Systém řízení času, který skutečně funguje

Mnoho lidí si špatně sleduje čas pro správu času. Zbožně sledují vše, co dělají každý den, týden nebo dokonce měsíce.

A pak přestanou dělat to, protože si neuvědomují žádné pozitivní změny. Jistě, eliminovali pár událostí a upřednostňovali některé další. Ale v podstatě nic neudělali; právě jsem je přeskupil. Na konci svého dne jsou stále zaníceni a frustrovaní.

Ale sledování toho, jak trávíte čas, není řízení času. Řízení času je o změnách způsobu, jakým strávíte čas.

Pro efektivní řízení času musíte použít systém řízení času, který vám pomůže zjistit, kde lze a měly by být provedeny změny … což znamená, že prvním krokem řízení času je analyzovat, jak skutečně trávíte svůj čas, abyste mohli určit, jaké změny chcete provést.

Kategorizace pro efektivní řízení času

Jak vlastně spravujete čas? Tajemství je v kategoriích. Podívejte se na svůj kalendář zítra. Pravděpodobně je již plná událostí a aktivit, které doufáte, že dosáhnete. Během práce nebo později vyplníte prázdné prostory s podrobnostmi o tom, co jste vlastně udělali.

Na konci dne se podívejte na seznam a označte každou úlohu a / nebo událost jednou z následujících kategorií. Kolik času jste během pracovního dne skutečně strávili:

1) Vypalování požárů. Neočekávaný telefonní hovor. Zpráva, která je nezbytná pro setkání, které mělo být včera vytištěno. Chybějící soubor, který by měl být na vašem stole. Kolik z vašeho dne bylo skutečně vynaloženo v krizovém režimu? Pro většinu lidí je to negativní kategorie, která odčerpává jejich energii a narušuje jejich produktivitu.

- 9 ->

Nápověda k organizování souborů

Jak nastavit systém správy dokumentů

Ovládání systému podávání

10 tipů pro organizaci elektronických souborů

2) Při přiřazování událostí do této kategorie budou pravděpodobně telefonní hovory a lidé, kteří upustí z vaší kanceláře, pravděpodobně zapadnou do seznamu. Opět platí, že pro většinu lidí je to negativní kategorie, protože narušuje (a někdy i zabíjí) produktivitu.

Řešení problémů s příchozími telefonními hovory

Plánování pobytu při práci

Spuštění úspěšného domácího podnikání s dětmi

3) Plnění plánovaných úkolů.

Toto je nejvíce pozitivní využití času během vašeho pracovního dne. Jste pod kontrolou a dosáhnete toho, co jste chtěli dosáhnout. Plánované úkoly mohou zahrnovat telefonní hovory, schůzky s pracovníky, a dokonce i odpovědi na e-mail - pokud jsou to úkoly, které jste vložili do své agendy. 4) Pracujte nepřerušovaně.

Možná nemusíte pracovat na úkolu, který jste měli v úmyslu udělat, ale vy dosáhneme něco, a pro většinu lidí je to velmi produktivní a pozitivní pracovní režim. 5) Nepřetržitý výpadek.

Tyto časy během pracovního dne, které se používají k opětovnému napájení a přeskupení. Oběd nebo pauza v polovině dopoledne mohou počítat , pokud jsou nepřetržité. Pokud máte dostatek štěstí, že budete spolupracovat s firmou, která nabízí on-site work-out zařízení nebo napam pokoje (Fortune), to by také počítat. Každý potřebuje určité množství nepřetržitých prostojů, které jsou v průběhu svého pracovního dne zabudovány, aby byly během pracovní doby produktivní.

Týden vaší minulosti je klíčem k budoucnosti

Nyní, když rozumíte kategoriím tohoto systému řízení času, je čas je použít k analýze vašeho "typického" pracovního týdne. Pomocí libovolného kalendářového systému, který používáte pro výpis událostí a aktivit ve svém každodenním životě, se vraťte zpět a vyberte poslední typický týden. Projděte záznamy každého pracovního dne a kategorizujte je podle kategorií časového řízení výše, pokud jste tak ještě neučinili. Vedení běžícího součtu v dolní části každého dne vám umožní jednoduše zjistit, jak jste každý den pracovali.

Nyní máte data, která potřebujete pro změnu způsobu, jakým strávíte svůj čas v práci. Trávíte příliš mnoho času vyháněním požárů? Pak musíte provést organizační nebo fyzické změny, abyste předešli nebo odložili tyto neustálé krize. Tak například vyčistěte a reorganizujte svůj pracovní stůl, abyste mohli snadno najít potřebné soubory a před tím, než odjedete na den, zaveďte rutinu, že budete potřebovat další den na vašem stole.

Během pracovního dne nedostatečné nepřetržité prostoje? Poté potřebujete plánovat čas pro vás. Například přestat jíst oběd u svého stolu a fyzicky opustit budovu pro stanovenou dobu oběda.

Použitím pracovních kategorií časového řízení a provádění změn, které potřebujete k tomu, abyste v průběhu pracovního dne trávili více času v pozitivních kategoriích a méně času v negativních kategoriích, budete opravdu schopni efektivně řídit svůj čas - a dosáhnout skutečného cíle řízení času, cítit se lépe.