8 Kroků Před vydáním firemních kreditních karet zaměstnanců

Podnik musí nakupovat nebo provádět údržbu. Vzhledem k těmto výdajům je často vhodné zvážit vystavování firemních kreditních karet vybraným zaměstnancům.

Vydáním těchto karet zaměstnancům se rozumí, že mohou provádět určité transakce jménem podniku a později podávat všechny příjmy hlavnímu finančnímu manažerovi na konci každého měsíce. Jako společnost, místo vydání peněžních záloh pro každého zaměstnance, korporátní kreditní karty se ukáží být nejlepší volbou, protože nebudete zapojeni do potíží rozdávat hotovost.

Před vydáním firemních karet však musíte provést bezpečnostní opatření. Bez toho, aby někteří zaměstnanci zneužili obchodní prostředky. Riziko neoprávněného nákupu se zvyšuje, jestliže jsou kreditní karty v rukou a neexistují žádná ochranná opatření. Za účelem kontroly tohoto rizika pomohou následující zásady:

Na začátku nastavte očekávání

Při vydávání karet je vhodné nastavit a informovat všechny zaměstnance o tom, co se od nich očekává, pokud jde o používání karty. Musíte vytvořit politiku, která jasně vysvětluje odpovědnost držitele karty, druh výdajů, které by karty měly být používány, a druh dokladů, které byste měli předložit za každý výdaj.

Jedná se o jeden z klíčových věcí, které by každá společnost měla zavést, aby omezila způsob, jakým karta používá držitel karty. Bez vašeho podnikání vzniknou dodatečné náklady, které nikdy nebyly zahrnuty do rozpočtu, což z dlouhodobého hlediska zvyšuje náklady na provozování podniku.

Ujistěte se, že pravidla karty jsou správně pochopena

Jak víme, většina zaměstnanců nemá kulturu čtení. To znamená, že pokud jen vyčistíte zaměstnanecké firemní karty s právním vylepšením pravidel, aniž byste je převzali o tom, jak či co se očekává v souvislosti s používáním karet, to nepomůže, protože mnozí z nich mohou používat kartu bez přečtení pravidel.

Chcete-li předejít výše uvedenému scénáři, je dobré uspořádat schůzku se zaměstnanci a provést je prostřednictvím těchto zásad. Poté, co je to hotovo, bylo by dobré, kdyby uznali pochopení politiky v písemné podobě. To znamená, že v případě, že zaměstnanec jede proti tomu, co stanoví politika, musí být přijata vhodná opatření.

Buďte spokojeni s výdaji

Občas většina zaměstnanců má tendenci jít proti pravidlům a nakonec vynakládá více než to, co je uvedeno v politice. S tímto ve vaší mysli, je dobré držet blízké karty na používání podnikových kreditních karet. Vedoucí finančního úředníka by měl v každém oddělení informovat orgány dohledu, že budou mít odpovědnost za dohled nad zaměstnanci s kartami v tomto oddělení.

Tímto způsobem se minimalizuje zneužití karet ze strany zaměstnanců. Když zaměstnanec ví, že existuje výdaje na monitorování kartou, bude se obávat, že se zapojí do jakýchkoli neuzavřených nákupů, které nejsou uvedeny v zásadách.

Mějte ochranné opatření na místě

Peníze jsou ekonomický zdroj, a proto jsou velmi vzácné. To znamená, že když zaměstnanec zneužije své oprávnění k používání karty, břemeno je okamžitě převedeno z podniku na společnost. S tímto vědomím je v pořádku, abyste stanovili limity výdajů na každou kartu.

Osoby na manažerských pozicích by mohly dostat vyšší limity ve srovnání s nižšími. Toto opatření má snížit riziko neoprávněných transakcí. Stanovený limit výdajů by nikdy neměl být překonán a měl by být uveden v politice. Pokud někteří zaměstnanci překročí tento limit, musí být dodatečná částka odečtena na jejich mzdách plus peněžitou pokutu.

Vždy provádějte výroční přehled

Program kreditních karet společnosti musí být každoročně revidován. Důvodem je, že někteří zaměstnanci se mohli přestěhovat z jednoho oddělení do druhého a protože každé oddělení má specifický výdajový limit, je potřeba provést každoroční přezkum programu.

Také umožňuje vedoucím oddělení vydávat nové výdajové limity v souladu s povinnostmi každého zaměstnance. Pokud zaměstnanec pracuje v oddělení, které již nepotřebuje podnikovou kreditní kartu, může být z programu odebrán.

Zvyšte efektivitu tím, že děláte Ups

Je dobré, abyste měli někdo, kdo není součástí vaší společnosti, ani držitel karty, provádět shrnutí transakcí jménem společnosti a předávat je na konci každý měsíc. Hlavním účelem této jmenované osoby bude uvést jména zaměstnanců, kteří neposkytli včasné vysvětlení a výpovědi o použití karty.

Jedná se o jednoduchý způsob, jak můžete sledovat, které zaměstnance dodržují zásady karty a které nejsou. Po uplynutí určitého časového období byste se mohli rozhodnout, že na těch trvalých držitelích karet, které vždy proti pravidlům odmítají, odhodí karty od nich dočasně nebo dokonce trvale.

Vyhodnoťte mimořádné události

Nezapomeňte, že zaměstnanec vydaná firemní karta by měla být použita pouze u určitých položek, které jsou pro firmu užitečné, a nikdy by neměly být používány při nákupu osobních předmětů, ledaže byste byli nuceni. Proto je třeba sledovat všechny výdaje, které každý zaměstnanec na kartě používá na konci každého měsíce.

Pokud jeden nebo více zaměstnanců použije kartu na osobní předměty, mělo by být provedeno důkladné posouzení, zda se jedná o nouzové situace nebo ne. Pokud by to nebylo naléhavý případ, pak by měla být přijata disciplinární opatření proti držiteli karty. Naopak, pokud by to bylo v důsledku nouze, vzniklé náklady budou muset být odečteny z platu držitele karty bez jakéhokoli disciplinárního opatření proti nim.

Rozdělit riziko

Pravidla vaší firemní karty by měla zajistit, aby uživatel zaměstnanců byl osobně zodpovědný za všechny zůstatky kreditních karet na vlastní riziko.S takovouto politikou bude společnost potřebovat pouze náhradu finančních prostředků jednotlivým držitelům karet podle výše schválených výdajů. To je to, o čem se říkáme jako sdílení rizika mezi společností a zaměstnanci. To je dobrý způsob, jak se vypořádat se zaměstnanci, kteří mají tendenci nakupovat své osobní věci pomocí karty, protože jim bude poskytnuta pouze částka, která odpovídá pouze schváleným výdajům.