Velké chyby plánování událostí můžete zabránit

Produkt, který vytvářejí události, je citlivý i letmý. Události mohou být negativně ovlivněny různými okolnostmi a po poškození je obvykle nemožné "zkusit znovu. "To je důvod, proč plánování vyžaduje takovou oddanost detailům. Jedna malá chyba může vyvolat řetězovou reakci, od níž se těžko zotavuje. Níže jsou uvedeny 5 takových chyb, proto je třeba je přidat do kontrolního seznamu katastrof, jimž lze předcházet.

Neumožňuje dostatečný čas instalace

Při sestavování události je vždy čas na závod, ale měli byste odhadnout, kolik času potřebujete k tomu, aby bylo vše na místě. Nic nevypadá horší než mít místnost plnou pracovníků, která běží kolem, když přijde první host. Cílem by mělo být, aby vše bylo nastaveno nejméně 15 minut před otevřením dveří.

Není plánování náhledu s klienty

Spreadsheets, emaily a banketové události jsou vynikajícími nástroji pro sdělování detailů události. Avšak spoléhat se výhradně na doklady o malování obrazu o příležitosti může vést k přehlédnutí. Lepší strategií je procházet trasou s klientem na místě, kdykoli je to možné. Diskutujte o každém okamžiku a podrobnostech, jako by událost proběhla před vámi.

Zapomenutí na potvrzení vašich prodejců

Váš průměrný dodavatel událostí nabízí více klientů v různých kategoriích.

Zkrátka to znamená, že mají spoustu na zapamatování. Vždy chcete dostávat verbální nebo e-mailové potvrzení od všech dodavatelů 48 hodin před nastavením času. E-mail je obvykle lepší, protože můžete vysvětlit vaše očekávání a požádat je, aby odpověděli písemně.

Sledování konkurenčních událostí

Pokud jste někdy měli "hlučné sousedy", pak už víte, jak mohou být tyto situace rušivé.

Chystáte-li se proti jiným událostem na vašem místě, může to být velká výzva, a proto byste měli předem diskutovat o tomto scénáři s vedením místa a vašimi klienty. Zjistěte, kdo sdílí stejné společné oblasti a veřejné zdroje se stranou, a zjistěte, kdo má pravomoc řešit problémy s hlukem, pokud se stanou problémem.

Nemáte pohotovostní plán

Co se stane s vaší událostí v případě špatného počasí nebo dokonce uzavření místa konání? To nejsou jednoduché věci, které by měly být naplánovány, ale v den představení se staly nemožnými. Vyhodnoťte svou strategii pro případ nouze nejméně 2 týdny předem, abyste mohli správně měřit. Dokonce i když plánujete událost zrušit, budete stále potřebovat organizovanou metodu pro kontaktování všech svých hostů.

Nedostatek nápovědy v den události

Náklady na práci jsou vždy problém při vyvažování rozpočtů událostí. To znamená, že nedostatek pomoci rukou může způsobit větší problémy než překročení rozpočtu.Nemůžete očekávat, že budete dělat všechno sami, pokud jste plánovač událostí. Koordinace zaměstnanců, prodejců a detailů stačí na to, aby vás obsadila sama. Nebojte se strávit pár set dolarů, abyste si najali další pracovníky, protože nebudete moci, jakmile se věci budou pohybovat.

Nepoužívat balicí seznam

Správa události mimo lokalitu obvykle vyžaduje rozsáhlý seznam spotřebního materiálu. Samozřejmě, že obvykle máte několik týdnů, abyste si všechny tyto zásoby objednali, ale nebudou dělat nic dobrého, pokud se nikdy nedostanou na místo konání. Balení obsahuje okamžitý doplněk k věcem, které je třeba načíst do auta. Jistě, pravděpodobně najdete pera a pásky, které si půjčíte na místě, ale co se stane, když zapomenete své jmenovky nebo váš laptop? Vytvořte balíček a zkontrolujte je dvakrát, než odjedete.

Dobrou zprávou je, že všechny chyby při plánování událostí jsou snadno vyloučeny. Ve skutečnosti můžete vytisknout tento článek a poslat ho jako připomínku toho, co nemáte dělat. Pamatujte, že prevence je vždy snadnější než zotavení!