5 Důvodů Sledování času je správnou volbou

Vzpomínáte si, kolikrát se vy a váš tým cítili přeplněni kvůli pracovní zátěži? Kolik vás stálo, abyste se donutili pracovat, a to navzdory nedostatku energie? Je tak snadné obviňovat svou únavu ze stresu a mít tolik věcí, které je třeba udělat během dne. Ale možná pravda je někde jinde?

Samozřejmě, tyto dva faktory, které jsem právě zmínil, přispívají k vaší obtížné situaci (a to i vašim členům týmu).

Místo toho, abyste si stěžovali, najděte odpověď na řešení tohoto problému tím, že se podíváte na své dovednosti v oblasti řízení času. Zeptejte se sami sebe: Kolik času denně ztrácíte na pracovních materiálech, jako je kontrola e-mailů, telefonní hovory nebo neproduktivní schůzky?

Díky technologii nemusíte sami pracovat. Jsou to dny, kdy musíte ručně zaznamenat svůj čas v notebooku za 15 minut, pokud byste chtěli mít nějakou představu o tom, jak jste strávili svůj den. Aplikace pro sledování času, jako je TimeCamp, vám to udělají dnes. Jediné, co musíte udělat, je vybrat pro vás vhodný software pro sledování času.

Ale nemusíte ručně zaznamenávat čas, jaké jsou důvody pro používání softwaru pro sledování času vůbec v rámci vaší každodenní rutiny? Podívejme se na 5 důvodů, proč je sledování času inteligentní volbou.

1. Zjednodušuje to správné vyúčtování času

Všichni víme, že problémy s platbami jsou trochu složité - většina z nás má problémy s tím, že je zaplacena alespoň jednou v životě.

Proto byl vymyšlen software pro sledování času, který usnadnil tento proces.

Je dobré jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance (a v ostatních případech i pro společnost a zákazníka), protože nástroj sleduje čas pro všechny aktivity dne na základě odhadované hodinové sazby. A co víc, můžete to udělat prakticky průhledné, aby uživatel ani nemusel klikat, aby zapnul časovač.

V automatickém časovém sledování TimeCamp zvedne klíčová slova ve vašich dokumentech, takže člen týmu, který jej používá na svém počítači nebo mobilních zařízeních, nemusí přepínat mezi úkoly a zahájit sledování času. Nástroj sleduje aktivity prostřednictvím klíčových slov v práci, kterou děláte online, například psaní dokumentů nebo čtení e-mailů.

A poté, díky propojení sledování času s fakturačními funkcemi je faktura s podrobnými údaji připravena ukázat zákazníkovi, jak dlouho projekt trval a kolik stojí.

2. To vás činí lepším projektovým manažerem

Integrace správy času s ostatními nástroji, jako je například sledování času do Asana nebo Trello, vám může ušetřit čas jako projektový manažer a uvolnit vás, abyste se více podíleli na řízení projektu.

Správné nástroje v kombinaci umožňují efektivněji odhadnout náklady na projekt, protože můžete překrývat plán projektu s cenou za hodinu a s těmito dvěma daty můžete odhadnout pravděpodobný rozpočet projektu (existuje více rad o vytvoření rozpočtu projektu zde).

Díky tomu jste lepší projektový manažer, protože máte více pod kontrolou svého projektu a jste schopni efektivně a transparentně řídit.

Koneckonců, řízení času projektu je něco, co musí projektoví manažeři během svých projektů pracovat. Proč neudělat věci trochu jednodušší pomocí některých nástrojů, které vám pomohou?

3. Pomáhá vám vyhnout se rozptýlení

Je zřejmé, že pokud používáte sledování času, budete více zaměřeni na sledovaný úkol, protože existuje pocit, že někdo sleduje. Váš ředitel nebo klient má jasný přehled o tom, co právě děláte, takže se cítíte povinen to udělat - jak byste měli.

Sledování času vám pomůže zůstat daleko od všech věcí, které vás denně odvádějí - neproduktivní přestávky strávené na prodloužených schůzkách nebo kontrolu Facebooku dvakrát každých deset minut.

Jediné, co vidíte jasně s časovým sledováním, je účel této činnosti. Pokud nedosáhnete toho, nezasloužíte si přestávku.

4. Zvyšuje průhlednost

Tento důvod je přísně spjat s jinou důležitou funkcí sledování času - hlášení.

Pro každý úkol a projekt získáte podrobné přehledy o softwaru pro sledování času. To pomáhá identifikovat, kde je nejvíce plýtvání.

Přečtěte si další: 5 Základní zprávy o projektu

Zprávy vám mohou také pomoci zjistit, kde potřebujete více času: o těch důležitých aktivitách, které pomáhají strategicky řídit vaše projekty. Budete snadno schopni zjistit, zda věnujete spoustu času taktickým iniciativám a nestačí na to, co se děje ve velkém obrázku, vizi, která pomáhá vašemu týmu se setkat a vystupovat velmi pod vaším vedením.

5. Ukazuje situaci zdrojů

Požádali jste někdy o další zdroje o projektovém týmu, jen aby bylo řečeno, že váš manažer nemá pocit, že je to skutečně nutné? Dobrý zaměstnavatel by neměl ignorovat své zaměstnance, když se cítí přemoženi, ale když jste opravdu zaneprázdněni a zoufale potřebujete další pár rukou, to je přesně ten okamžik, kdy nemáte dostatek času, abyste ospravedlnili, proč je jiný člověk Povinný.

Sledování času pomáhá týmu dokázat, že někdy problémem je, že je to příliš mnoho práce pro nedostatek lidí. Podrobné přehledy, které ukazují pokrok a odpracované hodiny, mohou rychle poskytnout vstup do podnikatelského ospravedlnění pro další zdroje projektu. Efektivní plánování zdrojů vám může ušetřit čas, takže když všechny vaše nástroje pracují společně, můžete být efektivnější všude kolem.

Sledování času nám pomáhá pracovat efektivněji, rozpoznávat rozptýlení a eliminovat je. Zvyšuje produktivitu jednoduchým a zřejmým způsobem tím, že poukazuje na to, kde nejvíce strávíme čas. Neváhejte, začněte sledovat čas a ušetříte peníze!

Toto je příspěvek od Paweła Kijka, CMO na TimeCampu.