Byste měli dát zaměstnance firemní auto?

Poskytnutí zaměstnance za použití firemního vozu zní jako dobrý nápad. Ale jako vždy je to komplikovanější, než by se mohlo zdát, zejména pokud jde o daně.

Tento článek vás seznámí s některými problémy týkajícími se řidičů zaměstnanců firemních vozů.

Pouze podnikatelské využití je odčitatelné

Bez ohledu na to, kdo řídí auto nebo vlastní auto, je pouze podnikatelské využití tohoto vozidla odpočitatelné jako náklady na podnikání. Kdokoliv řídí auto, musí vést dobré záznamy o jízdě za účelem podnikání.

Obchodní událost musí být zaznamenána v den, kdy k ní došlo, a musí obsahovat podrobnosti o účelu, datu a poloze nebo počtu kilometrů.

Můžete dávat zaměstnancům příspěvek na automobily

Většina firem dává zaměstnancům příspěvek na auto, který je hradí za úhradu řízení automobilu pro obchodní účely. Příspěvek může být poskytnut kromě poskytnutí auta zaměstnanci.

Tento příspěvek není pro zaměstnance zdanitelnou výhodou, pokud je dán prostřednictvím odpovědného plánu. Zodpovědným plánem je soubor postupů, které vaše podnikání nastavuje tak, aby přiměřeně odpovídalo za peníze poskytnuté zaměstnanci. IRS se chce ujistit, že nedáváte zaměstnancům výhody, ale že jsou to legitimní obchodní výdaje, které zaměstnanec hradí a které jste uhradili.

Musíte použít odpovědný plán IRS

V zásadě musí mít auto výdaje legální obchodní účel, zaměstnanci vám musí poskytnout odpovídající záznamy o podnikatelském využití a vynaložených částkách a zaměstnanec musí vrátit veškeré nadměrné úhrady v přiměřené době.

Automatická dávka, kterou dáváte zaměstnancům, lze stanovit pomocí standardní sazby IRS (odlišné každý rok) nebo skutečných nákladů. Metoda, kterou používáte, je na vás, s určitými omezeními.

Pokud nezakládáte a nepoužíváte odpovědný plán, veškeré příspěvky nebo úhrady, které zaměstnancům poskytují za řízení, jsou pro ně zdanitelné a musíte zahrnout částky náhrady do jejich odměny a srážet daně.

Zaměstnanecké využití automobilu je výhodou pro pracovní podmínky

Podle IRS je prospěch z pracovních podmínek "majetkem a službami, které poskytujete zaměstnanci, aby zaměstnanec mohl vykonávat svou práci. " Tato dávka je vyloučena z příjmu zaměstnance za předpokladu, že zaměstnanec by mohl odečíst odpočet na osobním daňovém přiznání. V případě firemního automobilu. Nezapomeňte, že toto je pouze obchodní využití automobilu, které je (a) povoleno jako podnikatelské náklady a (b) nepodléhá dani zaměstnanci jako výhoda.

Ovšem používání osobních vozidel z osobních důvodů není odpočitatelné jako výdaje na zaměstnance ani na vaši firmu.Zde je uvedeno, jak to funguje:

Osobní použití firemního automobilu je zdanitelným zvýhodněním

V podstatě vše, co dáte zaměstnancům, je zdanitelnou výhodou. Pokud dáte zaměstnance použití automobilu, osobní použití zaměstnance považuje IRS za nepeněžní výhodu.

Intuit Payroll říká: "Část hodnoty vozu je považována za součást celkové kompenzace zaměstnance pro daňové účely." Musíte zvážit hodnotu této výhody a ukázat ji na platu zaměstnance a samozřejmě zadržet federální a státní daně a daně FICA (daně z oblasti sociálního zabezpečení a Medicare) z této částky, stejně jako z ostatních odměn a dávek.

Vozidla jsou uvedena v obchodním vlastnictví

Jedna poslední poznámka: Obchodní vozidla jsou ve zvláštní třídě nemovitostí pro účely podnikatelských daní. Jsou považovány za kótované nemovitosti, které zahrnují majetek, který lze využít jak z obchodních, tak z osobních důvodů.

Ať už dáváte vůz zaměstnanci, nebo je používáte sami, pokud je auto používáno méně než 50% času pro obchodní účely, stále můžete odpočítat obchodní využití, ale musíte použít rovnou amortizace.

Pokud se rozhodnete poskytnout zaměstnancům firemní vozidlo

Podívejme se na příklad, abychom zjistili, jak to všechno funguje:

Vaše podnikání si půjčuje auto a dává ji Mary, aby ji využila pro podnikání řízení.

Mary musí uchovat dobré záznamy o rozdělení mezi obchodní a osobní potřebu a poskytnout vaší společnosti podrobné zprávy. Za tímto účelem řekněme, že řídí 50% pro podnikání a 50% pro osobní potřebu.

Bez ohledu na to, kdo řídí auto, je pronájmem jménem společnosti, takže leasingová splátka je odčitatelná jako podnikatelský náklad, ale pouze do té míry, že je používán pro obchodní účely. (Pokud je vozidlo zakoupeno, odpis na vozidle je odpočitatelný, opět pouze pro obchodní část jeho použití.)

Pokud jste nahradili Mary za její výdaje na podnikání, nemusíte to vzít v úvahu pokud máte odpovědný plán, jak je popsáno výše.

Ale hodnota vozidla pro osobní jízdní dobu musí být zahrnutá do příjmu Marie (a platí srážky). Pokud měsíční pronájmy na vozidle, které společnost Mary řídí, činí 500 dolarů, musíte zahrnout 250 dolarů měsíčně do výplaty.

Proč je důležité udržovat dobré záznamy o podnikání

Jak vidíte z výše uvedené diskuse, je velmi důležité, aby řidič firemního vozu udržoval vynikající záznamy, aby dokázal, kolik jízdy na obchodní cestě.

Tento důkaz je zapotřebí:

• Takže můžete uhradit výdaje na zaměstnance a nemusíte je zahrnovat do odměny zaměstnance
• Prokázat obchodní využití, takže nemusíte zahrnovat tuto část hodnoty vozidla mzdy za zaměstnance,
• Takže můžete odečíst více odpisových nákladů a
• Takže můžete využít většího množství vozu za vaše další obchodní výdaje.

Více informací v publikacích IRS

• Publikace IRS 535 - Odpočet podnikových výdajů
• Publikace IRS 15-B - Daňový průvodce zaměstnavatelem na okrajové výhody
• Publikace IRS 463 - Náklady na cestování, > Daňová záležitost IRS 510 - Obchodní používání automobilu
• Odmítnutí odpovědnosti: Tento článek je určen pouze pro obecné informace.Nemá to být daň nebo právní poradenství. Zeptejte se svého daňového a finančního poradce dříve, než začnete předávat zaměstnancům klíče firemních vozů.