3 Běžné chyby při obsluze událostí, které je třeba se vyvarovat

Kromě čistých zkušeností je nejlepším způsobem, jak se plánovač událostí stát ještě lepší plánovač událostí, a to navštěvováním jiné funkce hosta. Většina plánovačů událostí tráví trvání události koordinující zákulisní události, ale prožívání události očima hosta může být také otevírání.

Jako hosta, spíše než plánovač událostí, máte možnost pozorovat pracovníky akce v akci, což je perspektiva, z níž je často snazší zjistit, co funguje dobře - a co ne.

Zde jsou tři chyby, které pravděpodobně uvidíte u špatně řízených událostí, spolu s tipy, jak se vyhnout těmto chybám na vašich akcích.

Nesprávná registrace Registrační tabulka

Když hosté chodí až k registračnímu stolu, zaměstnanci akce by měli být vítáni a připraveni pomoci hostům - bez ohledu na to, jaká situace.

Není slušné nebo dokonce zdvořilé předpokládat, že někdo, kdo jde k registrační tabulce, nepatří k události. Přesto je to přesně to, co se může stát, pokud zaměstnanci nejsou řádně připraveni nebo informováni. Připomenout zaměstnancům události, že registrační tabulka představuje obrázek hostitele a organizace za událostí. Zaměstnanci by měli pozdravit všechny hosty při registrační tabulce a zeptat se, jestli se tam přihlásí k události událostí nebo jménem hostitele. Pokud dojde k chybě, většina hostů se sama opraví a omluví se. V opačném případě by zaměstnanci měli dostat pokyny, jak nejlépe přistupovat k situaci.

Kindness jde dlouhou cestu v událostních operacích.

Nastavenka špinavých událostí

Ve většině míst, úklid čistí prostor pro události a zaměstnanci banketů dokončí nastavení. Pokud banketové operace sklopí sklo a nedokáže vyčistit střepy, zůstávají trámy na podlaze - pokud událost nevyčistí.

Štěrbiny rozbitého skla a jiných nečistot nejen zanechávají strašlivý obraz, ale mohou také vytvářet bezpečnostní riziko. Nejlepší plánovači událostí proto vždy dorazí 1-2 hodiny před časem startu, aby sledovali nastavení a provedli řadu průchodů oblasti a hledali sklo a další předměty 30 minut a znovu 15 minut před událostí. Pokud by něco bylo mimo místo, může plánovač událostí přinést pozornost banketů.

Čistý čas

U každé události budou dva (někdy konkurenční) plány: agenda organizátorů a pracovní plán personálu. Plánovač událostí je zodpovědný za to, aby byly obě synchronně synchronizovány.

Prezentace nebo poznámka programu se obvykle vyskytují hned po příjmu příjmu, který může obsahovat registrační tabulky, jídlo a nápoje.Načasování činností zaměřených na vyčištění a roztržení musí být proto pečlivě naplánováno tak, aby nedošlo k narušení nebo přerušení programové agendy. Když se předtím neprovádějí očištění a roztržení u pracovníků s událostmi, může plánovač událostí zjistit, že tabulky a další položky mohou být odstraněny přímo před hosty nebo hostujícími reproduktory, což ruší všechny v místnosti.

Měli by plánovači událostí připomenout banketovým manažerům, kdy mají své zaměstnance pracovat a kdy mají být tiché? Odpověď je ano.

Bottom Line

Zatímco dobře řízená místa s manažeři a zaměstnanci s pilnými akcemi by měli usnadnit práci s plánovačem událostí, takové dokonalé provedení událostí není vždycky. Skvělé plánovače událostí dělají každý detail události jejich podnikání. Věnují čas, aby před samotnou událostí diskutovali o všech aspektech uspořádání, událostních služeb a roztrhali banketové manažery a dohlíželi na událost před, během a po skončení akce, aby zajistily nejlepší možnou událost pro klienta.