncept charty můžete přijmout ke každé činnosti ve vašem týmu jako prostředku pro informování všech a posílení odpovědných členů týmu. Udržujte je jednoduché a připravte stručné oznámení, v němž bude uvedena iniciativa.

Vysvětlete účel, identifikujte klíčové účastníky a požádejte o podporu každého. Váš tým ocení vaše sdílení informací.

3. Zjistěte, kdo se touto iniciativou dotýká a zapojte je! Zkušení projektoví manažeři chápou, jak důležité je identifikovat a zapojit všechny zúčastněné strany (zainteresované strany), které ovlivňují iniciativu. Neinformovaný účastník pravděpodobně bude nespolupracující jednotlivec. Chcete-li pomoci identifikovat zúčastněné strany, vytvořte obrázek nebo mapu, na které budou všichni ovlivněni nebo zapojeni do vašeho projektu. To zahrnuje manažeři poskytující zdroje, oddělení, které budou muset změnit procesy z vaší iniciativy a samozřejmě i od vašich zákazníků. Správné, včasné a konzistentní zapojení zúčastněných stran snižuje záměny, zlepšuje spolupráci a urychluje řešení problémů.

Použijte lekce projektových manažerů pro řízení zainteresovaných stran s vlastními programy a aktivitami. Nakreslete schéma jednotlivců dotčených iniciativou a setkajte se s nimi, abyste získali jejich podporu a vstup. Ujistěte se, že je řádně zapojujete do komunikační smyčky, jak je uvedeno v devět níže.

4. Týmy se díky koučování rychleji produkují. Projektoví manažeři jsou schopni vytvářet produktivní týmy pro dočasné a jedinečné iniciativy, často s jednotlivci, kteří nikdy nespolupracovali. Porozumějí výzvám shromáždění skupiny a přesunutí je z fáze formace do fáze výcviku a vedou své týmy prostřednictvím těchto výzev. Zvláštní důraz kladou na to, aby všichni pomáhali porozumět jejich roli a rozvíjeli standardy pro diskusi, diskusi a rozhodování. Nabízejí dostatečnou zpětnou vazbu členům týmu a podporují kulturu odpovědnosti za výkon.

Ať už jste vedoucím úkolem, nebo sestavujete pracovní skupinu pro řešení nové iniciativy, nepředpokládejte, že váš tým se rychle stane produktivním jen proto, že jste vydali chartu a zmocnili jste ji, abyste tuto práci provedli. Ve skutečnosti se skupiny formují rychleji a naučí se provádět, když jsou vedeni a vedeni.

5. Práce hodnocení rizik se nikdy nezastaví. Nejlepší projektoví manažeři chápou, že veškerá jejich práce se týká řízení rizik. Ve všech fázích projektu jsou neúnavní ve spolupráci se svým týmem, aby zjistili potenciální rizika a vypracovali strategie pro zmírnění nebo vyloučení rizik.

Začleňte do vaší práce identifikaci rizik a techniky posuzování rizik. Ujistěte se, že identifikujete osoby odpovědné za identifikaci rizik a vypracujte plán zmírnění největších obav. Ať už pracujete na prodeji, zákaznické podpoře nebo operacích, plánování rizik a aktivní řízení rizik ušetříte bolest hlavy, čas a peníze.

6. Jeden přístup nebo nástroj nesedí všem. Od agilních postupů až po kritické cesty nebo techniky řízení projektů kritického řetězce správný přístup závisí na řadě faktorů, včetně: povahy projektu; zkušenosti a vzdělávání členů týmu o různých přístupech a přístupu k podpůrným zdrojům. Velcí projektoví manažeři vybírají přístup, který věří, že nejlépe mapují situaci a prostředí.

Jako manažeři se často setkáváme s tím, že se blížíme k práci našich týmů. Ve skutečnosti existuje mnoho cest k řešení každého problému. Procesy mohou být racionalizovány, mohou být přijaty nové přístupy nebo nové technologie. Buďte flexibilní a povzbuzujte své členy týmu k tomu, aby identifikovali různé přístupy k jejich práci a řešení problémů. Dejte jim autonomii, aby přijali přístup, který považují za nejvhodnější.

7. Změna se děje, ale musí se jí podařit vyhnout se chaosu. Každý zkušený projektový manažer chápe, že změna je při daném projektu nevyhnutelná. Místo toho, aby odolávali změnám, vyvíjejí procesy a nástroje k vyhodnocování, rozhodování a sdělování změn v předchozích plánech.

Nekontrolovaná změna předchozích plánů vyvolává chaos a zmatek. Přijměte postupy správce projektu a vytvořte a sdílejte proces správy změn, který umožňuje lidem navrhnout nápady, získat souhlas a poté sdělit změny.

8. Vedení je tvůrcem rozdílů ve výkonnosti projektového týmu . Nejsilnější projektoví manažeři nosí více klobouků a roli vůdce je možná nejdůležitější ze všech. Chápou, že jsou zodpovědní za poskytnutí jasné vize, nastavení směru a formování a rámování prostředí nezbytného pro úspěch týmu. Zajišťují, aby byly zavedeny a prosazovány jasné hodnoty výkonnosti a odpovědnosti a používají koučovací dovednosti k vedení průběžného učení a zlepšování.

Je snadné se dostat do nekonečného toku úkolů před vámi a vaším týmem. Nezapomeňte, že váš tým potřebuje, abyste vedli, ne pro ně pracovat. Ujistěte se, že každý den přistupujete jako příležitost k podpoře, vedení a koučování.

9. Komunikujte pouze s pravým objemem a frekvencí . Pokud jde o informování o stavu iniciativy, efektivní projektoví manažeři chápou potřebu přizpůsobit se potřebám klíčových zúčastněných stran. Generální ředitel si nepřeje úroveň podrobností požadovanou manažerem kvality. Vzdálený účastník nepotřebuje denní aktualizace.

Pracujte s cílem posoudit skutečné potřeby vašich diváků s ohledem na podrobnosti a frekvenci informací a odpovídajícím způsobem upravit vaše aktualizace. Vytváříte dobrou vůli a minimalizujete čas strávený generováním zpráv a aktualizací, které nikdo nečte nebo nepotřebuje.

Dolní řádek pro nyní:

Existuje více než několik skvělých lekcí o produktivitě, řízení a vedení, aby se učili skvělí projektoví manažeři. Učte si lekce moudře a vylepšíte svou osobní a týmovou produktivitu a výkon.