Telefonní etiketa - Uvědomte si své chování při používání telefonu v práci

Kdy jste začali používat telefon? Bylo to pravděpodobně co nejdříve, kdybyste mohl říct "ahoj". Nepotřeboval jste žádnou další dovednost, abyste mohli volat nebo přijmout hovor. Pravdou je, že ačkoli to určitě není raketová věda, správná telefonní etiketa v pracovním prostředí zahrnuje něco víc než schopnost pozdravit. Vzhledem k tomu, že to může být vaše počáteční kontaktní místo s klientem, zákazníkem nebo dokonce s vaším zaměstnavatelem, je to vaše příležitost udělat dobrý první dojem …

nebo špatný. Zde je několik tipů, které byste měli dodržovat při používání telefonu v práci:

• Nejdříve se Swallow: Jinými slovy, vaše ústa by neměla být při volání nebo telefonování přijímána. Chtěli byste být schopni jasně mluvit a to není možné, pokud žvýkáte nebo polyknete.
• Jméno a hodnocení prosím: Pokud obdržíte telefonát v práci, měli byste se identifikovat sami a vaší společností a oddělení, pokud je to možné. Pokud byl volající převeden na vás z hlavní linky společnosti, můžete uvést pouze vaše jméno a oddělení. Osoba, která zpočátku odpověděla na výzvu, nejspíše uvedla název společnosti. Když jste volajícím, identifikujte se stejným způsobem, než se ptáte na osobu, kterou se snažíte oslovit.
• Způsoby, které skutečně dělají: Buďte vždy zdvořilí, bez ohledu na to, kdo je na druhém konci linky. Ať už mluvíte s recepčním nebo předsedou společnosti, nikdy nezapomeňte prosím a poděkujte. Kromě toho, že každý si zaslouží respekt, může osoba, která odpoví na vaše volání, se ujistit, že se s ním náležitě zabývá.

• Zaměření: Zatímco my všichni rádi můžeme (nebo se pokoušet) zdržet jiných věcí, když jste na volání. Měli byste člověku, kterému mluvíte, dát svou neomezenou pozornost. Váš e-mail, sociální média a hry mohou čekat.
• Nyní Hold On: Nejprve byste se měli vyvarovat všech ostatních konverzací, když jste v telefonu. Realita se někdy dostává do cesty. Možná budete muset mluvit s někým, kdo přijde do vaší kanceláře nebo skříně nebo vyzvednout další hovor. Omluvte se a pak omezte svou další konverzaci na několik sekund. Nenechávejte někoho, kdo čeká neustálé čekání. Pokud se nemůžete rychle postarat o druhou záležitost, ale musíte ji okamžitě vyřídit, místo toho, abyste uvedli osobu, s níž jste se mluvili, požádejte, jestli můžete zavolat zpět v době, která je pro ni vhodná.

• Nenechávejte volajícího ztrácet v systému: Existují chvíle, kdy nebudete moci pomáhat osobě na druhém konci linky a bude muset přenést někoho, kdo může. Když to uděláte, ujistěte se, že ví, komu přenášíte hovor a proč.Nechte jej vědět, co dělat, pokud volání neprojde, nebo pokud osoba, do které ho posíláte, není tam nebo nemůže pomoci.
• Udržujte zprávy krátké a sladké: Když necháte někdo hlasovou zprávu, promluvte pomalu a jasně, zvláště když uvedete své jméno a telefonní číslo. Příliš mnoho lidí opouští velmi dlouhé a neklidné zprávy pouze proto, aby na konci konečně zmáčkli své jména a čísla, což příjemci nedokáže vrátit hovor.
• Jednou je dost: Pokud opustíte zprávu a osoba, pro kterou jste ji opustila, se k vám nevrátí okamžitě, může to být proto, že v tuto chvíli nemůže. Není třeba volat znovu a znovu. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, můžete zkusit znovu volat druhý den nebo pokračovat v e-mailu s tím, že jste také nechali hlasovou poštu.
• Poslouchejte první: Před vracením telefonního hovoru poslouchejte hlasovou schránku, kterou jste obdrželi v plném rozsahu. Můžete se dozvědět, že není třeba dokonce zavolat zpět (wow, co šetří čas) nebo že se nejprve musíte postarat o něco. Například volající může potřebovat informace, které můžete mít po návratu k ní.