Na jak dlouho musí HR uchovávat záznamy zaměstnanců?

Jednou z velkých věcí o lidských zdrojích je to, že máme spoustu papírů. Tuny a tuny a tuny. Přestože v dnešní době je hodně elektronické, princip zůstává. HR vede vedení záznamů. A musíme tyto záznamy uchovávat, ale na jak dlouho?

Zde jsou základní pokyny pro vedení HR záznamů. Nezapomeňte však, že státní zákony se mohou lišit od těchto pokynů. Pokud jsou státní zákony a federální zákony v konfliktu, vždy uchovávejte záznamy na základě toho, co je déle.

Je lepší nechat něco příliš dlouho než ne dost dlouho.

Zápisy o zapůjčení: 1 rok

Je třeba uložit všechny tyto životopisy, poznámky k rozhovorům, žádosti a přihlášky a dokonce i záznam o vašich dotazech prostřednictvím vašeho systému sledování uchazečů po dobu jednoho roku po rozhodnutí nabídka práce byla provedena. Pokud tedy rozhovor s žadatelem a celý proces trvá po dobu tří měsíců, až do konečného rozhodnutí o přijetí dojde k tomu, že hodiny začnou blikat.

Proč to musíte udělat? Pokud někdo někdy zpochybňuje vaše rozhodnutí o pronájmu, budete muset ukázat, že jste nelegálně nerozlišovali v žádném ohledu, tvaru nebo tvaru. Zákony, jako je zákon o Američanech se zdravotním postižením, hlava VII a mnoho dalších, vyžadují, abyste prokázali, že jste v souladu. Údržba těchto záznamů vám to pomůže.

Záznamy o lécích: 1 rok nebo 5 let pro přepravní úlohy

Pokud požadujete testování na drogy před zahájením zaměstnání, je to součástí rekvalifikace a měli byste uchovat kopii výsledků po dobu jednoho roku.

Pokud provádíte další testování na drogy, ať už kvůli incidentu v práci nebo jako součást náhodného přezkoušení, musíte tyto záznamy uchovat i po dobu jednoho roku. Pokud však podléháte oddělení přepravních předpisů, minimální časový rámec pro záznamy o drogových testech je pět let.

Mzdové a časové plány atd. Minimálně 3 roky po skončení práce Doporučené

Zákon vyžaduje, abyste tyto záznamy uchovávali po dobu tří let, ale nedávné soudní řízení znamená, že by bylo chytřejší, než je nechat déle.

Chcete si zaznamenat, kolik bylo zaplaceno každý zaměstnanec a kolik hodin jste pracovali po celou dobu svého působení ve firmě. Uchovávejte záznamy nejméně pět let poté, co zaměstnanec opustí, bez ohledu na důvod.

Zaměstnanci, kteří jsou osvobozeni od daně, samozřejmě nemusíte uchovávat záznamy o čase, protože jejich plat je stejná bez ohledu na počet odpracovaných hodin. Nicméně, pokud jste někdy klasifikovali zaměstnance jako osvobozené, kdyby neměla být osvobozena od daně, tato pracovní doba vám může vést k zaplacení dlužných nadčasů.

Zajistěte, abyste zahrnuli, jak společnost vypočítala zaplacení.Například je třeba sledovat, zda se jednalo o rovný plat, mzdu plus provizi, nadčasy, práce na kusy nebo rovnou hodinovou mzdu.

Musíte to udělat nejen pro otázky týkající se mzdy a daní, ale mnoho dalších rozhodnutí se spoléhá na počet odpracovaných hodin. Například způsobilost pro FMLA závisí na počtu odpracovaných hodin v roce. Máte-li zaměstnance na částečný úvazek osvobozený od daně, možná budete chtít zvážit požadování časového záznamu, abyste zjistili způsobilost FMLA. Také musíte být schopni prokázat, že jste platili své pracovníky za všechny hodiny, které pracovali.

Formulář I-9: 3 roky po pronájmu, 1 rok po ukončení, podle toho, co nastane později.

Udržujte formulář I-9 zaměstnance, který je uložen odděleně od osobních záznamů, a to po dobu tří let po nástupu zaměstnance a po dobu jednoho roku po skončení pracovního poměru, podle toho, co nastane později.

Informace o zdraví a penzijním pojištění: 6 let

Musíte mít záznamy o vašich plánech o všech vašich přínosech po dobu nejméně šesti let. Soudy se domnívají, že pokud vás zaměstnanec žaluje, když říká, že si zaslouží vyšší důchod, je například povinností zaměstnavatele prokázat, že nemají dlužit více, nikoli odpovědnost zaměstnance, aby dokázal, že to dělají. Uchovávejte všechny tyto souhrnné popisy plánu.

Pokud máte bývalé zaměstnance, kteří mají nárok na COBRA a rozšiřují své přínosy pro zdraví, měli byste tyto záznamy uchovávat i po dobu šesti let jen proto, aby byly v bezpečí. Zákon neupřesňuje zadržení, ale vzhledem k tomu, že by to mohlo platit podle zákona o zabezpečení důchodového zabezpečení zaměstnanců (ERISA), vyžaduje tento zákon zachování po dobu šesti let. Chcete-li být na bezpečném místě, nezhazujte tyto záznamy.

Registrace FMLA: 3 roky

Pokud zaměstnanec požaduje FMLA, musíte tuto papírovou stopu uchovat, i když odmítnete dovolenou. Ujistěte se, že máte přehled o dovolené každého zaměstnance - kdy začal a kolik času se používá. Pokud má zaměstnanec přerušovanou FMLA, ujistěte se, že jste sledovali každou dovolenou a zdokumentovali počet hodin. Dny a počet hodin by měly být zdokumentovány. Pamatujte, že přerušovaná dovolená může být použita několik hodin denně nebo několik dní v týdnu. Ukažte všechno a uchovejte tyto záznamy.

Nezapomeňte, že toto není úplný seznam a platí pouze pro federální zákony. Můžete podléhat dalším zákonům o uchovávání záznamů, pokud jste například federálním dodavatelem nebo váš stát má jiné standardy. Když máte pochybnosti, nevyhazujte je.

K dispozici máte další zdroje týkající se uchovávání záznamů a povinného podávání zpráv ve společnosti Society for Human Resource Management (SHRM).

Upozornění: Vezměte prosím na vědomí, že informace poskytnuté, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaše místo.Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc.