Zefektivnit záznamy pomocí PayPal a Excel

Pokud jste prodejcem eBay po nějakou dobu, už víte, že PayPal je skvělý způsob akceptování plateb online - je to rychlé, je to snadné a služba PayPal udržuje pečlivé záznamy transakcí tudy. Ve skutečnosti můžete získat přístup k těmto transakcím ve vhodném formátu připraveném k použití ve formě tabulek, aby bylo možné zefektivnit účetní postupy - ať už jste kupující, prodejce nebo oba, nemusíte přímo využívat web PayPal pro přístup k záznamu každou transakci.

V kombinaci s tabulkovým programem, jako je program Excel, může tato funkce PayPal spravovat účetnictví malých a středně velkých kupců a prodejců kusem dortu - zejména pokud používáte PayPal pro většinu vaše transakce.

Používání programu Excel pro přístup k záznamům PayPal

Služba PayPal zpřístupňuje databázi vašich transakcí ve formátu CSV nebo "hodnoty oddělené čárkami". Většina aplikací v tabulkách, jako je Excel, Quattro Pro nebo OpenOffice. org Calc - ty, které můžete použít k vyvážení šekové knížky nebo k vyúčtování daní - jsou schopny číst a importovat soubory uložené v tomto formátu.

-> ->

Vzhledem k tomu, že služba PayPal může pro vás vytvářet soubory CSV na základě časových rozsahů, můžete pomocí služby PayPal generovat rychlé, přesné a úplné účetní informace (včetně poplatků PayPal, částky za přepravu a manipulaci a další podrobnosti) o vašich eBay transakcích, které můžete pak uložit na vlastní počítač a manipulovat s nimi v tabulkovém procesoru, například seřadit podle typu transakce nebo získat rychlé součty pro daňové účely.

Vytvoření souboru CSV pomocí PayPal

Chcete-li vytvořit soubor CSV vašich transakcí PayPal, přihlaste se na stránku PayPal, stejně jako běžný účet. Po přihlášení a prohlížení výchozí stránky "Můj účet" postupujte podle následujících kroků:

1. Klikněte na "Historie". Klikněte na modrý a bílý odkaz "Historie" v horní části stránky. (Tip: je umístěn napravo od odkazu "Stažení".)
2. Vyberte časové období. Pomocí nástrojů v horní části stránky vyberte časové období pro zobrazování transakcí. Můžete vybrat společné požadavky jako "minulý týden" (pro všechny transakce za posledních sedm dní) nebo "poslední měsíc" (pro všechny transakce za posledních 30 dnů) nebo jste se rozhodli zobrazit konkrétní časové období.
3. Klikněte na odkaz "CSV". Klepněte na odkaz "CSV" napravo od slova "Stahování:" v pravé horní části oblasti zobrazení. Objeví se vyskakovací okno s žádostí o výběr formátu stahování.
4. Klikněte na tlačítko Stáhnout. Bez změny typu souboru z "CSV" klikněte na žluté tlačítko "Stáhnout". Služba PayPal na chvíli pozastaví přístup k databázi před odesláním souboru webového prohlížeče nazvaného Downoad.csv. Uložte to na plochu pro snadný přístup.

Pokročilí uživatelé, kteří čte spolu s tímto článkem, možná již vědí, co přesně chtějí dělat s daty v této fázi - pokud se jedná o vás, neváhejte stahovat do jiných formátů (například Quicken nebo Quickbooks) nebo odchýlit z následujícího postupu.

Import souborů CSV do aplikace Excel

Nyní, když jste stáhli soubor CSV obsahující vybrané transakce a soubor byl uložen na pracovní plochu, postupujte podle následujících kroků a vložte soubor do aplikace Excel.

1. Spusťte aplikaci Excel. Pokud soubor CSV na ploše již vypadá jako soubor aplikace Excel (tj. Ikona, která představuje soubor, vypadá stejně jako ikony, které obvykle vidíte pro soubory aplikace Excel), můžete pouze otevřít soubor dvojitým kliknutím na soubor a vóila - jsi to udělal! Mnoho uživatelů však zjistí, že soubor CSV se v aplikaci Excel neotvírá automaticky, když je dvojitým kliknutím na ikonu. Pokud se jednáte o vás, spusťte aplikaci Excel pomocí nabídky Start.
2. Zvolte nabídku "Soubor" a zvolte "Otevřít". Jakmile je aplikace aplikace Excel otevřena, klikněte na nabídku "Soubor" v levé horní části okna a vyberte volbu "Otevřít" seznam možností. Měli byste být přivítáni menším dialogovým oknem označeným jako "Otevřít", které zobrazuje soubory v počítači.
3. Vyberte pracovní plochu. V posledních verzích aplikace Excel lze toto provést kliknutím na ikonu "Plocha" vlevo v dialogovém okně "Otevřít". Ve starších verzích aplikace Excel klikněte na rozbalovací seznam Lokalita v horní části okna a vyberte "Plocha" z dlouhého seznamu zobrazených míst.
4. Nastavte typ souboru na "Všechny soubory". Klepněte na rozbalovací seznam "Soubory typu" v dolní části okna a změňte typ souboru z "Excel souborů" na "Všechny soubory". To způsobí, že dialogové okno "Otevřít" zobrazí na vašem počítači všechny soubory CSV.
5. Poklepejte na soubor "Stáhnout". Vyhledejte v závislosti na verzi systému Windows soubor CSV (nazvaný "Stáhnout" nebo "Stáhnout. Csv" - v seznamu souborů zobrazených v části " Otevřít "a poklepejte na něj.

To je vše! Nyní byste se měli setkat s organizovaným seznamem všech vašich nedávných transakcí PayPal v aplikaci Excel. Pokud už jste s programem Excel obeznámeni, měli byste mít možnost tyto informace použít ve vašich finančních záznamech bezprostředně za účelem zpracování, filtrování, uspořádání, vyhledávání nebo jinak manipulace s vašimi PayPal záznamy.

Také, jak bylo zmíněno na začátku tohoto článku, je třeba poznamenat, že podobné kroky můžete použít k importování záznamů PayPal do OpenOffice. org nebo Quattro Pro. Stačí importovat aplikaci tabulky nebo otevřít soubor "CSV" nebo "hodnoty oddělené čárkami".

Jako poslední poznámku nezapomeňte, že chcete-li tyto informace i nadále používat, měli byste je pravděpodobně znovu uložit ve standardním formátu aplikace Excel (nebo jakýkoli standardní formát, který tabulka používá). Chcete-li to provést, klepněte na nabídku "Soubor" v levé horní části okna aplikace Excel a vyberte možnost "Uložit jako".Potom vyberte "Sešit Microsoft Excel" z rozevíracího seznamu "Uložit jako typ" v dolní části dialogového okna "Uložit jako", který se zobrazí.

Happy bookkeeping!