Chyby, které je třeba vyhnout při plánování události

Chyby se dělají pravidelně v obchodě av našem osobním životě. Takto roste a učíme se. Ale některé chyby jsou drahé. Proveďte potřebná opatření, abyste se vyhnuli těmto pět velmi častým chybám v plánování událostí a - pokud uděláte chybu - ujistěte se, že stejnou chybu neučiníte podruhé.

Nezačínáme brzy

Prokládání je váš nepřítel. Jedná se o jednu z nejčastějších chyby při plánování událostí, kterých se chcete vyhnout.

Pokud nedojde k zahájení procesu plánování události včas, může dojít k potížím s řadou problémů. Jakmile jste vybrali datum a máte obecnou působnost vaší události a rozpočtu, pusťte se do práce. Hotely a další místa rezervovat cestu v předstihu tak bezpečné to je co nejdříve. Pokud tak neučiníte, omezíte volbu místa konání a bohužel budete ponecháni v libovolném místě, kde je k dispozici. Hostující mluvčí a živá zábava také přijímá rezervace mnohem dříve než skutečný den konání. Až bude vaše událost bezpečná, proveďte svůj výzkum a pokud se rozhodnete pro vašeho nejlepšího umělce, okamžitě podepíšete smlouvu.

Dalším úkolem, který byste měli okamžitě řešit, je organizovat se kontrolním seznamem plánování událostí. Mapováním všech kroků v procesu plánování událostí, určením, kdy je třeba je dokončit, a vypracováním časového harmonogramu pro každý, budete mít cenný průvodce, abyste mohli začít a udržet vás na cestě.

Začínat příliš pozdě je jedním z nejčastějších chyb při plánování událostí.

Kontrola nekonkurenčních událostí

Už jste někdy naplánovali událost, abyste se dozvěděli - jakmile začne plánovací proces a datum události - že v tentýž den existuje další konkurenční událost? Pouze jedna událost přitáhne dav, aby se vaše šance nezabývaly a nepřekročily prsty.

Vyvarujte se situace úplně.

Proveďte svou due diligence a zkontrolujte, zda nedošlo ke konfliktu událostí dříve, než bude pozdě. Podívejte se na rozvrhy průmyslových setkání (velké a malé), blízkost svátků, významné sportovní události a místní setkání, které mohou způsobit katastrofu pro ty, kteří jsou na akci. Jakmile se rozhodnete o termínu pro vaši událost, obraťte se na své hosty. Oznámení "Uložit datum" a "Nadcházející události" dávají zájemcům příležitost označit vaši událost na svých kalendářích.

Nepotvrzující prodejci

Smlouva o podepsaném dodavateli je právně závazná smlouva a poskytuje vám něco písemného, ​​aby držel dodavatele odpovědného za služby, které mají poskytovat. V době, kdy jste si uvědomili, že prodavač je ne-show, nic pro vás nic neudělá. Tato smlouva o události v ruce nebude sloužit potravinám vašim hladovým hostům nebo doručit stoly a židle do prázdné sálu.Potvrďte s každým dodavatelem ne jednou, ale dvakrát. Ano, dvakrát . Potvrďte přijetí vaší podepsané smlouvy v době, kdy oba souhlasíte s podmínkami. Potvrďte ještě jednou před samotnou událostí. Nejedná se o rozhovor, který budete mít ohledně podrobností o dodávce nebo dekoraci potravin; toto je následné sledování konkrétně, abyste se ujistili, že vaše událost je stále v kalendáři.

Dodavatelé událostí rezervují více událostí a je velmi snadné, aby se vaše papírování ztrácelo ve shuffle nebo bylo nesprávně vloženo někým jiným ve firmě. Ujistěte se, že se tak nestane tím, že se k nim obrátíte, abyste se přihlásili a potvrdili, že vaše událost a specifika týkající se data, času a služeb, které mají být poskytnuty, jsou skutečně v rozvrhu. A držte tuto smlouvu dodavatele k dispozici.

Nemělo by mít "plán B"

Mít pohotovostní plán je nutností pro každou událost, ale konkrétně pro události, které mají být uspořádány venku. Poveternostní podmínky jsou nepředvídatelné a pokud hurikán, silný větrný poradce nebo bouřka z krupobití hrozí nebezpečí zrušení vaší události, máte zálohovací plán. Data o dešti, alternativní místa konání událostí a upravené plány aktivit jsou všechny možnosti, pokud vaše outdoorová událost - nebo její část - musí být přesunuta uvnitř.

Kromě přípravy na nejistotu počasí mohou být předběžně řešeny i jiné neobvyklé okolnosti. Výpadek elektřiny může být snížena tím, že je generátor na místě. Přeplňovací parkoviště lze přesunout do jiného předem uspořádaného místa. Problémy s dostupností hotelových pokojů mohou být vyřešeny tím, že v hotelovém bloku budete mít několik rezervovaných pokojů. Podívejte se na specifika vaší události a přemýšlejte o těch oblastech, které jsou náchylnější k problémům vznikajících. Plánováním a vývojem alternativních scénářů se můžete vyhnout jedné z nejnepříjemnějších chyb při plánování událostí.

Nenacházení dostatečné nápovědy

Pokud jde o pronájem zaměstnanců akce, více je lepší. Bude to stát víc peněz, ale může to vaše událost uložit. Vyfotografujte to: zálohování automobilů, které čekají na vstup na parkoviště, zatímco účastníci parkoviště se zuřivě snaží udržet krok. Řada frustrovaných hostů čeká na objednávku nápoje, protože jeden server se snaží udržet krok s poptávkou. Pracovníci při registraci událostí byli ohromeni velkým počtem hostů, kteří právě dorazili, a zanechali unavené cestující, kteří čekali příliš dlouho na to, aby se mohli přihlásit. S dalšími zaměstnanci, kteří vám pomohou v náročném čase, poskytnout další služby potřebným oblastem, vyřešit problémy, které vyvstanou, nebo přivítat hosty, kteří přicházejí s otázkami, mohou zvýšit Vaši akci z dobré události na skvělou událost.

Při náboru pracovníků událostí se podívejte na pracovníky, kteří mají zkušenosti s fungováním typu akce, kterou plánujete. Zaměstnávejte pouze profesionální, vysoce doporučené zaměstnance. Informujte je o tom, co je vaší událostí, hosty, které se budou účastnit, vaše očekávání a kdo je jejich kontaktním místem, pokud mají otázku nebo problém. Pracovníci událostí - i když jsou poskytováni externím dodavatelem - zastupují vás a vaše podnikání v oblasti plánování událostí.Negativní setkání s personálem události se bude konat v paměti hosta i klienta a dokáže zkažit i ty nejlépe plánované události.