Plánujte projekt pomocí základních nástrojů projektového řízení

Náš svět práce je stále více světem projektů. Projekty jsou to, jak vyvíjíme nové produkty, provádíme strategické iniciativy a děláme vše, co je v organizaci nové.

Projekty jsou podle definice dočasnými a jedinečnými iniciativami , na rozdíl od běžných operací. A zatímco mnoho firem spoléhá na vyškolené, certifikované projektové manažery, aby vedly své iniciativy, dovednosti projektů se stále více vyžadují pro všechny odborníky.

Tento článek nabízí úvod do plánování projektu pro každého odborníka, který má zájem o přijetí praktik, které dobře fungují pro profesionální projektové manažery.

Udělejte si čas, abyste skutečně definovali a naplánovali svůj projekt:

Projektoví manažeři chápou, že velká část celkové délky projektu je vynaložena na plánování. Mnozí z nás mají tendenci spěchat k zahájení práce, která ve světě projektů je podobná tomu, že přeskočíte pokyny k novému nábytku, který jste zakoupili od jednoho z těch prodejců "sestavte sami". Je pravděpodobné, že spěch, kdybyste dělali práci bez přečtení pokynů, by v určitém okamžiku vašeho úsilí vytvořili vážné problémy.

Namísto toho, aby se přímo do práce dostalo do práce, je důležité, aby se nakreslil několik kritických otázek:

1. Co přesně vytváříte? Být co nejpřesnější.
2. Kdy musí být dokončeno?
3. Jaké zdroje (lidé, zařízení a rozpočet) máte k dispozici, abyste dokončili projekt?

Výše ​​uvedené tři body jsou základní součásti výkazu rozsahu. Každý projektový manažer pracuje na objasnění rozsahu před zahájením práce.

- 9 ->

Našim cílem je naplánovat a dodat firemní slavnostní večírek pro 100 zaměstnanců a jejich významné další do konce prosince, za cenu nepřesahující 10 000 USD. Naše plánování a koordinace bude tvořit 4 členný výbor s dohledem generálního ředitele. Na večírku bude otevřený bar, pokrmy, dezerty a zábava.

Pouze čas věnovaný práci, jednoduché, ale důležité prohlášení nabízí silné vedení pro tým zapojený do projektu. Každý chápe povahu projektu, časový rámec, zdroje a rozpočet. Přerušení rozsahu do diskrétních bloků práce:

Projektoví manažeři vytvářejí něco nazývaného struktura rozpadu prací, která popisuje zřetelně a jednoznačně všechny práce, které musí projekt dokončit někým v určitém čase rám. Ve vaší situaci může rozložení práce zahrnovat:

Určit umístění.

Potvrďte dostupnost pokoje a zamkněte ji zálohou.

• Vyberte možnosti jídla.
• Potvrďte lištu a barvu.
• Určete možnosti dezertů.
• Vytvořte a rozdělujte pozvánky s výběrem jídla.
• Dokončete výběr jídel na základě vrácených pozvánek.
• Rozhodněte o typu zábavy.
• Prohlédněte si možnosti zábavy a vyberte.
• Potvrďte uspořádání jídelny.
• Koupit dárky pro hosty.
• Koordinujte a doručte událost.
• Projektoví manažeři by rozvíjeli toto členění práce projektu bez ohledu na zdroje nebo načasování, ale více ve formátu brainstormingu. Poté, co byla zjištěna veškerá práce potřebná k dosažení rozsahu projektu, je na čase, aby byly uvedeny do pořádku, přidělit odpovědnosti a požádat o odhady času a nákladů od vašich členů týmu.

Vytvoření plánu práce z členění práce:

Po dokončení jednoduchého rozdělení práce na předchozí stránce musíte nyní:

Potvrďte, že všechny hlavní položky k dosažení rozsahu projektu mají byly identifikovány.

Potvrďte, kdo bude pracovat s těmito pracovními položkami a vytvoří odpovědnou matici, na které budou odpovědné strany vymezeny hlavní pracovní úkoly.

• Požádejte, aby každý člen týmu přehodnotil své úkoly, zjistil odhad času a nákladů, upřesnil termíny, shrnul potřebné zdroje a zajistil, že důkladně vyhodnotili práci, za kterou musí odpovídat.
• Jakmile budou výše uvedené kroky dokončeny, projektový tým by měl pracovat společně, aby tyto události posloužil ve správném pořadí, přičemž si všiml jakýchkoli konfliktů ohledně zdrojů nebo možných výzev plánování. Poznámka: projektový manažer by tento krok dokončil vytvořením síťového diagramu, výpočtem kritické cesty a naplánováním zdrojů, často pomocí počítačového softwaru.
• Pro svůj menší projekt s využitím neformálních metod může být vše, co je nezbytné, jednoduchý post-it typ zápisu položení položek v pořadí. Tento proces vám umožní vytvořit kompletní obraz o krocích a termínech pro plánování a poskytování skvělé dovolené!

Nyní začněte práci:

Nyní, když jste vynaložili čas na správný rozsah projektu, identifikovali hlavní úkoly, posloužili úkoly a vyhodnotili požadavky na čas a zdroje, jste připraveni dát týmu pracovat na svém přidělené odpovědnosti. Vaším úkolem neformálního projektového manažera je sledovat práci, podporovat členy týmu a pomáhat identifikovat a řešit problémy, jak se vyskytují. Dobrý projektový manažer pravidelně se setkává s členy týmu, aby zhodnotil pokrok a identifikoval a zvládl nově vznikající rizika.

Bottom Line:

Stejné přístupy popsané výše mohou být použity na jakoukoli projektovou situaci ve vašem oddělení nebo obchodní jednotce. Rozvinout jasný rozsah, identifikovat práci, přiřadit zdroje, vypracovat odhady a plán a pak sledovat a řídit práci. Vaše praktiky budou uznané a oceňovány profesionálními projektovými manažery na vašem pracovišti a vaše výsledky budou mnohem lepší, než jednoduše skákat do práce, aniž byste si to mysleli.Nejlepší úspěch s vaší další iniciativou!

-

Aktualizováno Art Petty