Naučit funkci projektové rady

Má váš projekt projektovou radu? Můžete jej také nazývat řídící skupinou nebo řídícím výborem. Tento článek vymezuje úlohy a odpovědnost této důležité funkce správy.

Začněme tím, že projektová rada je důležitou součástí organizační struktury každého projektu. pokud nemáte jeden, měli byste si s vaším vedoucím promluvit o tom, že si jednu z nich vyberete.

Projektovou radu předsedá sponzor projektu a bude obvykle zahrnovat řadu dalších významných zainteresovaných stran i projektového manažera.

V představenstvu jsou obvykle tři až pět lidí. Jsou to všichni klíčové zainteresované strany projektu a lidé, kteří mají možnost dělat věci pro projekt.

Bottom line: je to skupina lidí, kteří se setkávají, aby pomohli dohlížet na projekt a udržet krok vpřed správným směrem.

Projektové desky jsou nastaveny na začátku životního cyklu projektu a fungují po celý projekt až do jeho uzavření. Podívejme se na čtyři klíčové role projektové rady.

1. Projektová rada poskytuje řízení

Nejprve projektová rada poskytuje kritické řízení. Zajišťují dodržování zásad na firemní úrovni a na úrovni portfolia nebo programu. Poskytují dohled nad tím, co projektový tým provádí. Spolu se sponzorem projektu jsou zodpovědní za úspěšné doručení projektu a tato role řízení zajišťuje, že projektový tým jedná způsobem, který je etický a v rámci hranic přijatelných pro společnost.

Dělají to tím, že dotazují správce projektu a poskytují pomoc a podporu.

2. Projektová rada poskytuje směřování

Často se přijímá rozhodnutí o projektu a některé z nich nespadají do kompetence vedoucího projektu. Pokud projektový manažer nemůže přijmout rozhodnutí a je to něco, o čem by se mělo diskutovat s více zainteresovanými stranami než jen se sponzorem, půjde to na projektovou radu.

Jejich úlohou je udržovat projekt na hřišti tím, že mu poskytne vhodné vedení. Přispívají k nastavení vize na začátku projektu a udržují projekt v celém svém průběhu.

3. Projektová rada rozhoduje

Projektová rada je primárně rozhodovací orgán. Jejich úlohou je činit rozhodnutí, která udržují projekt v pohybu tím, že odblokují problémy a pomáhají projektovému manažerovi vidět jasnou cestu k úspěšnému dokončení.

Projektový manažer předloží doporučení projektovému výboru. To by mohlo zahrnovat doporučení pro řešení:

• Rizika, jako je zmírnění hodlá řešit potenciální problémy
• Problémy
• zdrojů pro problémy, jako nemít členů správný tým k dispozici
• Plán zdržení
• překročení rozpočtu.

Projektová rada nemusí nutně jednat podle doporučení manažera projektu. Jako skupina mohou přijít s jinými návrhy na cestu kupředu a často to dělají. To je často proto, že mají větší obrázek, firemní pohled na životní prostředí projektu než projektový manažer, takže jsou schopni vidět alternativní trasy a zvolit ten nejlepší v té době.

4. Rada projektů schvaluje výdaje

Nakonec projektová rada schválí celkový rozpočet.

Každá nákupní objednávka nebo rozpočtová položka je obvykle spravována manažerem projektu: nemusíte jít do své projektové rady, abyste dostali každou fakturu odškrtnutou za platbu.

Projektová rada však má na úrovni projektu v první řadě hrát při prvním schválení způsobu, jakým utratíte peníze (vaše rozpočtové plány) a poté sledovat průběžné výdaje, abyste zajistili, že projekt bude na správné cestě.

Budete také muset čerpat z projektové rady, když se zdá, že potřebujete vynaložit rezervní fondy nebo rezervy na řízení. Mohou povolit překročení výdajů a pomoci projektovým týmům přistupovat k dodatečným finančním prostředkům tam, kde to lze odůvodnit.

Celkově projektová rada poskytuje projektovému týmu zásadní funkci řízení a řízení. Jejich vedení a rady pomáhají projektovému manažerovi řídit projekt správným směrem a jsou perfektně umístěny, aby mohli vstoupit a pomoci, pokud se něco začne mýlat.