Jak vytvořit účinnou schůzku schůze

Agendou schůzky je seznam položek, které účastníci doufají, že na schůzi dosáhnou. Agenda by měla být rozdána účastníkům několik dní před konáním schůze minimálně 24 hodin, aby měli účastníci příležitost připravit se na schůzku.

V kombinaci s minutami zasedání je dokumentace, kterou účastníci obdrží po schůzce, programem plán schůzky a hlášené následné kroky pro předchozí setkání.

Když vytvoříte program pro schůzku, která není pravidelně naplánována, vám pomohou následující kroky. Později v tomto článku uvidíte šablonu pro pravidelné schůzky. Tyto dva typy setkání sdílejí podobné položky agendy, ale nejsou úplně stejné.

Vypracování agendy schůzky

Nejprve zjistěte, zda jsou potřební jiní zaměstnanci, kteří vám pomohou naplánovat schůzku. Poté se rozhodněte, co se vám bude hodit, když uskutečníte schůzku. Stanovte uskutečnitelné cíle pro vaše setkání. Stanovené cíle stanoví rámec pro účinný plán schůzky.

Jak říká Stephen Covey v sedmi návycích vysoce efektivních lidí , "Začněte s konečnou platností v mysli." Váš schůzkový cíl určuje zaměření na schůzku, program jednání a účastníky schůzky.

Vytváření agendy vytváří plán pro setkání. Začínáte s hlavním cílem nebo účelem, které se snažíte uskutečnit tím, že uskutečníte schůzku.

Jakmile se rozhodnete pro svůj cíl, musíte určit, zda potřebujete pomoc dalších zaměstnanců při plánování vašeho programu. Pokud ano, vyzvěte je, aby se k vám připojili.

Po stanovení celkového cíle musíte vy nebo váš tým učinit následující rozhodnutí. Kromě účelu nebo cíle setkání se každá z těchto položek zobrazí v agendě schůzky.

Potřebné účastníky pro skutečné setkání,

• Položky, které potřebují diskusi nebo akce, které povedou k dosažení cíle nebo účelu,
• Množství času, každá položka,
• datum a čas pro schůzku,
• vhodné umístění, které bude mít pro účastníka pohodlně pro účastníky schůzku,
• předběžná práce pro schůzku. Zahrnuje veškeré čtení, dokumentaci, data, minuty z předchozí schůzky nebo jakoukoli jinou přípravu, která zajistí úspěšné setkání. Tato příprava by měla být připojena k oznámení o schůzce a pořadu jednání, když je rozdáváte pozvaným účastníkům.
• Kromě výše uvedených položek by měly standardní položky programu obsahovat:

Zkontrolovat účel schůzky, program a očekávané výsledky a produkt.

• Zkontrolujte zápisy z předchozí schůzky.
• Projděte pokrok účastníků ohledně závazků a akčních položek učiněných na předchozím setkání.
• Přijímatel nebo držitel poznámky musí přezkoumat závazky účastníků během schůzky jako poslední bod agendy.
• Rozhodněte se, kdo se musí účastnit na splnění vaší agendy

Jakmile se rozhodnete, že schůzka je nezbytná k dosažení vašeho cíle, musíte vytvořit seznam účastníků.

Ne každý zaměstnanec se může nebo měl účastnit každého setkání, ale pozvání správných účastníků zvýší vaši pravděpodobnost úspěchu. Určete své účastníky tím, že se sami sebe zeptáte na otázky, jako jsou následující.

Agenda schůzek pro pravidelné schůzky

Ne každé setkání vyžaduje vlastní program. Většina zaměstnanců má pravidelně naplánované schůzky pro své odbory nebo pracovní skupiny. Máte také týmy a projekty, které se účastníte.

Probíhající projekt nemusí vyžadovat nově vyvinutý program pro každé setkání, ale váš tým bude dobře sloužit tím, že přijme standardní přístup k vašemu setkání.

Pravidelně naplánované schůzky se dělí na tři segmenty, z nichž každá má standardní položky agendy: Informační položky, Akční body a Plánování vpřed.

Agenda schůzky

Informační položky

Akční body

Plánování dopředu

Pokud budete postupovat podle těchto pokynů při vytváření schůzky schůzky, zvýšíte pravděpodobnost, že vaše schůzka přinese výsledky.

Souvisí s agendou schůzky

Kdo musí vlastnit řešení, které skupina vyvíjí?

• Kdo vlastní proces, o němž skupina diskutuje?
• Kdo potřebuje znát informace, které distribuujete?
• Kdo může poskytnout údaje a fakta pro vedení rozhodování?
• Kdo má zkušenosti nebo odborné zkušenosti se skupinou?
• Kdo musí podporovat implementaci řešení nebo úkolů?
• Kdo musí poskytnout povolení nebo prostředky k dosažení výsledku schůzky?
• Kdo by se mohl postavit proti implementaci řešení nebo směru?
• Zahřívání a pozdravy. Zvažte krátkou ledbičku v závislosti na tom, jak často se skupina setká.
• Prohlédněte si účel schůzky, program a očekávané výsledky a produkt.
• Zkontrolujte zápisy z předchozí schůzky.
• Zajistěte vhodné oddělení a informace o firmě, které tým potřebuje.
• Prozkoumejte pokrok týkající se položek akce, akčních plánů a závazků. Skupina hodnocení postupuje podle cílů.
• Diskutujte a rozhodněte o bodech jednání této schůzky.
• Určete další kroky.
• Určete účel, výsledek a program další schůze.
• Přijímač by měl v průběhu schůzky přezkoumat závazky přijaté lidmi.
• Zjistěte jakoukoliv pomoc potřebnou od lidí, kteří nejsou ve skupině, a přiřaďte účastníky k tomu, aby kontaktovali.
• Odeslání minut do 24 hodin po schůzce.
• Více informací o efektivních setkáních

  Seznamte se a pozdravte zasedání Ice Breaker pro oběd

  • Rozvíjení skupinových norem
  • Týmové normy Vzor