Video: 8 mýtů o pronájmu bytu | Můj první pronájem 2024
Jste-li jako já, použijete svou schránku doručené pošty jako seznam úkolů a snažíte se ji udržet čistý. Případně můžete být na druhém konci s vypoulenou doručenou po celou dobu. Musíte si být vědomi důležitosti e-mailu v dnešním obchodním světě a jak byste měli být vyzváni k vytváření e-mailů z let minulých.
Vláda má e-mailová pravidla. :
Ve sporech federálního soudu, e-maily mohou a pravděpodobně budou muset být předány v předběžném odhalení.
Vzhledem k tomu, že velké množství aktivit zprostředkování nemovitostí je nějakým způsobem řízeno federálními pravidly, jako je EPA a Fair Housing, nemůžete ignorovat skutečnost, že byste mohli skončit ve federálním soudním řízení a musí být povinni vytvářet e-mailové záznamy.
Nebuďte "Virtuální skartovač!":
Bylo by velmi nepříjemné situaci čelit federálním soudcům, kteří mají podezření, že jste vy nebo váš agent mohl úmyslně smazat e-maily, které se týkají transakce.
Nevěřte tomu, že záminka "Můj záložní systém přepsal soubory" vás zvedne z háčku. Povaha většiny zálohovacích systémů je konečně vymazat nejstarší data po stanovených intervalech nebo určitý počet záloh.
Potřebujete písemnou politiku:
Chraňte sebe a makléře vypracováním písemné politiky uchovávání e-mailů, která jasně stanoví postupy pro podávání e-mailů týkajících se transakcí. Nezapomeňte uvést, že se jedná o VŠECHNY e-maily, příchozí a odchozí.
Stejně jako v příručce k vašim procedurám a ve všech dokumentech tohoto typu, všichni noví agenti podepisují, že si přečetli, porozuměli a budou dodržovat tyto e-mailové procedury. Pravidelně dokumentujte schůzky, kde opakujete tyto postupy, a pokynem, jak splnit požadavky.
Vytištěno je dobré - Digitální je lepší:
Stačí zadat, aby každý e-mail byl vytištěn a vložen do souboru transakce. Pokud se to děje nábožensky, nejhorší případ je třeba kopírovat pár stovek stránek, které se mají předložit k soudu.
Lepším přístupem by bylo také archivovat e-maily v nějakém digitálním formátu, ať už se jedná o externí pevný disk, CD nebo DVD. S nízkou cenou disků CD a DVD je přenos souborů a umístění disku do transakčního souboru vynikajícím postupem.
Boční výhodou je volání od klienta, který chce kopii výkazu HUD. Je snadné disk prostě vyklopit a odeslat e-mailem.
E-maily archivace agentů:
Přestože Outlook je dominantní řešení elektronické pošty, máte agenty používající Eudora, bezplatné online systémy a další. S různými úrovněmi znalostí a všech těchto systémů, získávání e-mailů do dlouhodobého obnovitelného formátu a umístění vyžaduje určité plánování.
Jednou z metod by bylo, aby všechny transakční e-maily byly předány nebo zkopírovány na e-mailovou adresu transakce. S SmithToJones @ YourDomain. com, může agent předat příchozí a "Cc / Bcc" odchozí e-maily na tuto adresu transakce. Nyní se nacházejí na jednom místě, kde mohou makléři provést příslušnou archivační akci.
Formát digitálního souboru nemovitostí E-mail je důležitý:
Nezobrazujte se u soudu s CD e-mailů ve formátu, který nelze přečíst. Se změnami softwaru a často se měnících operačních systémů archivujte e-maily v široce přijímaném formátu, který by měl být později.
Zdaleka nejrozšířenějším formátem je Adobe Acrobat. pdf (znamená "přenosný formát dokumentu"). Nové verze aplikace Adobe dokáží vždy číst starší verze souborů, takže byste si neměli v budoucnu nechat zbytečný archiv.
Používám službu Gmail pro podnikání a v kombinaci s Evernote a souborem PDF Mám všechny transakční e-maily v jednom dokumentu po uzavření.
Jak dělat všechno ostatní správně a stále ztrácíte vaše podnikání:
Jako realitní makléři a vlastníci firem s agenty, máme zodpovědnost za to, jak řídí svou činnost.
To opravdu nezáleží na tom, jestli vybíráme jen ty nejlepší a nejpodrobnější agenty. Každý dělá chyby. Nedovolte, aby vám chyba způsobila velké pokuty nebo dokonce vaše podnikání, protože vaše zprostředkovatelství nemůže produkovat e-maily související s transakcí.
Metody a postupy pro zpracování e-mailových archivů nejsou drahé a nebudou vynaloženy obrovské úsilí na vývoj a řízení postupů nezbytných pro kontrolu této důležité funkce.
Jak může realitní makléř porušovat RESPA?
RESPA nebo zákon o postupech vypořádání nemovitostí upravuje marketing a obchodní vztahy mezi poskytovateli nemovitostí.
Rozdíl mezi realitní makléř a agent
Rozdíly mezi mnoha typy realitních agentů. Co je realitní makléř? Co je duální agent? Co je makléř-společník? Co je TC?
Co je realitní kancelář? Realitní agent Kariéra
Někteří lidé volají všechny realitní kanceláře "Realitní kanceláře", aniž by si uvědomili, že ne každý agent může legálně používat titul. Ne každý agent je Realitní.