5 Kritických chyb plánování událostí Každý správce událostí se musí vyvarovat!

Podívejme se na to, Murphyho zákon říká, že pokud se něco může stát špatně, pravděpodobně ano! To je jen základní fakt života, s nímž musíme často žít.

Ale pokud jde o plánování událostí, příslušný manažer událostí se bude vždy snažit zmírnit Murphyho zákon tím, že rozpozná potenciál, aby se věci nezměnily a plánovaly podle toho.

Jako správce událostí je absolutně vaší povinností zajistit, aby vaše speciální událost probíhala hladce as co nejmenšími možnými událostmi.

V reálném světě není možné pokrýt všechny možnosti, ale přinejmenším byste si měli být vědomi chyby plánování kritických událostí, které se musí každý správce událostí vyhnout.

Forewarned je předzbrojen, takže se podívejme na některé důležité tipy, které vám mohou pomoci při vyloučení bezproblémové katastrofy na příští speciální akci.

-

1. Špatná komunikace - je to pravděpodobně nejčastější chyba, kterou udělali nezkušení plánovači událostí a je to jedna, kterou je třeba se vyhnout za každou cenu, protože špatná komunikace může doslova způsobit katastrofu.
   Špatná komunikace je často důsledkem nedostatečné pozornosti detailu, zejména pokud jde o seznam událostí. Je naprosto zásadní, abyste účinně komunikovali s vaším týmem interních událostí a vašimi dodavateli. I když není ve vašem zájmu zajímat se o mikromanage nebo o nepohodlí, musíte být na vrcholu komunikačního procesu a zajistit, aby každý, kdo se na akci podílel, přesně věděl, co se od nich očekává a na jakém časovém plánu.

1. Špatné nebo chybějící plánování pohotovosti - pamatujte si Murphyho zákon? Je pravděpodobné, že se při příležitosti mimořádné akce vrátíte a samozřejmě špatně. To je normální a lze očekávat. Profesionální plánovač událostí si bude myslet dopředu, určí potenciál, aby se věci pokazily a aby bylo zajištěno dobré plánování pro nepředvídané události. Například, co kdyby váš registrační systém nefungoval v den, co kdybyste měli jídlo nebo pití, co když není k dispozici dostatek parkovacích míst, co když váš keynote speaker nedorazí včas, co když zvuk systém nebo projekční systém dávají problémy v den vašeho konání - dokážete to zvládnout? Máte plán B?
2. Nedostatečná doprava - jste absolutně přesvědčeni, že doprava, kterou jste zorganizovali, aby se delegátoři a přednášející z vašeho konání a přednášející zúčastnili, je přiměřená? Je důležité zkontrolovat v týdnech vedoucích k vaší akci a dokonce (na poslední chvíli) v den samotné události, že jsou splněny všechny vaše požadavky na dopravu. Znovu, přemýšlejte, pokud jde o nepředvídatelnost zde - co se stane, když v den vašeho vývoje došlo k poruše vozidla nebo vozidel, máte plán zálohování?
3. Nedostatečné jasné označení - delegátům není nic více frustrující než účast na zvláštní události a není si jistý nebo zmatený, kde se koná další prezentace nebo demonstrace. Vyvarujte se tomu tím, že budete absolutně přesvědčeni, že zobrazíte odpovídající označení, které je snadno čitelné a srozumitelné. Je lepší jít přes palubu, než nechat své účastníky ztracené a zmatené a neustále žádat o pokyny.
4. Nedostatečný personál po ruce - v den vašeho speciálního podujetí se budete pravděpodobně zabývat velkým počtem účastníků. Nerobte chybu, když se spoléháte pouze na jednu nebo dvě osoby, abyste se vypořádali s otázkami nebo obavami delegáta. Ujistěte se, že znáte své počty a především zajistíte, že mezi týmem plánování událostí a personálem poskytovaným dodavateli máte dostatečný personál po ruce.

A konečně existuje staré pořekadlo, které říká, že "předpoklad dělá zadek z vás a mne" a to nikdy nebylo pravdivější než při použití na řízení událostí. Nikdy, nikdy nepředpokládejte, že všechny základny jsou pokryté - ujistěte se, že jsou! Pokud máte pochybnosti o tom, že nejlepšími pravidly je vždy kontrola a kontrola. Nenechávejte věci až do poslední minuty a zjistěte, že bojujete s požáry v den své události.