Jak ušetřit čas na odchozích hovorech

Telefonní řízení času je důležité, protože telefon je stále primárním komunikačním nástrojem pro většinu malých firem. Ale hodně času, které podniky tráví za použití telefonu, je ztráta času. Namísto komunikace s lidmi, s nimiž chceme komunikovat, když provádíme odchozí hovory, vyprávíme čas, kdy mluvíme s jinými lidmi nebo stroji a hrajeme nekonečné kolegy značky telefonu.

Ale co kdybychom mohli volat a mluvit s lidmi, s nimiž jsme chtěli mluvit, říct, co chceme říct a pokračovat dál?

Představte si, jak moc bychom mohli být produktivní a kolik času bychom museli dělat jiné věci.

No, můžeme - a vše, co je potřeba, je předem připravené trochu.

Tipy na telefonní hovory pro odchozí hovory

1) Ať už jsou dodavatelé, stálí zákazníci nebo dodavatelé, mnozí z nás opakovaně volají stejné lidi. Udržujte své kontaktní informace aktualizované s časově úspornými detaily, takže neztrácejte čas, když se snažíte oslovit uživatele, kteří nejsou k dispozici.

Například, pokud víte, že určitá osoba, kterou chcete dosáhnout, bere oběd od 1 do 2 p. m. každý den, proč si myslím, že se mi během tohoto času snažím říkat?

2) Naprogramujte čísla, která pravidelně voláte do telefonu. Jsem ohromen lidmi, kteří to nedělají, jelikož čas, který ušetříte, když nehledáte čísla a dělíte je, je stejně úžasný.

3) Naplánujte odchozí hovory. Předtím, než zavoláte, označíte hlavní cíl hovoru a klíčové body, které chcete pokrýt.

To vám pomůže držet se bodu, když jste na telefonu a ujistěte se, že pokryjete vše, co chcete pokrýt, což vám ušetří čas během hovoru a nebudete muset volat znovu, protože jste něco zapomněli. Viz 11 technik studeného volání pro úspěšný prodej, jak připravit úvodní skript, který vám pomůže zůstat v tématu.

4) Pokud voláte někoho, kdo je zadán do vaší databáze kontaktů, máte při volání všechny informace o osobě, kterou voláte před vámi. Ať už používáte stolní počítač, mobilní zařízení nebo Rolodex, je to skvělá pomůcka pro paměť během hovoru. Navíc, pokud nemusíte hledat něco takového, jako je jméno manžela klienta, budete mít možnost v průběhu hovoru vytvářet poznámky, čímž ušetříte ještě více času.

5) Samozřejmě, pokud chcete během hovoru vytvářet poznámky (nebo dělat něco jiného, ​​když mluvíte telefonem), je nezbytný dobrý hlasitý odposlech nebo náhlavní souprava. Uvolnění rukou může uvolnit spoustu času.

6) Pokud se dostanete k něčímu záznamníku nebo hlasové poště, ponechejte kompletní zprávu, která dává dvakrát vaše telefonní číslo a uvede důvod, proč voláte .Například "Toto je Susan Ward na (telefonní číslo). Zavolám, abych diskutoval o odhadu svého projektu." [999] Uvede své číslo dvakrát příjemci zpráva má mnohem lepší šanci na to, aby to bylo správné a aby bylo napsáno, aniž by se zpráva znovu přehrávala.

7) Nedávejte se telefonnímu nátlaku

. Když se snažíte oslovit někoho a nemáte, je lákavé zavolat zpět - možná každou půlhodinu! Ale pokud jste nechali správnou zprávu, není třeba ztrácet čas tím, že opustíte opakované zprávy (a vyplníte záznamník telefonu nebo hlasovou poštu). Dejte tomu, komu voláte, dostatečnou dobu, abyste volali zpět, například až do následujícího pracovního dne.

8) Plánujte své telefonní hovory a nechte je dohromady v jednom bloku času, pokud je to možné.

Většina z nás není tak dobrá v multitaskingu a ztrácí velkou produktivitu, když se točíme z jednoho úkolu do druhého. Pokud tedy máte v určitý den desítky hovorů, je efektivnější, abyste je vydělali za jednu hodinu, než abyste provedli jednu nebo dvě, a poté po třech voláních o hodinu později a dalších dvou po 45 minutách. 9) Pokud je to možné, zarezervujte své odchozí telefonní hovory.

Pokud to nebude rychlé volání, když poprvé zavoláte někomu, představte se, řekněte jí, proč voláte, a pak se jí zeptejte, jestli je vhodná chvíle mluvit, nebo by si raději rezervovala čas k diskusi. Pak si zajistěte, že jí zavoláte. To vám nejen ušetří čas na místě, ale ušetříte čas, když zavoláte zpět, protože budete oba připraveni diskutovat o problému, o kterém jste původně volali.

10) Pokud je to vůbec možné, vytočte své odchozí telefonní hovory v "prime time".

Výzkum ukázal, že více lidí je ve svých kancelářích brzy ráno a lze je dosáhnout mezi 8 a. m. a 11 a. m. Chcete více tipů pro zpracování telefonních hovorů? Poté budete chtít přečíst průvodní článek k tomuto článku, Tipy pro správu času pro příchozí telefonní hovory.

Také si můžete přečíst:

Jak ušetřit čas a získat více času do vašeho zaneprázdněného života

11 Tipy pro správu času, které fungují