Co by měli zaměstnavatelé uchovávat v personálních souborech zaměstnanců?

Je pro zaměstnavatele vhodné, aby uchovával osobní záznamy pro každého zaměstnance. Dokumentace o historii zaměstnání, záznamy o příspěvku a úspěchu, disciplinární oznámení, propagační akce, plány rozvoje výkonu a mnoho dalšího patří do osobního spisu. Inteligentní zaměstnavatelé uchovávají více než jeden osobní soubor.

Zaměstnavatel má dobré důvody k tomu, aby uchoval několik osobních spisů - některé právní a některé pro účely osvědčených pracovních příležitostí.

Dokumentace je zapotřebí, aby měl zaměstnavatel přesný přehled o historii zaměstnání zaměstnance. Dokumentace podporuje rozhodnutí zaměstnavatele a může chránit zaměstnavatele v soudním řízení - správně zachováno.

Obsah osobního souboru poskytuje historický přehled důležitých událostí během pracovní kariéry. Podporují rozhodnutí, která se týkají zaměstnance a jeho kariéry. Ukazují důvody zaměstnavatele za nájem, propagaci, převod, odměňování a uznání a rozhodování o střelbě.

Různé pokyny jsou spojeny s různými typy souborů osob

Protože se doporučuje několik typů osobních souborů, jsou s každým typem osobního souboru spojena různá pravidla a pokyny.

• Každý typ osobního souboru má z tohoto důvodu jiný důvod pro existující a odlišný obsah.
• Každý typ osobního souboru je uložen jinak.

• Přístup k osobnímu souboru je omezen na určité zaměstnance ve většině organizací. Různé osobní typy souborů mají různé přístupové pokyny.
• Přístup zaměstnance do jeho osobního souboru je povolen, většina zaměstnavatelů však v příručce pro zaměstnance stanovila pokyny pro přístup zaměstnanců se zásadami přístupu k osobním souborům. (Různé státy a jurisdikce mají různá pravidla, takže zůstaňte v aktuálním stavu pro vaši polohu.)
  Většina organizací nedovoluje správci zaměstnanců přístup k celkovému personálnímu souboru. Očekávají, že vedoucí pracovníci uchovávají příslušnou dokumentaci ve svém vlastním souboru zaměstnanců, který není oficiálním personálním souborem.
• Oddělení lidských zdrojů vlastní a je odpovědné za zaměstnanecké pracovníky.

Doporučené osobní soubory

Zde jsou doporučené typy personálních souborů a co potřebujete vědět o práci s nimi.

Soubor pracovníků zaměstnanců

Jedná se o hlavní pracovní soubor, který uchovává zaměstnavatel pro každého zaměstnance. Soubor zaměstnanců uchovává historii zaměstnání každého zaměstnance. To je to, co potřebujete vědět o souboru zaměstnanců.

Lékařský soubor

Lékařská dokumentace pro zaměstnance má závažná právní omezení, která musí zaměstnavatel znát a věnovat pozornost.Zde je to, co potřebujete vědět o důvěrnosti a obsahu zdravotního spisu zaměstnanců.

Mzdový soubor

Přístup zaměstnance do souboru osobních mzdových výdajů je méně restriktivní než přístup k lékařskému nebo personálnímu souboru. Mzdový soubor obsahuje informace o platu, výběru pojistného, ​​změnách sazeb platů, obstavení a další právní dokumentaci, která se týká výplaty zaměstnance. Různí pracovníci v oblasti účetnictví a lidských zdrojů přistupují k informacím obsaženým v mzdovém souboru.

I-9 Forms File for Employees

Vzhledem k přístupovým právům různých vládních agentur dodržujete osvědčené postupy udržováním samostatného souboru pro formuláře zaměstnanců I-9. Další informace o ukládání formulářů I-9.

Přehled osobních souborů

Chcete pouze rychlé a základní informace o personálních souborech zaměstnanců? Zde naleznete přehled zaměstnaneckých souborů zaměstnanců.

Politika přístupu k souborům pro zaměstnance

Chcete-li povolit každému zaměstnanci, aby věděl, co je v jeho osobním souboru, musíte ovládat integritu, úplnost a důkladnost souboru. Zajištění důvěrnosti zaměstnanců a zaměstnavatelů a omezeného přístupu je zajištěno politikou přístupu k osobním souborům.

Co nezahrnovat do souboru zaměstnanců

Hledáte pokyny týkající se obsahu, který by nikdy neměl být součástí souboru zaměstnanců? Zde jsou moje nejlepší doporučení ohledně obsahu, který chcete udržovat buď na samostatném, neformálním místě, nebo vůbec ne. Zachování nepotřebné a čistě podložené dokumentace vám může ublížit.

Dokumentace

Víte, jaká dokumentace je? Slovo, dokumentace se často vyskytuje ve světě zaměstnání a lidských zdrojů. Záleží však na významu dokumentace a na tom, proč byste chtěli dokumentovat konkrétní pracovní události. Další informace o dokumentaci historie a výkonu zaměstnanců.

Jedná se o nejčastěji potřebné informace o složkách zaměstnanců. Pro podrobnější informace klikněte na každé téma.

Upozornění: Vezměte prosím na vědomí, že informace poskytnuté, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace jsou pouze orientační.