Zabránit pozdním poplatkům a úrokům z chybějících termínů faktur.

Výdaje na podnikání hrají rozsah od nezbytných až po náhodné, ale jedna frustrující oblast nepředvídaných výdajů je pozdní poplatky a zbytečný zájem. Pokud jste někdy opomenuli platit účet společnosti včas, jste pravděpodobně narazili na jednu z těchto nevyhnutelných nákladů, hodně na vaše zklamání. Frustrace se zvětšuje desetinásobně, když profesionální účetní, který jste přidělila ke správě svých splatných účtů, ztratí termín splatnosti, což způsobuje překvapivé náklady, které jste se vyhnuli, protože vy zaměstnáte specializovanou osobu k řešení těchto problémů.

Nicméně, ať už zpracováváte své splatné účty ("AP") sami a snažíte se dodržet lhůty nebo máte potíže se správou svého účetního a sledujíte hromadění poplatků, existuje několik věcí, které můžete aby vaše procesy účetnictví byly sladěny, aby se dodržely termíny a dodržovaly lhůty.

1. Prověřte své současné účetní postupy, abyste odhalili úskalí

Pokud jste již obětí opakujících se poplatků za pozdní platbu a naběhlých úroků, musíte začít tím, že zkoumáte všechny fáze platebních účtů a procesy správy účtů. Způsob, jakým jsou příchozí faktury obdrženy do cyklů kontroly, schvalování a platby při evidenci plateb a podávání zaplacených faktur; každý krok by měl být přezkoumán s ohledem na přesnost a účinnost.

Zvýrazněte, kde se faktury ukládají v pracovním postupu, identifikujte potenciální viníky (tj., Pomalá doba zpracování pošty, neobvyklé kontrolní období, chybějící schvalovatelé) a upravte nejprve největší problémové oblasti.

Je-li do pracovního procesu AP zapojeno více lidí, zapojte se do procesu navrhování, abyste zajistili plnou transparentnost a zodpovědnost. Můžete si myslet, že pošta je otevřena v den přijetí, jen aby zjistil, že je po dobu jednoho týdne předtím, než bude směrována do oddělení účetnictví.

2. Zavést postupy účetnictví, procesy a očekávání

Předtím, než začnete hledat nové řešení, začněte vytvářenými pravidly a očekáváními, abyste vedli budoucí úkoly a funkce v platebních účtech. Možná to zahrnuje maximální doby obratu, postup postupného schvalování nebo očekávání, že všechny faktury budou zaplaceny 3 dny před datem splatnosti. Tyto procesy by měly být v souladu s vašimi podnikovými cíli a schopnostmi a měly by být stanoveny a odsouhlaseny všemi stranami, aby se zajistilo, že společnost bude nakupovat.

3. Vytvoření úloh a připomenutí v programu Go-to Kalendář a správa úloh

Nejrychlejší způsob, jak zahrnout automatizované funkce pracovního postupu do vašich účetních procesů, je založit se na vašem aktuálním úkolu a programu správy kalendáře, aby vyhovoval vašim úkolům. Poté, co si vytvoříte své očekávání pro své vylepšené účetní procesy, přetáhněte je do jednotlivých úkolů, abyste je dokončili.Ze záznamu nových faktur k předání schvalovateli v cyklu přezkumu by měl být každý konkrétní úkol vytvořen jako opakující se připomínka ve vašem kalendáři a programu úkolů. Kdo je zodpovědný za provedení konkrétního úkolu, měl by být nastaven na příslušnou frekvenci, aby bylo zajištěno, že se naplní čas.

Použití přístupu založeného na úkolech k platbě a správě účtů pomůže udržet pracovní postupy jednoduché a snadné. Úkoly lze snadno sdílet, přenášet a přezkoumávat, aby bylo zajištěno dodržování stanovených postupů a postupů. Každá faktura bude následovat stejný proces, standardizující kroky a umožní větší kontrolu a dohled ze strany manažerů a vlastníků. Můžete snadno zkontrolovat úlohy v programu (spíše než v paměti účetní), abyste zjistili, které úkoly jsou označeny jako úplné nebo vynikající.

4. Provádění automatizovaného pracovního postupu pro správu účtů

Optimálním řešením pro zamezení pozdních plateb, poplatků a úroků je zavedení integrovaného programu správy účtů, který bude automatizovat pracovní postupy, synchronizovat s účetními programy a zajistit maximální viditelnost celého procesu. Od zřetelných uživatelských profilů až po automatizovaná e-mailová oznámení a mobilní schválení, začlenění programu správy účtů do vašeho pracovního postupu spojuje všechny body, aby se zajistilo, že úkoly a splatné termíny nebude nikdy opomenuto.

Nejste si jisti, kde začít? Zdá se, že je to nejprve trochu ohromující. Začněte nejjednodušším krokem ze současných procesů a budujte pomalu. Nemusíte přecházet z post-it do plně automatizovaného systému přes noc.