Obecné příklady hlasové schránky

Jako výchozí pozdrav hlasové pošty volajícím se používá všeobecné pozdrav hlasové pošty. Je proto zásadní, aby byla tato výchozí schránka hlasové pošty nastavena správně a aby obsah pozdravu informoval volajícího o tom, jak postupovat.

Je důležité, aby pozdrav hlasové pošty byl stručný, ale také zaměřený na akce. Chcete, aby vám volající nechal zprávu? Nebo by možná měli volat další prodloužení, aby se ve vaší nepřítomnosti dostali k asistenci nebo vedoucímu kanceláře?

Seznamte se s používaným obchodním telefonním systémem a využívejte jeho funkce. Některé telefonní systémy umožňují volajícímu stisknout číslici, například 0, aby se přesunul na jiné pobočku, než aby musel ukončit hovor a vytočit další pobočku. Tento typ funkce může být mimořádně užitečný, zvláště pokud jiní lidé v kanceláři mohou zvládnout hovory, které přicházejí do vašeho telefonu, když jste mimo pracoviště nebo mimo kancelář.

Tato pozvánka na hlasovou schránku bude přehrávána jak pro externí hovory (pocházející mimo společnost), tak pro interní hovory (lidé volají z jiného pobočky ve vaší společnosti). Pokud očekáváte, že budete přijímat většinu vašich hovorů od klientů a partnerů, je nejlepší, aby někdo zvládl naléhavé hovory, a to tak, že nastavíte všeobecnou pozdrav hlasové schránky.

Při vytváření obecného pozdravu hlasové pošty zajistěte, abyste vždy dodržovali základní prvky dobrých pozdravů hlasové schránky.

Níže jsou uvedeny některé všeobecné pozdravy hlasové schránky:

• Dobrý den. Dosáhli jste Shahiry Raineri. Nemůžu vám teď volat, ale chtěl bych ji vrátit co nejdříve. Prosím, nechte mi zprávu, která obsahuje nejlepší číslo, na které vás mohu oslovit, a vrátím hovor co nejdříve.
• Ahoj. Toto je Shahira Raineri, odborná osoba pro obchodní operace a technologie. Teď nemohu telefon odpovídat, ale pokud mi necháte zprávu s vaším jménem a telefonním číslem, zavolám vám co nejdříve.
• Dosáhli jste Shahiry Raineri. V tuto chvíli nemohu přijmout vaše volání, takže neváhejte zanechat vzkaz po tónu. Zavolám vám, jakmile budu schopen. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, zavolejte prosím na pobočku 5438, abyste se obrátili na svého asistenta. Děkuji za zavolání. Ahoj.
• Ahoj a děkuji za volání společnosti [Company]. To je Shahira Raineri a v tuto chvíli nemohu přijmout vaše volání, ale pokud mi necháte zprávu a uvedete své jméno a telefonní číslo, vrátím se k vám co nejdříve. Pokud budete chtít, můžete mě také kontaktovat e-mailem. Děkuji za zavolání.
• Dobrý den. Dosáhli jste Shahiry Raineri. Nyní nemohu telefon odpovídat, ale vrátím vaše volání co nejdříve.Pokud voláte na nedávnou objednávku, zavolejte na oddělení zákaznického servisu na adrese 1-800-555-1212. Jsou k dispozici od pátku od 8:00 do 17:00 východního času. Nebo mi můžete nechat vzkaz a já vám zavolám co nejdříve. Děkuji za zavolání.
• Dobrý den. Dosáhli jste stolu Shahiry Raineri, odborného odborníka. Váš hovor je pro mě důležitý. Nemohu se dostat k telefonu právě teď, takže prosím, nechte mi vzkaz s vaším jménem a telefonním číslem a zavolám vám co nejdříve. V opačném případě můžete zůstat na řádku a stiskněte tlačítko "0" a někdo vám na chvíli pomůže. Děkuji.