5 Podmínky řízení projektu, které byste měli vědět

Řízení projektů je práce, která přichází s velkým jargonem a terminologií. Jakmile víte, co to znamená, je snadné sledovat diskuse a efektivně přispívat. To zvýší vaši důvěru v práci, pokud můžete pochopit, o čem všichni ostatní mluví, a pomůže vám, abyste se brali vážněji do práce, pokud používáte ty správné pojmy sami.

Zde je náš průvodce pro 7 podmínek řízení projektu, které byste měli vědět.

1. Riziko

"Riziko" je výraz, který se vztahuje k tomu, co se může stát ve vašem projektu. Například pokud stavíte nový kancelářský blok, cena oceli může vzrůst a to může mít vliv na váš rozpočet. Ale možná to nevyšlo. Stejně tak, pokud se chystáte hostovat svůj roční firemní piknik venku, mohlo by to být pěkné počasí, ale mohlo by to pršet. Stručně řečeno, riziko je něco, co se ještě nestalo.

Je důležité vědět, jaká rizika souvisejí s vaším projektem, protože pak je můžete naplánovat. Můžete své plány "Plánu B" nebo pohotovostní plány spustit, aby se předešlo riziku, které se děje na prvním místě. S cenou oceli a počasí není moc, co byste mohli udělat, abyste je zabránili v tom, aby se dalo dělat, ale můžete v případě potřeby udělat plány.

Například byste si mohli pronajmout stánky nebo si dát s deštníky tak, že pokud dojde na deštivý den v pikniku, lidé mohou mít stále dobrý čas.

Tento článek o tom, co zahrnout do registru rizik, vám pomůže začít.

2. Problémy a rizika jsou často zaměňováni členy projektových týmů a je to důležité jako projektový manažer, aby se ujistil, že mluvíte o problémech, když myslíte na problémy a rizika, když myslíte na rizika.

Pokud je riziko něco, co se ještě nestalo, problém je něco, co se stalo.

Problémy jsou jen problémy, kterým čelí projektový tým.

Možná jste viděli, že to přijde (a vyřídilo to jako riziko, že začne), nebo by to mohlo být zcela nečekané. V každém případě se to stalo a musíte s tím něco udělat!

3. Milestone

Milníky jsou body v čase, které označují klíčové momenty během projektu. Často se používají pro:

Začátek fáze

• Konec fáze
• Konec velkého díla nebo velkého úkolu
• Poznamenat si určitou pevnou lhůtu
• Nehmotný data na plánu
• Přemýšlejte o milníkůch jako o druhu data, který byste psali v kalendáři doma - o důležitých důležitých okamžicích v projektu, jako je dokončení testování nebo spuštění.

Milestones jsou jednou z 9 částí grafu Ganttů, takže je uvidíte na rozvrhu vašeho projektu zobrazený jako diamant.

4. Sponzor

Sponzor vašeho projektu sedí v Projektové komisi. Jsou to lidé, kteří projekt vlastní a dostávají výhody.Například, pokud spouštíte nový systém IT pro tovární tým k použití, by Factory General Manager bude sponzorem projektu. Tým IT by byl součástí projektového týmu, ale nepřebíral by sponzorskou roli.

Sponzorem projektu je osoba, na kterou se můžete obrátit, když potřebujete vedoucí vedení. Mohlo by to být:

Odblokovat problém

• Najděte nějaké zdroje
• Schválit rozpočet
• Rozhodovat
• Souhlasíte s konečnou specifikací
• A tak dále. Projektový manažer efektivně hlásí sponzorovi po dobu trvání projektu, a to jak z hlediska struktury řízení line, tak doslova, s týdenním nebo měsíčním (nebo real-time) hlášením projektu.

Zjistěte více o úloze sponzora projektu.

5. Zúčastněné strany

Zúčastněné strany jsou dalšími osobami, kterých se váš projekt zabývá a ovlivňuje. Některé projekty budou mít široké skupiny zúčastněných stran, které pokrývají všechna oddělení organizace. Ostatní budou mít omezenější rozsah.

Některé zainteresované strany jsou mimo vaši organizaci, stejně jako vláda nebo regulační orgány. Musí být také informováni s relevantními informacemi.

Většina zúčastněných stran bude podporovat (nebo ambivalentně) změny, které přinesl váš projekt, ale ne všechny z nich budou!

Setkáte se se zainteresovanými stranami, které nejsou, přivítá váš projekt s otevřenou náručí! Seznamte se s obtížnými zúčastněnými stranami v tomto rozhovoru s expertem na řízení projektů Davidem Brydem.