Zjistěte, jak můžete využít auditu projektu

Každý projekt může čas od času využívat audit. Ale nebojte se, není to tak strašidelné, jak to zní. Audit projektu je situace, kdy nestranný člověk posoudí váš projekt a poskytuje pokyny, co by bylo možné udělat jinak, aby se zlepšila jeho šance na úspěch. Tento článek vysvětluje vše a provede vás, jak se připravit na audit projektu.

Jak oficiální audit projektu je

Audit projektu je obvykle formální cvičení.

Neformální ekvivalent je obvykle nazván "peer review". To je místo, kde se kolega podívá na váš projekt a související dokumentaci a poskytuje zpětnou vazbu o tom, kde byste měli trávit trochu víc času.

Audity projektů jsou formální v tom, že obvykle mají definovaný soubor otázek a jsou prováděny někým, kdo pravidelně provádí takové věci.

- 9 -> Kdo provádí audity projektu

Osoba, která provádí váš audit projektu, může být dalším projektovým manažerem (pravděpodobně někdo s velkým množstvím zkušeností s provozováním projektů), ale pravděpodobně je to někdo z projektová kancelář, která často provádí audity.

Bude to někdo, kdo se může považovat za nestranný, takže nebude vaším správcem linky nebo sponzorem projektu. Může to být i tým lidí, v závislosti na velikosti projektu.

Jak se připravit na audit projektu

První a hlavní věc, kterou je třeba zorganizovat, je mít kopie projektové dokumentace pro audit.

Pokud máte koordinátora projektu, požádejte je, aby shromáždili balíček dokumentů (nejlépe elektronické). Měli byste mít všechny vaše informace snadno přístupné, ale i kdybyste to udělali, tento krok může chvíli trvat. Ujistěte se, že máte pro auditora k dispozici plán projektu, protokol o riziku, protokol o výdajích, rozpočet a plán.

Kdo musí být zapojen

To závisí na druhu věcí, které se auditor chce podívat. Vy, jako projektový manažer, budete muset s nimi strávit nějaký čas. Očekávejte, že vaši členové týmu budou rovněž vyzváni k rozhovoru s auditem.

Mějte na paměti, že čím déle stráví práci na úkolech souvisejících s auditem, tím méně času, který mají k práci na projektech, takže budete muset v průběhu období auditu přepracovat některé činnosti a pracovat pomaleji.

Jak dlouho trvá audit projektu

Pro audit projektu není stanovena žádná pevná lhůta. U velkých projektů zjistíte, že to trvá mnohem déle. U malých projektů může být auditor proveden během několika hodin. Jakmile víte, že váš projekt bude kontrolován, zeptejte se svého auditorského týmu, jak dlouho očekávají práci.

Jaký audit vypadá

Pokud byl audit vyzván kvůli zvláštnímu obavu, jako například nedodržení kvalitativních cílů, očekávejte, že tuto oblast hluboce prozkoumá.Rutinní audit bude vypadat široce v různých oblastech řízení projektů a výstupů, na kterých projekt pracuje. Bude pokrývat čas, náklady a kvalitu vašeho projektu a zapojení zúčastněných stran.

Cílem auditu je zjistit, zda projekt splní své cíle nebo ne.

Pokud se auditor domnívá, že na základě současné výkonnosti projekt nedosáhne těchto cílů, předloží doporučení k akci.

Doporučení Závisí na tom, co se nalézá

Doporučení uvedená ve zprávě auditora budou záviset na tom, co našli. Očekávejte, že budou pozitivní a budou formulováni způsobem, který by vám umožnil snadné přijetí. Měly by být praktické.

V jednom ohraničení může auditor doporučit, aby byl váš projekt uzavřen, i když by se to stalo jen tehdy, kdyby se domnívalo, že neexistuje žádná šance, že by jakýkoli projekt z tohoto bodu dopředu přinesl organizaci jakoukoli hodnotu.

Podívejte se na svůj projektový audit jako na pozitivní zkušenost. Měli byste včas upozornit na jakékoli známky toho, že váš projekt má potíže a je to příležitost pracovat se zkušenými odborníky na projekt.

Provedení jejich doporučení by mělo vy, vaše tým a váš projekt úspěšnější a to může být jen dobrá věc.