Jaké jsou cestovní výdaje a výdaje?

Cestovní výdaje jsou výdaje, které zaměstnanec dělá při cestování na podnikatelské činnosti. Firemní podnikání může zahrnovat například konference, výstavy, obchodní jednání, setkání klientů a zákazníků, pracovní veletrhy, školení a obchodní hovory.

Výdaje mohou zahrnovat ubytování, uhrazení počtu osobních vozidel, lety, pozemní dopravu, tipy na zvonice, jídlo, tipy na číšníky, pokojovou službu a další vedlejší výdaje, které může zaměstnanec zažít na cestách.

Výdaje, které organizace uhradí, jsou obsaženy v zásadách obchodních cest společnosti. Zjistěte se s politikou vaší společnosti, protože různé výdaje, jako je chemické čištění a členství v tělocvičně, mohou být pokryty delšími výlety.

Zábava zákazníků na konferencích, na voláních a návštěvách na místě je dalším nákladem, který lze uhradit, ale znáte zásady společnosti, abyste nepřekročili limity, které se vztahují na náklady na zábavu.

Organizace obvykle platí cestovní výdaje na zaměstnance třemi způsoby.

• Kreditní karty jsou vydávány zaměstnancům, kteří často cestují za účelem podnikání. Zaměstnanci mohou účtovat většinu výdajů, které vzniknou při služební cestě na podnikovou kreditní kartu. K úhradě vedlejších nákladů, jako jsou tipy a rychlé občerstvení, zaměstnanci budou muset vyplnit výkaz o nákladech.
  Charge karty jsou vhodné pro zaměstnance, protože nemusejí přijít do hotovosti k úhradě nákladů na podnikání před úhradou. Informujte se však o zásadách vaší společnosti; budete možná muset zapnout potvrzení a další podpůrnou dokumentaci.

• Hotovost: Organizace bez platební karty zaměstnanců vyžadují, aby zaměstnanci vyplnili zprávu o úhradě výdajů za každý výdaj, zatímco zaměstnanec je na silnici. Obvykle vyžadují příjmy a určitou úroveň odůvodnění pro každý náklad.
  Jen zřídka by organizace požádala zaměstnance, aby zaplatili za velké letenky, jako je letecké jízdné, a později požádali o úhradu. Firemní objednávka nebo firemní platební karta zaplatí velké výdaje předem. Zaměstnanci jsou však často povinni zaplatit za každodenní výdaje na cestovní výdaje, které jsou později proplaceny.
• Deník: Denní den je denní příspěvek určitého množství peněz, které zaměstnanec poskytuje, aby pokryl veškeré výdaje. Zaměstnanec je zodpovědný za rozhodování o volném cestovním volbě v rámci parametrů množství peněz, které mu každý den přiděluje.
  Některé společnosti platí přímo za dopravu a bydlení, ale dávají cestovním zaměstnancům denní diář za všechny ostatní výdaje, včetně jídel a pozemní dopravy. Zaměstnanci byli známi tím, že tráví na výdajích, aby udrželi dodatečnou hotovost z diáře.Společnosti to obecně umožňují.

Zaměstnancům, kteří cestují za účelem podnikání, se doporučuje, aby zůstali aktuální ohledně cestovních pravidel společnosti a nákladů na úhradu. Náklady, které spadají mimo zásady, nejsou zpravidla hrazeny nebo hrazeny.

Většina firem vyžaduje doklady, s výjimkou těch, které platí den. Vaše firma má také pravděpodobně formu, kterou očekávají od zaměstnanců za využití cestovních výdajů.

K tomu, aby se zaměstnanci drželi na pokrytí hrazených výdajů, je často stanoven termín, ve kterém musí podat zprávu o výdajích a zaplatit příslušné příjmy. Finanční oddělení bude mít pokyny, které jí pomohou zůstat aktuální.

Pokud máte otázky ohledně toho, co představuje odpovídající cestovní výdaje ve vaší organizaci, obraťte se na svého manažera a HR.

Nechcete peníze utratit a později dostat překvapení.

Více: 10 tipů ke snížení nákladů na služební cesty Měly by zaměstnanci sdílet pokoje?