Hodnocení mzdového softwaru pro vaše malé firmy

Vytahujete vlasy přes výplatní listinu? Vytváření vlastního výplatního listu, a to i pro jednoho zaměstnance, má pro majitele malé firmy mnoho nástrah. Je toho hodně vědět, a držet krok s mnoha federálními, státními a místními předpisy o dani z mzdových prostředků je bolest. Kromě toho máte k dispozici termíny pro platby a zprávy všem těmto agenturám.

Není divu, že mnoho malých podniků se za tyto úkoly obrátí na mzdové služby.

Ale která mzdová služba je nejlepší?

Co jsou mzdové služby?

Existují dva druhy mzdových služeb: on-line služby a (pro nedostatek lepšího termínu) osobní služby. Služby online mohou být aplikací nebo online. Osobní služby jsou podniky vlastněné jednotlivcem, který může provádět výplatu on-line nebo kteří mohou být místní.

Proces hodnocení probíhá stejným způsobem pro oba druhy mzdových služeb. Tento článek se však bude zaměřovat na služby online. Zde jsou některé funkce, které byste měli vzít v úvahu:

Kolik stojí online mzdová služba?

První věc, kterou se majitelé podniků ptají, když hledají mzdovou službu, je: "Kolik to stojí?" Zatímco náklady jsou důležité, ostatní faktory jsou stejně důležité.

Zvažte náklady na službu nyní i do budoucnosti. Máte-li velmi malou firmu s pouze jedním nebo dvěma zaměstnanci, možná budete chtít omezit své náklady pomocí škálovatelné služby, ve které je cena minimální pro jen několik zaměstnanců a která se zvyšuje při přidávání zaměstnanců a služeb.

Pro většinu mzdových služeb, na které jsem se podíval, je cena za měsíc, takže se můžete kdykoli změnit. Většina vychází z nákladů na počet zaměstnanců. Některé nabízejí možnost 1099 pro platby dodavatelům, prodejcům nebo nezávislým pracovníkům. (Na konci tohoto článku najdete stručný přehled nákladů.)

Některé služby jsou ve dvou úrovních: základní služba, která právě vypočítává a poskytuje výplaty, možná službu W-2 a možnost plné služby, která také ukládá a platí dane z mzdových prostředků a daňové podání, včetně formuláře 941 (čtvrtletní formulář pro hlášení mzdy).

Co by měl zahrnovat plný servisní mzdový servis?

1 . Nastavení, školení a ovládací prvek. Systém by měl být snadno nastavitelný. Měli byste mít palubní desku, která vás provede procesy a umožní vám kontrolovat činnosti, jako jsou podání a výplaty. Školení by mělo být jednoduché a dobré videozáznamy vám pomohou pracovat v různých procesech. Jakou míru mzdových znalostí předpokládáte, že máte? Většina majitelů firem má málo znalostí, takže vaše služba by měla poskytnout podrobné základní znalosti o mzdových podmínkách, výplatních páskách a pilířích.

2. Paychecks . Každý z těchto systémů vám umožňuje zadat informace pro každého zaměstnance, včetně formuláře W-4 pro srážky daně z federální daně a další informace potřebné k přípravě výplatních pásem. Systémy by vám měly umožňovat psát tištěné šeky nebo provádět kontroly v přímém uložení (nejlepší způsob). Kontaktujte svou banku ohledně jejích požadavků.

3. W-2 formuláře. Vaše služba by vám měla poskytnout formuláře W-2 , roční formulář o mzdových a daňových informacích o zaměstnancích, který musíte v lednu poskytnout zaměstnancům. Možnost plné služby by měla také tyto formuláře zařadit do Správy sociálního zabezpečení pro vás ve vhodnou dobu.

4. Daň z příjmů a vkladů. Jedná se pravděpodobně o nejdůležitější službu.

Mít nějakou složku a zaplatit tyto daně je velkou odpovědností. Systém s plnými službami by měl za vás podat veškeré příslušné daňové a mzdové daňové doklady. Měly by platit ve vašem zastoupení příslušné federální, státní a místní regulační agentury. Formuláře by měly obsahovat formulář 941 - čtvrtletní výkaz o mzdových a daňových údajích a federální a státní daňové formuláře pro nezaměstnanost.

Služba by měla rovněž sledovat státní a místní daň z mzdových daní, což je obrovská pomoc, pokud máte zaměstnance pracující v různých městech a státech.

Jaké další funkce mám očekávat?

Daňové záruky. Služba by měla zaručit, že daňové formuláře budou zaslány před všemi lhůtami a že platby budou provedeny včas, takže nebudete mít pokuty nebo pokuty. Služba by měla souhlasit s tím, že zaplatí pokuty nebo pokuty za pozdní podání nebo platbu.

Pokud tuto záruku neučiní, nepoužívejte je.

Mobilní přístupnost. Měli byste mít přístup k řídicímu panelu a provádět změny, zasílat informace do počítače, mobilního telefonu nebo tabletu nebo dokonce zavolat informace.

Zaměstnanecká samoobsluha. Některé z těchto služeb mají palubní desku, na kterou se zaměstnanci mohou přihlásit a získávají informace o svých ročních výplatních poplatcích. Možná budou moci změnit informace W-4 online.

Integrace s vaším účetním systémem. S integráním mzdové služby s účtovním systémem ušetříte čas a peníze. Intuit Payroll se prodává pouze s QuickBooks Online, takže to může být dobrá volba pro vás, pokud již máte QBO. Software Patriot má účetní systém, který můžete přidat do mzdové služby.

Další důležité dotazy

Podpora a servis. Toto je opravdu důležité. Věci se stávají a mzdy musí být spuštěny v určitých časech. Musíte vědět, že vaše služba je dostupná a užitečná.

Nejvyšší úrovní služby je telefonní hovor. Jaké hodiny má služba help desk?

Druhou nejvyšší úrovní je chat. Jaké jsou jejich hodiny?

Třetí úroveň je e-mail. Jak rychle reaguje služba na e-maily?

Během zkušební doby nebo prvních 30 dnů se ujistěte, že několikrát kontaktujete, abyste vyhodnotili poskytnutou podporu.

Aktualizace. Právní předpisy týkající se daně ze mzdy a daňové sazby se vždy mění.Jak hodnotíte systémy, zeptejte se, jak aktualizují svůj software a jak vám tyto aktualizace sdělují.

Zabezpečení. Jak bezpečný je jejich systém? Je to v oblaku (pravděpodobně)? Jak často zálohují?

Další doplňkové služby, které byste mohli požadovat

1099 služby. Některé z těchto systémů mají doplněk (za příplatek), který vám umožňuje platit smluvní zaměstnance, prodejce a volné pracovníky a vydávat jim formuláře 1099-MISC (podobně jako formuláře W-2 pro zaměstnance). Služba by měla rovněž poskytovat IRS formuláře 1099-MISC.

Ukládání zálohování . Pokud placujete mimo zaměstnance, možná budete muset mít ze svých plateb odebranou zálohu. Pokud máte službu 1099, služba by měla být schopna to provést a vydat zprávy.

Kde zkontrolovat potenciální služby

Když jste zúžili svůj výběr na několik služeb, podívejte se na ně. Zkontrolujte hodnocení online, ale na ně příliš nezávisle. Lepším místem ke kontrole je kancelář Better Business Bureau. Podívejte se, jaké stížnosti byly podány proti této společnosti a jak byly vyřešeny.

Co je třeba uvažovat o některých mzdových službách?

Pokud vyhledáváte online, najdete mnoho mzdových služeb. Zde je jen několik, které můžete začít hledat. Pro každou z nich jsem zvolil možnost plné služby.

I Úplné servisní mzdy. Tato služba je doplněk ke službě QuickBooks Online. Ceny závisí na tom, jakou verzi QBO chcete a na úrovni potřebné mzdové služby. Ceny jsou měsíční.

Patriot Payroll Software . Jejich full-service mzdový systém začíná od 25 dolarů za měsíc pro jednoho zaměstnance a zvyšuje se počet zaměstnanců.

Paychex. Jejich systém je založen na počtu zaměstnanců. Požadují písemnou nabídku potenciálního zákazníka před zveřejněním informací o cenách.

Gusto : Jejich cena je 39 dolarů za měsíc základní cenu plus 6 dolarů za měsíc na osobu (předpokládám, že to znamená za osobu zaplacenou).

ADP má tři úrovně mzdy, včetně HR. Žádné ceny nebyly k dispozici.

Vyzkoušet mzdový systém

Jeden konečný problém: Problémem při vyzkoušení těchto systémů je to, že vyžadují, aby jste "žili" a nemůžete vydávat výplaty více než jednou. Patriot a Gusto mají demo verze, které můžete vyzkoušet. ADP má dva volné měsíce výplatní páky, ale to znamená, že jste spáchány po dvou měsících svého systému.