Plánování událostí

Balancování rozpočtu událostí je jedním z hlavních problémů, s nimiž se plánovači potýkají, a kořen většiny problémů s penězi lze vysledovat v počátečních fázích diskuse. Vždy je nejlepší začít projektovat událost kolem množství dostupných finančních zdrojů, nikoliv naopak. Níže uvedené informace vám pomohou odhadnout náklady a určit oblasti, kde je můžete oříznout.

Náklady na plánování událostí

Náklady mohou pocházet z široké škály zdrojů, jakmile přemýšlíte o všech součástech spojených se zavedením funkce.

Nejzřejmějšími jsou výdaje na stravování a pronájem, ale seznam pouze roste odtud. Věc je, že výhled na jednu kategorii výdajů může mít katastrofální dopad na výdaje na osobu. Klikněte zde pro komplexní seznam výdajů na události.

Otázky k dotazování vašich klientů

Jako plánovač událostí je vaší úlohou poskytovat odbornou pomoc při koordinaci a finančním řízení události. Mějte na paměti, že vaši klienti snoudí o dokonalosti, a to může snadno zamlžovat svůj názor na to, co je daňově možné. Doba překlenutí propasti mezi jejich rozpočtem a očekáváním je hned od počátku. Často je to tak jednoduché, jako při zadávání správných otázek a při sestavování rozpočtu během prvního setkání. Klikněte zde pro seznam otázek, které si můžete položit.

Vytvořte rozpočet základního eventu

Jakmile máte představu o události a odhad, kolik peněz máte k dispozici, je konečně čas strukturovat rozpočet.

Důležitým krokem zde je informování vašich klientů, že rozpočty na události jsou "pracovními návrhy", které se pravděpodobně změní, když se objeví více detailů. Nezapomeňte, že málo klientů má zkušenosti s náklady a poplatky spojené s fluktuacemi docházky, takže je nejlépe vybudovat vyrovnávací zónu o 10%, aby nedošlo k vyčerpání finančních prostředků.

Další tipy na vytvoření základního rozpočtu naleznete zde.

Poplatky plánovače událostí

Samozřejmě musíte započítat své plánovací poplatky do rozpočtu a to může být pro některé někoho příjemné. Plánovač událostí má několik způsobů účtování za své služby, od přímých poplatků až po procentní provize. Nakonec jde o nalezení média, na kterém se obě strany mohou dohodnout. Ujistěte se, že struktura poplatků je uvedena ve smlouvě a zahrnout ji jako náklad do všech návrhů rozpočtu. Kliknutím sem můžete zkontrolovat standardní struktury poplatků pro plánovače událostí.

Oříznutí nákladů na události

Zřídka budete pracovat na události, která má neomezený rozpočet. Více než pravděpodobné, že dosáhnete bodu plánovacího procesu, kdy je třeba rozhodovat o snížení nákladů. To je místo, kde může zkušený plánovač událostí skutečně svými potřebami pomáhat svým klientům.Cílem je zjistit, které možnosti mají hosté největší dojem. Například, měli byste trávit méně na centerpieces, aby se zachoval gurmánský dezert? V některých případech může plánovač projít náklady a znovu vyjednat nebo snížit v oblastech, kde si hosté nikdy nevšimnou. Klepnutím sem můžete šest oblastí zaměřit na úspory nákladů.

Ovládání audio / vizuálních nákladů

Osvětlení a zvuková zařízení mají velký vliv na prezentaci vaší události, ale mají také velký dopad na rozpočet.

Když se podíváte na další náklady na A / V, jako jsou projektory, přístup k internetu a video služby, netrvá dlouho, než se tato kategorie stane jednou z největších čísel v rozpočtu. Klikněte zde pro způsoby, jak zabránit nadměrnému vynakládání vašich potřeb A / V.

Hledání marketingových možností s nízkou cenou online

Marketing je další výdaj, který může růst exponenciálně, pokud nemáte výsledky okamžitě. Úlovkem je samozřejmě, že pokud nebudete účinně obchodovat, nebude dostatek účastníků na podporu nákladů na tuto událost. To je důvod, proč má smysl využívat co nejvíce volných nebo levných možností k šíření počátečního slova o nadcházející příležitosti. Naštěstí má internet spoustu možností, které můžete zvážit. Klikněte zde pro šest cenově výhodných nápadů.

Plánování velké svatby na malém rozpočtu

Svatby jsou předním příkladem událostí, kdy rozpočty mohou být zpochybněny výdaji.

Za každou svatbou je rodina skutečných lidí, kteří mají jiné finanční povinnosti, než je třeba rozmýšlet, než si ve svém velkém dni stráví bohatě. Většina svatebních koordinátorů to chápe, ale ti nejlepší vědí, jak maximalizovat každý dolar svatebního rozpočtu. Ačkoli plánovače firemních akcí pracují v jiném prostředí než plánovače svateb, je toho hodně co se dozvědět o tom, jak svatební profesionálové řídí své rozpočty. Podívejte se na tyto tipy pro změnu malého rozpočtu na velkou svatbu.