10 Tipů pro komunikaci o výhodách Otevření registrace

Každoročně otevřené zápisy umožňují zaměstnavatelům nabízet skupinovým přínosům svým zaměstnancům na krátkou dobu, obvykle kolem 30 až 45 dní. V tomto kritickém okně musí být zaměstnanci informováni o zaměstnaneckých výhodách, na které se mohou přihlásit, kdy to udělat a kam se zaregistrovat. Bohužel, mnoho týmů pro lidské zdroje se snaží oznamovat zaměstnancům potřebné informace, takže se mohou vytratit.

E-mail může být výkonným komunikačním nástrojem pro vzdělávání zaměstnanců během otevřených termínů zápisu, když je používán správně. Protože je to široce přijatelné a dostupné jako komunikační nástroj, může to být dobrý způsob, jak oslovit všechny zaměstnance. Zjistěte 10 odborných tipů pro informování o výhodách při otevřeném zápisu, aby měli zaměstnanci v letošním roce plnou výhodu svých skupinových výhod.

Tip č. 1 - Plánujete-li si sdělovat výhody před, během a po otevření registrace

měsíců před datem otevřeného zápisu, je důležité mít pevný komunikační plán pro doručení relevantního informace zaměstnancům před zápisem, při aktivní registraci a po zápisu do zápisu. Může se jednat o řadu e-mailů, které povzbuzují zaměstnance, aby podnikli konkrétní akce, s odkazy na místo zápisu a informace o výhodách.

Tip č. 2 - Přiřazení hlavního zástupce pro komunikační výhody

Odpovědnost je důležitá při otevřeném zápisu, protože zaměstnanci budou během této doby mít nespočet otázek.

Nezapomeňte přiřadit alespoň jednu osobu, která bude sloužit jako kontaktní místo pro všechny příchozí e-maily od zaměstnanců, kteří mají otázky a obavy. Mělo by to být někdo velmi dobře obeznámený s detaily plánu, sazeb a termínů.

Tip č. 3 - Použijte interní systém pro shromažďování informací o užitečnosti a analýze

Zajišťuje vaše společnost aktivně sledování registrací, dílčích registrací a dalších aspektů procesu zápisu?

Pokud tomu tak není, pak interní systém může být užitečný pro to, aby jste zůstali na vrcholu řízení zápisu v celé organizaci. Použijte bezplatný e-mailový server, jako je Outlook, pro nastavení e-mailových upozornění na změny dat.

Tip č. 4 - Vytvoření série zpráv o týdenních dotykových bodech se zaměstnanci

Otevřená registrace může být jednodušší a produktivnější, pokud mezi týmem a zaměstnanci dochází k neustálé výměně informací. Jako součást vaší e-mailové komunikační strategie vytvořte řadu zpráv, které hovoří o tématech zdraví a wellness, charakteristikách programů přínosů a dalších souvisejících záležitostech. Pošlete v týdenních e-mailových dotykových bodech všem.

Tip č. 5 - Dávejte manažerům týdenní přehled úsilí o zaplacení příspěvků

Je vždy dobré, abyste získali plný nákup od manažerů během úsilí o zaplacení příspěvků.Proč? Manažeři mohou zaměstnancům pomoci upřednostňovat zapsání se do jejich přínosů pro nadcházející plánovací rok a mohou sdílet, jak přínosy podporují cíle zaměstnanců. Použijte kampaň zaměřenou na e-mail pro manažery během období OE, abyste je drželi krok s důležitými úlohami a daty.

Tip č. 6 - Využijte výhody e-mailů zábavy

Otevřená doba registrace nemusí být stresující. Ve skutečnosti to může být příležitost trochu pobavit.

Rozvíjejte e-maily, které obsahují zábavné hry, jako jsou trivia otázky, zajímavé fakty o společnosti a bezplatné zdravé občerstvení.

Tip č. 7 - Zajistěte správnou gramatiku a pravopis v e-mailech

Před odesláním e-mailů s výhodami se ujistěte, že gramatika a pravopis jsou důkladně zkontrolovány. Tím se zajistí, aby žádné známky nedošlo ke čtenářům a že e-maily mají smysl. Typos může zaměnit zaměstnance a vypadají neprofesionálně.

Tip č. 8 - Použijte standardní šablonu e-mailu a vynechte kód HTML

Při vytváření e-mailů pro výhodnou komunikaci odborníci tvrdí, že je nejlepší držet se standardní e-mailovou šablonu a udržovat ji jednoduše. Stray HTML může rušit některé programy pro čtení e-mailů, zejména na mobilních zařízeních.

Tip č. 9 - Napište silné předměty

E-maily se čtou pouze po jejich otevření.

A to se nestane, pokud předmětová linie nevyžaduje příjemce. Při psaní e-mailů se zaměřte na vytváření řádu e-mailových předmětů, které budou příjemcům intrikovat otevření e-mailu slovy "naléhavé", "citlivé na čas" a "pozornost" mohou pomoci dosáhnout tohoto cíle.

Tip č. 10 - Používejte výkazy celkových odměn v sezónních e-mailech

Chcete-li zaměstnancům pomoci porozumět plné hodnotě jejich zaměstnaneckých výhod, používejte v tomto čtvrtletí alespoň jednou měsíčně výnosy. To může být připojeno jako PDF k jednotlivým e-mailům nebo hypertextový odkaz může být zahrnut do e-mailu pro spuštění celkového odměny výkazu v pohodlí zaměstnanců.