Co by zaměstnavatelé neměli uchovávat v osobních složkách

Zaměstnavatelé by nikdy neměli zadávat konkrétní položky do vašich všeobecných personálních záznamů. Obsah vašich osobních spisů a záznamů je v některých společnostech obecně přístupný zaměstnancům lidských zdrojů, zaměstnanci a manažerovi a superviznímu pracovníkovi zaměstnanců.

V ostatních případech je přístup omezen pouze na pracovníky personálního oddělení a zaměstnanci mohou požadovat přístup k jejich záznamům. Advokáti mohou také předvolat obsah osobních záznamů týkajících se soudních sporů a stížností Komise pro rovnost zaměstnanců (EEOC).

Bývalý zaměstnanec může také požádat o kopii svých osobních záznamů.

Se všemi těmito možnými způsoby využití a potenciálními diváky vašich osobních záznamů se musí zaměstnavatel postarat o to, aby ve vašich osobních záznamech uchovával nezaujaté a věcné doklady o zaměstnání. V důsledku toho použijte tyto obecné pokyny k dokumentaci, kterou uchováváte v personální dokumentaci vaší organizace.

Obecné pokyny pro obsah souboru zaměstnanců

• Informace v osobních záznamech musí být věcné. Názory zaměstnanců supervizora nebo personálních zdrojů; náhodné poznámky; drby; nepodložené fámy; otázek, zpráv nebo podezření z jiných zaměstnanců, které jsou neprobádané; tvrzení, která nebyla vykonána, prošetřena a uzavřena; a veškeré další faktické informace, komentáře nebo poznámky by měly být vyloučeny z osobního spisu zaměstnance.
  Jeden z nejhorších příkladů urážlivého komentáře, který HR manažer zjistil v osobním záznamu, zahrnoval poznámky k rozhovoru manažera. Jeden řekl: "Možná příliš tlustý, aby se dostal nahoru a dolů po schodech podle potřeby. "Představte si zaměstnance, advokáta a dokonce budoucí zaměstnance a nadřízené, kteří budou číst takové komentáře.
  V jiné společnosti manažer zjistil nepodložené poznámky, které vedoucí pracovníci a další zapsali do spisů zaměstnance, například: "Marie se rozzlobila, protože nedostala raise. " Podívejte se na problém?

• Personální záznamy musí být promyšleně přiděleny do příslušných umístění souborů. Zjistěte si protokol pro záznamy o vašem personálním zázemí na základě státní a federální legislativy, pracovních zákonů, jako je zákon o zdravotním pojištění přenositelnosti a odpovědnosti z roku 1996 (HIPAA) a osvědčené postupy zaměstnavatelů.
  Pak držte protokol. Nechcete najít náhodná lékařské výmluvy zastrčené do osobního spisu, pokud patří do zdravotního spisu. Nevyžadujete ani zdůvodnění a odůvodnění propagace zaměstnance v mzdovém souboru.
  Nechcete také záznamy o rozhodnutí o pronájmu, které zahrnují kontrolu pozadí nebo poznámky z jednání s bývalými zaměstnavateli v osobním spisu.
• Vedoucí pracovníci, manažeři a další zaměstnanci, kteří umísťují dokumentaci do osobních záznamů, musí být vyškoleni, aby příslušnou dokumentaci napsali. Uvědomte si zaměstnance, že zaměstnanec je úplně neuspokojivý, nebude vydělávat vaše osobní záznamy o cenách, ale odborníci na výcvik nebyli známí, kteří píší podobné výpovědi.
  Ještě lepší je omezit přístup k souborům vašeho pracovníka personálního oddělení, který je zodpovědný za záznamy a ví, co by měl a neměl být umístěn do osobního souboru.
• Vyrovnejte informace, které umístíte do záznamů o zaměstnancích, tak, aby zahrnovaly jak pozitivní, tak negativní aspekty zaměstnanecké historie. Příliš často, osobní záznamy zdůrazňují každý negativní výskyt a chybí pozitivní součásti. Uvědomte si rozdíl mezi osobními poznámkami nadřízeného o jeho zpravodaji a oficiálními záznamy o zaměstnancích společnosti.
• Poznámky nadřízeného, ​​které se používají ke zlepšení výkonnosti, ke sledování projektů a dokončení cílů a ke spravedlivému stanovení výzev a plánů vývoje výkonnosti, patří například do osobního spisu dohlížitele, nikoli do oficiálních záznamů společnosti. Rovněž si uvědomte, že je potřeba vycvičit dohlížejícím, jak dělat poznámky a udržovat dokumentaci ve svém souboru řízení. Stejná kritéria pro fakta, nikoliv názory a konkrétní příklady, ne slyšení, se vztahují na soukromé poznámky.
  Soukromé poznámky nadřízeného mohou být předvolány v případě soudního řízení, proto se doporučuje opatrnost i u soukromých poznámek. Praxe vedoucích pracovníků, která vedou kopie záznamů, které existují v oficiálním souboru zaměstnanců v jejich vedení, se nedoporučuje.
  Dokumenty o pronájmu a rozhovory s pohovory představují trochu potíží.
• Nejlepším postupem je udržovat samostatný soubor pro každou pozici, kterou vyplníte, která zahrnuje veškerou dokumentaci týkající se vyplnění této pozice od odeslání úlohy až po referenční kontroly. V tomto spisu náleží žalobkyně, spisové listy a žádosti, s výjimkou toho, že byste měli přenést žádost zaměstnance na zaměstnance. Tento soubor obsahuje oficiální kontrolní seznamy a formuláře, které usilují o nestranné zastoupení ohledně kvalifikace potenciálního zaměstnance a podporují vaše rozhodnutí najmout nejvhodnějšího kandidáta. Názory a poznámky manažera pronájmu, které byly přijaty během pronájmu, nepatří do tohoto souboru. Lidské zdroje mohou tyto poznámky shromažďovat, aby uchovávaly úplnou dokumentaci týkající se rozhodnutí o zaměstnání, ale nepatří do osobních záznamů.
  Faktická dokumentace o rozhodnutích o zaměstnanosti
• , jako je propagace, převedení na příležitostnou příležitost a nárůst platů, patří do osobních záznamů. Názory nadřízeného nebo HR na zaměstnance nejsou. Oficiální disciplinární dokumentace, jako je písemné upozornění, patří také do osobního spisu zaměstnance. Konkrétní příklady dokumentace, které by neměly být v osobních záznamech

Následující informace by neměly být umístěny do osobních záznamů.Dokumentace může vyžadovat samostatný soubor, může být klasifikována jako poznámky k dozoru nebo vedení nebo by neměla vůbec zaměstnávat zaměstnavatel.

Ve zdravotnickém spise patří veškerá lékařská informace

• . Mzdové informace patří do mzdového souboru.
• Dokumenty, které obsahují čísla sociálního pojištění zaměstnanců nebo informace o chráněných klasifikacích zaměstnanců , jako je věk, rasa, pohlaví, národní původ, zdravotní postižení, rodinný stav, náboženské přesvědčení atd., By nikdy neměly být uchovávány v osobních spisech.
• Dohledová dokumentace za účelem řízení práce zaměstnance, stanovení cílů, poskytnuté zpětné vazby apod. By měla být podána v soukromé složce, ve složce supervizor nebo manažer.
• Vyšetřovací materiál , včetně stížnosti zaměstnance, rozhovorů se svědky, rozhovoru se zaměstnancem, zjištění, doporučení advokáta a usnesení a následná opatření k zajištění odplaty, by měla být umístěna ve vyšetřovacím souboru, který je oddělen od osobních záznamů.
• Soubor zaměstnanců I-9 formuláře
• v souboru nebo umístění I-9, mimo záznamy zaměstnanců. Umístit kontroly na pozadí, včetně kriminální historie, kreditní zprávy a tak dále, a výsledky testování drog v samostatném souboru , který nadřízení, manažeři a zaměstnanec nemají přístup. Společnost SHRM doporučuje tento samostatný soubor nebo doporučuje, aby tyto informace byly také uloženy v lékařském souboru zaměstnance.
• Záznamy o rovnosti příležitostí pro zaměstnance , jako jsou formuláře pro sebeidentifikaci a vládní zprávy, by neměly být uchovávány v osobním spisu ani nikde jinde, kde má dohlížitel přístup.
• Pokud dodržujete tyto pokyny, vaše organizace efektivně uchovává faktickou, podporovatelnou historii zaměstnání a personální záznamy na příslušných místech. Upozornění:

Vezměte prosím na vědomí, že informace poskytnuté, ačkoli autoritativní, nejsou zaručeny z hlediska přesnosti a zákonnosti. Stránku čte celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu po stát a zemi. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že vaše právní interpretace a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako návod, nápady a pomoc. -