Jak ušetřit čas na příchozí telefonní hovory - telefonní hovory

Příchozí telefonní hovory mohou vybírat spoustu času a vážně snižovat produktivitu tím, že vás odtáhnou od jiných úkolů. Ale stejně jako existují způsoby, jak zvládnout odchozí telefonní hovory, které zlepší správu času, existují způsoby, jak manipulovat s příchozími telefonními hovory, abyste snížili dobu, po kterou spálíte mluvení po telefonu - aniž byste byli hrubý vůči tomu, kdo je volán vy. Tyto tipy pro telefonování vám pomohou.

Tipy pro telefonování pro příchozí hovory

1) Odpovězte na telefon telefonem s pozdravem.

Když například odpovíte na telefon, řekněte něco jako "Cypress Technologies." Susan mluví, jak vám mohu pomoci? To nejenže umožňuje volajícímu vědět, že se dostalo k podnikání, ale kladou na něj zodpovědnost, aby šetřila čas na průzkumné otázky, jako je "Je to Cypress Technologies?" A nečinný chit chat.

2) Přemýšlejte a upřednostněte, když mluvíte.

Volá se nejlépe právě teď nebo později? Mnoho z telefonních hovorů, které podniky obdrží, jsou rychlé dotazy, které lze snadno zodpovědět, například: "Jak pozdě jste otevřeni?" Ale jiné zahrnují složitější a časově náročnější odpovědi. Pokud tomu tak je, řekněte volajícímu a požádejte, kdy by bylo vhodné ji zavolat zpět, aby se o tom poradil.

3) Použijte techniky, jako je parafrázování a shrnutí, aby se telefonní hovory udržely na trati.

Pokud mluvíte s někým z telefonu, který se zdá, že chtěl chatovat nebo odcházet z tohoto bodu, řekněte něco jako: "Takže to, co jsem slyšela, že říkáte, je …" nebo "Takže klíčové body jsou … "nebo" Je (vložte shrnutí) správné shrnutí toho, co jste říkal? " Je těžké se mluvit s někým, kdo odmítá chatovat.

4) Ve zvyku zavírat každý příchozí telefonní hovor se souhrnem jakýchkoli akcí, které jste vy a volající souhlasili.

Zatímco ve většině případů to bude trvat jen několik sekund, může vám ušetřit spoustu času tím, že se vyhnete chybám a potřebujete zkontrolovat. Například po rozhovoru, během kterého jste uspořádali schůzku s klientem, můžete říci: "Dobře.

Setkávám se s vámi ve vaší kanceláři u (vložte místo ) v 10 hodin ráno a my společně projdeme vzorky. "

5) Udržujte podložku a píslujte nářadí všemi telefony, abyste během hovoru mohli zaznamenat detaily.

V tomto okamžiku není to jen správné řízení času, ale pomůže vám udržet soustředění na hovor, ale pomůže vám později řídit čas, pokud potřebujete najít a / nebo zkontrolovat podrobnosti konkrétní konverzace.

6) Dejte svým klientům a zákazníkům možnost e-mailu.

Mnoho z nich použije e-mail, aby vás kontaktoval spíše než telefonování, pokud vědí, jaká je vaše e-mailová adresa.Ujistěte se, že e-mailová adresa vaší společnosti je na vašich vizitkách a na vašich webových stránkách, pokud máte. Máte-li své e-mailové adresy, pošlete e-maily svým stávajícím klientům a zákazníkům a zmiňte e-mailovou možnost a prezentujte ji jako způsob, jak zlepšit komunikaci.

7) Používejte technologii ke správě času, který jste vynaložili na telefonování.

Vaše firma by jako minimum měla mít záznamník a hlasovou poštu. Nastavte je pomocí vhodných obchodních skriptů a použijte je k tomu, aby vám odpověděli na telefon, když jste mimo kancelář nebo potřebujete pracovat na nepřetržitém provozu. Poté naplánujte čas, abyste mohli každý den odpovídat na tyto telefonní zprávy.

Pokud jde o časové řízení, získáváte drahocenný čas spojením telefonních hovorů dohromady.

8) Pokud provozujete podnik založený na domácím počítači, získáte samostatný telefon nebo linku.

Musíte mít druhý telefon pouze pro firmu s vlastním telefonním záznamníkem a / nebo hlasovou schránkou. Nejen, že je to profesionálnější, ale ušetří vám čas, který potřebujete k tomu, abyste si mohli poslechnout zprávy a zjistit, které z nich se týkají podnikání.

9) Vždy je nejlepší mít na telefonu odpovědět.

S automatickým zvedáním nebo zhoršením systému je systém Interaktivní hlasové odezvy (IVR) skutečně vypnutý, což vám bude stát, když se lidé neobtěžují opustit zprávy nebo zavolat zpět. Pokud přijmete příchozí telefonní hovory příliš mnoho času během vašeho dne, zvážit přijetí recepční nebo profesionální záznamník, aby vám telefon odpovídal.

Náklady na to, že někdo jiný dělá, může být více než vyrovnán zvýšením produktivity a lepším prodejem.

10) Uložte si písemný skript nejčastějších otázek (a odpovědí) odeslaných telefonem.

Šetří vás a vaše zaměstnance čas, pokud nemusíte hledat odpovědi nebo přemýšlet o tom, jak odpovědět na konkrétní žádost při telefonování.

Shrnutí tipů pro telefon

Nezapomeňte, že telefon by měl být obchodním nástrojem, nikoliv rušivým časem, který řídí váš pracovní den. Spracování příchozích telefonních hovorů podle těchto tipů pro správu času vám pomůže lépe spravovat svůj čas, zvýšit produktivitu a umístit telefon zpátky na správné místo. Pomůže vám spíše provozovat firmu než spuštění.