Obchodní etiketa profesionální hlasové schránky

Pokud vaše společnost používá oddělovací schránky hlasových schránek pro příchozí hovory, budete chtít zaznamenat profesionální znějící oddělení hlasové pošty. Tento typ hlasové schránky se mírně liší od osobního pozdravu hlasové pošty, který je spojen s hlasovou schránkou jednotlivce. Pokud například telefonní systém umožňuje seskupení skupiny telefonních poboček k obsluze všech hovorů obecného účetnictví, lze rozšířit všechny oddělení oddělení účetnictví pod obecným rozšířením oddělení účetnictví.

Když automatizovaná obsluha přenese hovor k této pobočce, přijme další volání. Pokud jsou všechna rozšíření oddělení účetnictví zaneprázdněna nebo nejsou k dispozici, pak bude hovor převeden do hlasové schránky oddělení.

Možnosti pozdravu hlasové pošty

V závislosti na telefonním systému, který máte u vaší společnosti, mohou existovat různé možnosti pro typ pozdravů hlasové schránky, které můžete psát. Patří sem:

• Celkový pohled na hlasovou schránku
  Není-li nastaven žádný jiný typ pozdravu, použije se jako výchozí schránka hlasová schránka obecné pozdrav hlasové pošty.
• Vnitřní hlasová schránka
  Používá se k pozdravování lidí, kteří volají vaše oddělení ze své vlastní firmy (tj. Z jiné pobočky). Obecně se to týká pouze velkých společností.
• Zahraniční hlasová schránka
  Tento pozdrav se bude hrát pro lidi, kteří volají mimo vaši firmu. Automatizovaná obsluha vašeho telefonního systému může hrát obecné pozdrav společnosti, které uslyší všichni externí volající. Je-li v tomto pozdravu uvedeno jméno vaší společnosti, nemusíte to opakovat ve svém pozdravném oddělení.

• Dočasná nebo "mimo kancelář" hlasová schránka
  Dočasné nebo mimo kancelářské hlasové pozdravy jsou nastaveny, pokud nebude celé oddělení k dispozici pro určité časové období. Oddělení je například zaměstnáno pouze od 8:00 do 17:00 nebo je povinné oddělení, které odvádí všechny lidi, aby odpověděli na telefon. Většina hlasových schránek vám umožní nastavit datum a čas vypršení platnosti, takže nemusíte zapomínat na vypnutí, když se vaše oddělení vrátí k běžným operacím.
• Na telefonním (zaneprázdněném) hlasovém schránku
  Toto pozdrav slouží k informování volajících, že oddělení je k dispozici, ale nikdo nemůže okamžitě volat, protože všechna rozšíření v oddělení bazénů jsou zaneprázdněna jinými volajícími.

Prvky dobrého oddělení hlasové pošty

• Název oddělení
• Prohlášení, že nemůžete volat právě teď
• Pozvánka k opuštění zprávy
• Když mohou očekávat zpětný hovor
• jsou k dispozici (např.g. "Stiskněte klávesu libra pro návrat do …")
• Adresa webových stránek, pokud může poskytnout smysluplné informace
• Ne déle než 20 - 25 sekund (pravidlo palce)
• Vaše volání je pro nás velmi důležité … "pozdrav. Tato fráze je nadměrně použita a obvykle je "vypnout" volajícím.
• Vyvarujte se příliš mnoho informací a příliš dlouhého pozdravu.

Ukázka dobrého oddělení Hlasová schránka

• Dosáhli jste oddělení účetnictví. Všichni naši zástupci jsou zaneprázdněni obsluhovat další volající. Spíše než ztrácet drahocenný čas, rádi bychom vám vrátili volání do dvou pracovních hodin. Pokud se chcete vrátit k předchozí nabídce, stiskněte nyní hvězdičku. V opačném případě nám nechte podrobnou zprávu s vaším jménem a číslem. Po nahrání zprávy můžete stisknout libru pro další možnosti. Děkuji za zavolání.

• Dostali jste se na oddělení prodeje společnosti Operations Tech, Inc. Všichni naši obchodní zástupci jsou zaneprázdněni jinými zákazníky, ale rádi bychom Vám co nejdříve vrátili volání. Informace o aktuálních cenách nebo o kontrole stavu objednávky naleznete na webu. V opačném případě zanechte prosím po zaznění tónu zprávu s vaším jménem a číslem. Chcete-li se vrátit do předchozí nabídky, stiskněte tlačítko Star.
• Dosáhli jste oddělení účetnictví společnosti Operations Tech, Inc. Oddělení je v současné době uzavřeno. Naše běžné hodiny provozu jsou od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00. V sobotu a v neděli jsme zavřeni. Tlačítko hvězdy můžete kdykoli k návratu do předchozího menu. V opačném případě zanechte nám prosím zprávu s vaším jménem a číslem a my vám zavoláme, když se kancelář znovu otevře. Po odchodu z vaší zprávy můžete zavěsit nebo stisknout tlačítko libra pro další možnosti. Děkuji za zavolání.

Pozdravné pozdravy

• Dosáhli jste oddělení prodeje. Nechte nám vzkaz.
• Dobrý den. Dosáhli jste oddělení účetnictví společnosti XYZ. com. Všichni účetní se v současné době účastní povinného schůze odboru a nikdo není k dispozici pro vaše volání. Vaše volání je pro nás velmi důležité a rádi bychom Vám vrátili volání, jakmile se vrátíme. Je však konec roku a naše nevyřízené volání je velmi dlouhé. Pokud voláte o platbu na účet po lhůtě splatnosti, ujistěte se, že nám to ve Vaší zprávě oznámíte, abychom vám mohli okamžitě zavolat. V opačném případě prosím počkejte na tón a nechte nám podrobnou důvěrnou zprávu.
• Oddělení je uzavřeno. Zanechte prosím po zaznění tónu zprávu.