7 Způsobů, jak posílit komunikaci v malé firmě

Komunikace je základem každého vztahu, který máte ve svém osobním životě; v podnikání se to nelíbí. Bez efektivní komunikace může dojít k nedorozuměním, problémům a konfliktům mezi vašimi zaměstnanci, vašimi klienty a všemi dalšími, s nimiž jste v kontaktu. Špatná komunikace může efektivně delegovat, zvýšit produktivitu a příjemné pracovní prostředí prakticky nemožné.

Níže uvedené tipy vám pomohou jemně vyladit komunikační dovednosti, abyste ušetřili čas, snížili stres a zvyšovali produktivitu tím, že efektivně komunikujete v každé interakci, kterou máte ve svém malém podnikání.

1. Omezení rozpoznání a poslechu

Poslech je klíčem k efektivní komunikaci, ale není to vždy snadné. Jedním ze způsobů, jak se stát lepším posluchačem, je snažit se omezit rozptýlení během vašich rozhovorů, které složitě slyší a absorbují to, co ostatní říkají. To může znamenat uzavření e-mailového klienta, vypnutí vyzvánění telefonu nebo zavření dveří do kanceláře. Tím, že děláte tyto malé věci, zajistíte, že osoba, s níž mluvíte, má vaši plnou pozornost.

Je také důležité omezit vnitřní rozptýlení, to znamená vše, co se děje ve vaší mysli. Když máte několik témat, která se potýkají během setkání nebo rozhovoru, který se skrze ně objeví, abyste získali všechny své nápady, může to být lákavé, ale to způsobuje zmatek a může způsobit, že se druhý člověk cítí jako jeho vstup není důležitý.

Zpomalte a pamatujte, že komunikace je obousměrná ulice. Zajistěte odhodlání, které umožní oběma stranám, aby se vyjádřily.

2. Be Responsive

Jednou z nejhorších věcí, které můžete udělat, když vznikne konflikt nebo někdo má stížnost na vaši firmu, produkty, služby atd., Je ignorovat. Ve většině případů by měla být okamžitě vydána nějaká odpověď, i když je to jen stručné prohlášení, že se podíváte na problém.

Pokud budete čekat, až budete mít všechny potřebné informace, než se dostanete k nešťastné straně, mohou skončit nejen nešťastně, ale nyní i rozzlobení. Udržujte komunikační linky otevřené ve všech situacích tím, že budete co nejvíce reagovat a ujistěte se, že lidé, kteří vás osloví, se domnívají, že jejich problém je pro vás důležitý.

3. Zeptejte se správných otázek

Tak velká část komunikace závisí na získání informací, které potřebujete, a mnohokrát to znamená, že musíte se zeptat na správné druhy otázek. Existují stopy, o kterých otázkách byste se měli zeptat v každé části konverzace, kterou máte. Musíte být schopni poslouchat a nulovat na tyto stopy, aby zjistili, které otázky budou rozptýlit informace, které potřebujete.

Zvažte případ zaměstnance, který nesplňuje cíle a je obecně nešťastný v práci. Pokud se neptejte na správné otázky, možná se nikdy nedostanete ke kořenu problému, což může být něco od osobních otázek až po nedostatečné zpochybnění.

4. Využijte co nejvíce zasedání

Schůzky jsou proslulé tím, že jsou zbytečné, pokud nejsou dobře naplánovány a důkladně organizovány. Pokud jste organizátorem, je třeba nejprve naplánovat to, co musíte udělat, abyste respektovali čas každého, a co nejúčinnější schůzku.

Poté si připravte program, který nastiňuje body zaostření a nastaví strukturu schůzky.

Zde jsou další tipy pro chytré schůzky, které vám pomohou zajistit, aby vaše schůzky byly produktivní:

• Potvrďte časy zasedání ve vhodných časových zónách jeden až dva dny před zasedáním.
• Přiřaďte moderátora schůzky, který řídí schůzku, a zajistěte, aby se účastníci drželi programu.
• Podněcujte vstupy a dotazy od všech účastníků schůze.
• Vezměte si poznámky nebo přiřaďte někoho jiného, ​​abyste si vzali poznámky, zachytit důležité detaily schůzky.

5. Kombinace komunikačních metod

Komunikace "face-to-face" nebo "hlas-k-hlas" je skvělá pro vyloučení časových výzev, které často přicházejí s e-mailem. Může však vyvolat i další otázky a zmatenost, pokud všechny zúčastněné strany nejsou na stejné stránce.

I když se většina vaší komunikace uskutečňuje po telefonu nebo při síťových událostech, můžete vytvořit souhrnné e-maily, které načrtávají, co jsou diskutovány, jaké jsou další kroky a kdo je za to odpovědný. To může být skvělý způsob, jak kombinovat různé komunikační metody pro efektivnější (a méně mátoucí) komunikaci vpřed.

6. Zaměření na zákaznický servis

Dobrý zákaznický servis závisí na obousměrné komunikaci. Často, když nastávají konflikty se zákazníky, klíč k řešení komunikuje, aby odhalil problém a pokračoval v komunikaci, dokud nebylo nalezeno řešení.

Jedním ze způsobů, jak udržovat dlouhodobé vztahy s vašimi klienty, je zachování otevřených linek komunikace. To znamená požádat o informace o tom, jak se věci dělají a jak se cítí o produktech a službách, které poskytujete. Toho lze dosáhnout na konci projektu, během každodenních rozhovorů, se zaměřením nebo prostřednictvím formálních průzkumů.

7. Použijte odpověď, kterou obdržíte

Pokud již komunikujete se svými klienty, pravděpodobně obdržíte pravidelnou zpětnou vazbu, a to i tehdy, když je nevyžadujete formálními metodami. To může být zlatá minuta užitečných informací o tom, jak vaše klienty a potenciální klienti vnímají vaše podnikání, produkty a služby. Abyste však byli efektivní, musíte tyto údaje použít k tomu, abyste změnili a zlepšili své procesy. Vytvořte proces shromažďování zpětných vazeb, které obdržíte na jednom místě, poté vyčkejte čas na měsíc nebo dva, abyste analyzovali data a vytvořili plán pro implementaci a sledování vylepšení.

Nakonec může být efektivní komunikace jednou z nejdůležitějších dovedností, které používáte ve svém podnikání.Pokud vaše komunikační dovednosti mohou využít jemné ladění, potřebujete čas analyzovat, jak komunikujete, a výsledky vaší komunikace. Pak se zaměřte na způsoby, jak je můžete vylepšit v průběhu času. Možná vás překvapí, kolik změní vztahy se zaměstnanci, klienty a kolegy k lepšímu.